Programa Verifactu AEAT: ¿Existe Realmente? Cómo Funciona y Cómo Cumplir en 2025

1. Aclaración Definitiva: No Existe el «Verifactu Programa AEAT» Oficial

Insistimos para que quede meridianamente claro: No pierdas ni un minuto más buscando un software de facturación desarrollado, distribuido o certificado directamente por la Agencia Tributaria bajo la marca «Verifactu». No existe tal programa Verifactu AEAT para uso general.

El término «Verifactu» se refiere a los «sistemas de emisión de facturas verificables», un estándar normativo y técnico definido por la AEAT. La Agencia Tributaria actúa como el árbitro que define las reglas del juego, pero no juega el partido proporcionando la herramienta principal (el software de facturación diario).

Es cierto que la AEAT puede poner a disposición algunas herramientas o servicios web complementarios, como:

• Plataformas para recibir los registros de facturación de los sistemas VERIFACTU.
• Aplicaciones o servicios para verificar la validez de un código QR de una factura.
• Potencialmente, alguna solución muy básica de facturación para casos extremadamente específicos o contribuyentes con volúmenes mínimos, como se mencionó para el SII, pero esto no equivale a un programa Verifactu AEAT completo y funcional para la mayoría de negocios.

La responsabilidad de seleccionar, implementar y utilizar un software que cumpla estrictamente con la normativa Verifactu recae íntegramente en el contribuyente (autónomo o empresa). Por lo tanto, debes descartar la idea de un programa Verifactu AEAT y centrar tus esfuerzos en evaluar las soluciones comerciales disponibles en el mercado.

2. Verifactu: Rol Regulador de la AEAT (No Proveedor de Software)

Comprender el papel exacto de la AEAT en el ecosistema Verifactu es crucial para no caer en la trampa de esperar un programa Verifactu AEAT. La Agencia Tributaria es el ente regulador y supervisor, no un desarrollador de software para el público.

Las funciones clave de la verifactu aeat (la implicación de la Agencia en el sistema) son exclusivamente normativas y de control:

1. Definir la Normativa Técnica: Establecer mediante el RD 1007/2023 y la Orden Ministerial asociada, todos los requisitos técnicos y funcionales que cualquier Sistema Informático de Facturación (SIF) debe cumplir obligatoriamente. Esto abarca integridad, conservación, trazabilidad, accesibilidad, etc.
2. Especificar Formatos y Protocolos: Determinar la estructura exacta de los registros de facturación (formato XML estandarizado) y los protocolos de comunicación segura (SOAP) para el envío de datos a su Sede Electrónica.
3. Habilitar la Infraestructura de Recepción: Poner en marcha y mantener los servicios web necesarios en la Sede Electrónica para que los sistemas VERIFACTU puedan enviar los registros de facturación.
4. Proporcionar Medios de Verificación Pública: Ofrecer herramientas (como una app o servicio web) que permitan a cualquier ciudadano escanear el QR de una factura y comprobar ciertos datos básicos, confirmando así que ha sido emitida por un sistema conforme.
5. Ejercer la Supervisión y el Control: Vigilar activamente que tanto los desarrolladores como los usuarios finales cumplan la normativa. Esto incluye la capacidad de realizar inspecciones y requerir el acceso completo a los registros de facturación almacenados.

En esencia, la AEAT marca las líneas del campo y establece las reglas del juego, pero no proporciona el balón (el inexistente programa Verifactu AEAT) ni juega el partido por ti. Su función es asegurar que todos los participantes (software y usuarios) operen bajo las mismas normas de transparencia y seguridad.

3. Funcionamiento de un Programa Conforme a Verifactu (Interacción AEAT)

Una vez descartada la búsqueda del programa Verifactu AEAT, la pregunta clave es: ¿cómo opera un software comercial que sí cumple la normativa Verifactu? ¿Cómo se relaciona con la Agencia Tributaria?

El funcionamiento se articula sobre los requisitos del Reglamento. A continuación, te explicamos cómo funciona verifactu en la práctica, desde la perspectiva del software y su conexión (o no) con la AEAT:

1. Creación de la Factura: El proceso inicial es similar al tradicional. Introduces los datos del cliente, conceptos, importes, impuestos, etc., en tu software de facturación comercial.
2. Generación del Registro de Facturación: Aquí radica una diferencia clave. Justo antes o en el mismo instante de expedir la factura, el software debe generar obligatoriamente un registro de facturación interno. Este registro no es la factura en sí, sino un archivo (normalmente XML) que contiene todos los datos de la factura más información técnica adicional exigida por la AEAT.
3. Aplicación de Garantías Técnicas Internas: El software implementa mecanismos cruciales para cumplir con Verifactu:
   • Integridad e Inalterabilidad (Hashing y Encadenado): Utiliza funciones hash criptográficas para generar una «huella digital» única de cada registro y la encadena con la del registro anterior. Esto crea una cadena de bloques que impide modificar un registro pasado sin invalidar toda la secuencia posterior.
   • Trazabilidad (Registro de Eventos): Guarda un log detallado de todas las acciones relevantes sobre la factura (creación, anulación, marcado como cobrada, etc.), asegurando un seguimiento completo.
   • Conservación Segura y Accesible: Almacena estos registros de forma segura, organizada y fácilmente recuperable durante todo el periodo legal exigido (normalmente 4 años a efectos fiscales).
4. Inclusión Obligatoria de Código QR: Todas las facturas emitidas (simplificadas o completas, con algunas excepciones como las del SII) deben incluir un código QR estandarizado que contenga información clave de la factura y del sistema emisor.
5. Decisión sobre el Envío a la AEAT (Sistemas VERIFACTU): Este es el punto de interacción directa y voluntaria con la verifactu aeat:
   • Si Optas por VERIFACTU: Tu software enviará automáticamente cada registro de facturación a la Sede Electrónica de la AEAT casi en tiempo real. La AEAT recibe y valida esta información.
   • Si NO Optas por VERIFACTU: El software se limita a generar y almacenar el registro de forma segura cumpliendo todos los requisitos técnicos. No hay comunicación inmediata con la AEAT, pero el sistema debe estar preparado para exportar y enviar todos los registros si la Administración Tributaria los requiere en una inspección.
6. Inclusión de la Mención «VERIFACTU» (Solo si Optas por Envío): Si eliges la modalidad de envío automático, tus facturas deberán incluir explícitamente la mención «VERIFACTU». Si no optas por el envío, llevarán el QR obligatorio pero no esta mención.

Como puedes ver, la interacción directa y continua con la AEAT es opcional (VERIFACTU). Sin embargo, la obligación de que tu software cumpla internamente con todos los requisitos técnicos de Verifactu es universal y no depende de esta elección. No necesitas un programa Verifactu AEAT para cumplir; necesitas un software comercial que aplique estas reglas.

4. Requisitos Clave que la AEAT Exige al Software Verifactu

Aunque reiteramos que no hay un programa Verifactu AEAT, la Agencia Tributaria sí ha sido extremadamente clara y detallada en cuanto a las exigencias que debe cumplir cualquier software verifactu comercial para ser considerado legal a partir de las fechas de obligatoriedad (recordemos: desarrolladores antes del 29 de julio de 2025, obligados por Ley Crea y Crece [empresas] el 1 de enero de 2026, y resto de autónomos el 1 de julio de 2026).

Los requisitos técnicos y funcionales impuestos por la verifactu aeat (la normativa) son innegociables:

• Registro de Facturación Simultáneo o Inmediatamente Anterior: Por cada factura emitida, debe generarse un registro informático asociado justo antes o en el mismo momento.
• Contenido Mínimo del Registro: El registro debe incluir datos específicos como NIF emisor/receptor, número y serie, fecha, tipo de factura, importes, impuestos, etc., además de datos técnicos.
• Integridad e Inalterabilidad (Hash Encadenado): Esencial. El software debe usar funciones hash para crear una huella digital de cada registro y enlazarla con la del anterior, garantizando que no se puedan modificar o eliminar registros sin romper la cadena.
• Trazabilidad Completa: Debe registrarse y poder consultarse todo el ciclo de vida de la factura (alta, anulación, rectificación, cobro, etc.).
• Fecha y Hora Exactas: Registrar el momento preciso de generación del registro, sincronizado con la hora oficial española.
• Conservación Segura y Duradera: Almacenar los registros de forma segura y accesible durante el plazo legal de prescripción fiscal (4 años mínimo).
• Legibilidad y Accesibilidad: Los registros deben poder exportarse en un formato legible (XML estándar definido por la AEAT) y ser accesibles para el usuario y la Administración.
• Disociación de Datos Confidenciales: No incluir datos protegidos no esenciales para la facturación en el registro estándar.
• Registro de Eventos del Sistema: Mantener un log detallado de eventos críticos del software (inicio/parada, errores, actualizaciones, cambios de configuración, intentos de alteración).
• Código QR Obligatorio: Generar e incluir en la representación impresa o digital de la factura un código QR con información estructurada según las especificaciones de la AEAT.
• Capacidad Técnica para Envío VERIFACTU: Aunque el envío sea voluntario, el software debe estar técnicamente preparado para realizarlo si el usuario lo elige o la AEAT lo requiere, usando los protocolos y formatos definidos.
• Declaración Responsable del Fabricante: El desarrollador del software debe emitir y poner a disposición del usuario una declaración formal asegurando que su producto cumple íntegramente con todos estos requisitos. Este documento es tu garantía (y la suya).

5. Configuración Clave del Software (Relacionada con AEAT)

Utilizar un software verifactu conforme implica no solo que el programa cumpla técnicamente, sino también que tú, como usuario, realices ciertas configuraciones y tomes decisiones que afectan a tu relación con la AEAT. Olvídate de configuraciones mágicas en un supuesto programa Verifactu AEAT; esto lo harás en tu software comercial:

• Elección Estratégica: Sistema VERIFACTU (Sí/No): Es la decisión más significativa con impacto directo en la AEAT. Deberás poder indicar en la configuración de tu software si te acoges al envío automático y voluntario de registros. Recuerda que si empiezas a enviar registros, la AEAT interpreta que has optado por esta modalidad para ese ejercicio fiscal.
• Identificación Fiscal Precisa: Asegúrate de que tus datos fiscales (NIF/CIF, Razón Social, domicilio fiscal) estén correctamente configurados en el software. Son esenciales para la validez de los registros y la correcta imputación en la AEAT.
• Configuración de Series de Facturación: Aunque Verifactu no altera las normas generales sobre el uso de series, una configuración incorrecta puede generar errores en los registros o problemas de trazabilidad. Revisa tus series (general, rectificativas, etc.).
• Gestión de Certificados Electrónicos: Si optas por VERIFACTU, necesitarás configurar un certificado electrónico válido (tuyo, de un representante o colaborador social) para firmar y autenticar las comunicaciones con la Sede Electrónica de la AEAT. El software debe permitir esta gestión.
• Parámetros de Comunicación (Si VERIFACTU): Aunque suele ser transparente para el usuario, el software debe estar configurado para apuntar a los servicios web correctos de la AEAT para el envío de registros.
• Manejo de Errores de Envío (Si VERIFACTU): Un buen software debe gestionar los posibles fallos temporales de comunicación con la AEAT (servidores caídos, problemas de red), almacenando los registros pendientes y reintentando el envío automáticamente sin interrumpir tu trabajo.
• Configuración de Acceso para Inspecciones: El software debe permitir generar un fichero con todos los registros de facturación de un periodo determinado, en el formato XML exigido por la AEAT, para facilitarlo en caso de una inspección.

Dominar estas configuraciones en tu software verifactu (el comercial que elijas, no un programa Verifactu AEAT) es vital para operar correctamente y evitar incidencias con la normativa y la supervisión de la Agencia Tributaria.

6. Elegir un Programa Verifactu Confiable (No un «Verifactu Programa AEAT»)

Llegamos al punto crucial. Ya sabes que no existe un programa Verifactu AEAT oficial. Entonces, ¿cómo seleccionar un software comercial que te ofrezca garantías reales de cumplimiento y se adapte a tu negocio?

Aquí tienes una guía práctica para tomar la mejor decisión:

• Exige la Declaración Responsable: Es el documento clave. Pide al proveedor que te muestre su declaración responsable firmada donde asegura cumplir el RD 1007/2023 y la Orden Ministerial. Si no la tienen o dudan, desconfía. Huye de quien solo lo mencione vagamente.
• Verifica Funcionalidades Verifactu Esenciales: Confirma que el software implementa visiblemente (o en su documentación técnica) el hash encadenado, la trazabilidad, el QR obligatorio y la opción (configurable) de envío VERIFACTU.
• Plan de Actualizaciones Normativas: Asegúrate de que el proveedor se compromete a mantener el software actualizado ante futuros cambios legales que afecten a Verifactu o la facturación electrónica. Esto es vital para un cumplimiento a largo plazo.
• Calidad del Soporte Técnico: La adaptación a Verifactu puede generar dudas. Un soporte técnico ágil, experto y accesible (en español) es fundamental. Investiga la reputación del soporte del proveedor.
• Facilidad de Uso (Usabilidad): El cumplimiento normativo no debe convertir la facturación en una pesadilla. Elige un software intuitivo, con una interfaz clara y que gestione la complejidad de Verifactu «bajo el capó», sin complicarte el día a día.
• Capacidad de Integración: ¿Necesitas conectar el software con tu programa de contabilidad, CRM, tienda online o banco? Verifica las opciones de integración para evitar trabajo manual duplicado. Una buena integración es clave en la digitalización fiscal 2025 (ID 2).
• Seguridad y Cumplimiento RGPD: El software debe ofrecer garantías de seguridad para tus datos y cumplir estrictamente con la normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD).
• Modelo de Precios Transparente: Analiza el coste total: ¿es suscripción mensual/anual?, ¿hay costes ocultos?, ¿los módulos Verifactu son adicionales?, ¿el soporte está incluido? Compara el valor real, no solo el precio inicial.
• Busca Opiniones y Referencias: Consulta reseñas de otros usuarios en plataformas independientes, pregunta a colegas del sector o pide opinión a tu asesor fiscal. La experiencia de otros es valiosa.
• Periodo de Prueba Gratuito: Si es posible, aprovecha los periodos de prueba para evaluar la usabilidad y funcionalidades antes de comprometerte.

Recuerda: la elección no debe basarse en encontrar un mítico programa Verifactu AEAT, sino en seleccionar cuidadosamente un software verifactu comercial que te dé confianza, seguridad y se adapte a las necesidades específicas de tu negocio.

7. Envío Automático de Registros a la AEAT: Sistemas VERIFACTU

Dentro del marco normativo Verifactu, la funcionalidad que genera más preguntas es la posibilidad de enviar voluntariamente los registros de facturación a la AEAT de forma automática. Los sistemas que implementan esta opción son conocidos como Sistemas VERIFACTU. Es importante entender que esto es una *capacidad* del software conforme, no una característica exclusiva de un hipotético programa Verifactu AEAT.

¿Cuáles son las implicaciones de activar la opción VERIFACTU en tu software comercial?

• Comunicación Proactiva con la AEAT: Al generar cada factura, tu software enviará automáticamente el registro asociado a la Sede Electrónica de la AEAT. Esto sucede de forma inmediata y sistemática para cada operación.
• Identificación Clara en Facturas: Las facturas emitidas bajo esta modalidad deben incluir obligatoriamente la mención textual «VERIFACTU» para informar al receptor.
• Adhesión Voluntaria, Consecuencias Anuales: La decisión de usar VERIFACTU es tuya. Sin embargo, si empiezas a enviar registros de forma sistemática, la AEAT considera que has optado por este sistema para todo ese año natural, con las implicaciones que pueda tener.
• Posibles Ventajas (Aún por Concretar): La AEAT ha insinuado que los usuarios de VERIFACTU podrían beneficiarse de ciertas simplificaciones en obligaciones informativas (ej. libros registro de IVA) o una mayor agilidad en devoluciones. No obstante, estas ventajas aún deben ser confirmadas y reguladas específicamente. Se percibe como un gesto de mayor transparencia fiscal.
• Dependencia de Certificados y Conexión: Requiere el uso de un certificado electrónico válido para la comunicación segura y una conexión a internet estable para el envío de los registros.

Si decides no activar la opción VERIFACTU, tu software operará igualmente bajo las reglas Verifactu: generará y almacenará los registros con todas las garantías de seguridad, integridad e inalterabilidad. Simplemente, no realizará el envío proactivo a la AEAT. Tus facturas incluirán el QR obligatorio, pero no la mención «VERIFACTU». Estarás igualmente preparado para presentar los registros si te los requieren.

La elección entre usar o no VERIFACTU es estratégica. Deberás sopesar las posibles ventajas (si se confirman) frente a la idea de enviar toda tu facturación en tiempo real a la AEAT. Tu software verifactu comercial debe darte la flexibilidad para elegir y operar en ambos escenarios, algo que un inexistente programa Verifactu AEAT no podría ofrecer.

8. Beneficios de Usar Software Conforme a Requisitos AEAT (Verifactu)

Adaptarse a la normativa Verifactu mediante un software comercial adecuado (y no esperar un imposible programa Verifactu AEAT) no debe verse solo como una carga. Más allá de la obligación legal, representa una oportunidad para obtener beneficios tangibles:

• Cumplimiento Normativo y Cero Sanciones: El beneficio primordial. Te asegura cumplir con la Ley Antifraude y el RD 1007/2023, evitando multas que pueden ser muy cuantiosas (hasta 50.000€ por software, más sanciones por uso indebido).
• Aumento de la Seguridad Jurídica y Fiscal: La inalterabilidad y trazabilidad de los registros reducen drásticamente el riesgo de errores, manipulaciones o fraudes, tanto internos como externos, blindando tu contabilidad.
• Contribución a la Competencia Leal: Al dificultar la ocultación de ingresos y el fraude fiscal, Verifactu ayuda a crear un entorno de negocio más justo para las empresas que cumplen.
• Optimización de Procesos y Eficiencia: Los modernos software verifactu suelen incorporar herramientas de automatización (conciliación bancaria, informes avanzados, gestión de cobros) que ahorran tiempo y recursos administrativos. La facturación automática y la gestión digital se ven potenciadas.
• Impulso a la Digitalización Integral: Es un paso decisivo en la modernización de tu negocio, alineándote con tendencias como la factura electrónica obligatoria B2B (Ley Crea y Crece).
• Mejora Potencial de la Relación con la AEAT: Usar un sistema transparente y conforme, especialmente si se opta por VERIFACTU, puede interpretarse como una señal de buena fe y potencialmente agilizar trámites o inspecciones futuras.
• Control Mejorado del Negocio: La información estructurada y fiable generada por el sistema facilita un mejor análisis financiero y toma de decisiones.

En definitiva, la implementación de un buen software verifactu (comercial, no un programa Verifactu AEAT) es una inversión en seguridad, eficiencia y futuro para tu empresa o actividad profesional.

9. FAQs: Verifactu, Programa AEAT y Dudas Comunes

10. Conclusión: Elige Software Conforme, No un «Verifactu Programa AEAT»

Después de este análisis detallado, la conclusión es clara: la búsqueda de un programa Verifactu AEAT oficial es un callejón sin salida. La Agencia Tributaria ha definido las reglas del juego con el Reglamento Verifactu (RD 1007/2023), pero la responsabilidad de proporcionar las herramientas para jugar (el software de facturación) recae enteramente en el mercado de desarrolladores comerciales.

Tu tarea como empresario o autónomo no es encontrar ese inexistente programa Verifactu AEAT, sino realizar una elección informada y diligente de un software de facturación comercial que garantice explícitamente (mediante declaración responsable) su total conformidad con todos los requisitos técnicos y funcionales de Verifactu. Asegúrate de que implementa correctamente la integridad, trazabilidad, generación de registros, QR y, opcionalmente, la capacidad de envío VERIFACTU.

No subestimes la importancia de esta elección. Utilizar un software no conforme te expone a sanciones significativas. Por el contrario, elegir una solución robusta y adaptada no solo te asegura el cumplimiento legal, sino que también puede convertirse en una palanca para mejorar la eficiencia y seguridad de tu gestión diaria.

Olvida el mito del programa Verifactu AEAT. Enfócate en investigar, comparar y seleccionar el software comercial que mejor se adapte a tus necesidades y te ofrezca la tranquilidad de cumplir con la normativa Verifactu en 2025 y más allá. ¡Actúa ahora y asegura la adaptación de tu negocio! ⏳