Cómo Emitir tu Primera Factura como Autónomo con Verifactu
¡Felicidades! Has completado tus primeros trabajos y ha llegado el momento más esperado y, a la vez, más temido por muchos: emitir tu primera factura autónomo. Este documento no es solo un papel para cobrar; es tu carta de presentación profesional y tu declaración de cumplimiento ante Hacienda. Y en el entorno digital de 2025, las reglas han cambiado drásticamente.Olvídate de las viejas plantillas de Word o Excel.
La llegada del sistema Verifactu y la consolidación de la factura electrónica para autónomos han convertido este trámite en un proceso 100% digital y regulado. Este artículo es un pilar de nuestra guía sobre cómo iniciar un negocio autónomo, y te guiará paso a paso en los primeros pasos de la facturación de un autónomo, asegurando que tu primera factura no solo sea correcta, sino perfectamente legal según la Agencia Tributaria.
1. El Checklist Previo: ¿Qué Necesitas ANTES de Emitir tu Primera Factura?
Antes de siquiera pensar en abrir tu programa de facturación, debes tener estos tres pilares en orden. Emitir una factura sin cumplir estos requisitos es ilegal.
- Estar dado de alta en Hacienda y Seguridad Social: Es el requisito cero. Debes haber presentado tu modelo 037/036 en la AEAT y estar inscrito en el RETA de la Seguridad Social.
- Tener un Certificado Digital válido: Lo necesitarás para firmar digitalmente tus facturas electrónicas. Sin él, tus facturas B2B no serán legales. Si aún no lo tienes, puedes solicitarlo en la web de la FNMT.
- Haber contratado un Software de Facturación Verifactu: La era de las plantillas manuales ha terminado. La ley te obliga a utilizar un software que cumpla con los requisitos del sistema Verifactu. Plantearte el dilema de Excel o software Verifactu ya no es una opción, es una obligación legal.
2. Anatomía de tu Primera Factura de Autónomo: Datos Obligatorios
Toda factura, para ser legal, debe contener una serie de datos imprescindibles. Tu software te pedirá que rellenes estos campos, así que tenlos a mano. La Agencia Tributaria es muy estricta con estos requisitos.
- La palabra «Factura»: Debe indicarse claramente en el documento.
- Número de factura: Debe ser único y correlativo. No puede haber saltos en la numeración. Por ejemplo: FACT2025-001, FACT2025-002…
- Fecha de expedición: El día en que emites la factura.
- Tus datos fiscales: Nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal.
- Datos fiscales de tu cliente: Nombre y apellidos (o razón social), NIF y domicilio fiscal.
- Descripción de los servicios o productos: Un desglose claro y detallado de lo que estás facturando.
- Base imponible: El importe de tus servicios antes de aplicar impuestos.
- Impuestos (IVA e IRPF): El desglose del tipo impositivo y la cuota resultante. Lo veremos en detalle más adelante.
- Importe total: La suma final que tu cliente debe pagarte.
3. El Impacto de Verifactu en tu Primera Factura: Más Allá de los Datos
Aquí es donde tu primera factura autónomo se diferencia de las de hace unos años. El sistema Verifactu, regulado en el Real Decreto 1007/2023, introduce elementos clave que garantizan la legalidad y trazabilidad del documento.
3.1. El Código QR Obligatorio: ¿Qué es y Por Qué Aparece?
Tu software de facturación añadirá automáticamente un código QR en tu factura. Este código no es un adorno. Es un requisito legal indispensable que contiene información clave de la factura de forma encriptada. Permite a la Agencia Tributaria (y a tu cliente) verificar con un lector que la factura:
- Ha sido emitida por un software legal y certificado.
- No ha sido alterada después de su emisión.
- Corresponde a un registro de facturación válido en tu sistema.
3.2. La Firma Digital: La Garantía de Validez
Cuando emites una factura electrónica para autónomos (es decir, a un cliente que es otra empresa o profesional), no basta con enviarla. Debes firmarla digitalmente usando tu Certificado Digital. Este acto, que se gestiona con la firma digital, es el equivalente a firmar un contrato. Garantiza:
- Autenticidad: Confirma que realmente has sido tú quien ha emitido la factura.
- Integridad: Asegura que el contenido de la factura no ha sido modificado desde que la firmaste.
4. IVA e IRPF en tu Primera Factura: Cómo Calcularlos Correctamente
El cálculo de impuestos es uno de los primeros pasos de la facturación de un autónomo que más dudas genera. Vamos a aclararlo.
Concepto | Cálculo | Importe | Notas |
Base Imponible | - | 1.000,00 € | Tu tarifa por el servicio. |
IVA (21%) | 1.000 € * 0,21 | + 210,00 € | El cliente te lo paga a ti, y tú lo ingresarás a Hacienda trimestralmente. |
Retención IRPF (7%) | 1.000 € * 0,07 | - 70,00 € | Solo si tu cliente es una empresa/profesional. Es un dinero tuyo que tu cliente ingresa en Hacienda por ti. |
Total Factura | 1000 + 210 - 70 | 1.140,00 € | Esto es lo que el cliente debe pagarte. |
Nota importante: La retención de IRPF para nuevos autónomos es del 7% durante el año de alta y los dos siguientes. Después, sube al 15%. No se aplica si tu cliente es un particular.
5. Caso Especial: Tu Primera Factura a Otra Empresa (Factura Electrónica B2B)
Si tu primer cliente es otra empresa o autónomo, tu factura no solo debe cumplir con todo lo anterior. La Ley Crea y Crece te obliga a que sea una factura electrónica completa. Esto significa:
- Formato Estructurado: No basta con un PDF. Debes generar un archivo en un formato como FacturaE (un XML), que contiene los datos de forma estructurada para que el sistema de tu cliente pueda procesarlo automáticamente. Puedes aprender más en el portal oficial de Facturae.gob.es.
- Firma Digital: Como vimos, debe estar firmada con tu Certificado Digital.
6. Cómo Emitir tu Primera Factura Paso a Paso con un Software Verifactu
Aunque cada software es diferente, el proceso general es muy similar y sencillo:
- Configura tus datos: La primera vez que uses el programa, rellena tu perfil con tus datos fiscales completos.
- Crea un nuevo cliente: Introduce los datos fiscales de tu cliente (NIF, razón social, domicilio). El software los guardará para futuras facturas.
- Crea una nueva factura: El programa le asignará automáticamente el número y la fecha.
- Añade los conceptos: Escribe la descripción de tus servicios y su precio (base imponible).
- Revisa los impuestos: El software calculará automáticamente el IVA y la retención de IRPF. Asegúrate de que son los correctos.
- Guarda y Finaliza: Al guardar, el sistema generará el registro Verifactu y el código QR. La factura quedará cerrada y no podrá ser modificada.
- Firma y Envía: Si es una factura B2B, usa la opción de «Firmar digitalmente». Luego, descarga el PDF (y el XML si es necesario) y envíalo a tu cliente.
7. Errores Fatales que Debes Evitar en tu Primera Factura
Cometer fallos al principio es normal, pero algunos pueden salir muy caros. Presta especial atención a estos errores comunes de autónomos al facturar:
- Poner mal el NIF de tu cliente: Invalida la factura para él, no podrá deducirla y te tocará hacer una rectificativa.
- Equivocarse en la numeración: Un salto o un número duplicado es una bandera roja en una inspección. Deja que el software lo haga por ti.
- Calcular mal los impuestos: El error más común. Un buen software lo evita, pero siempre revisa que el tipo de IVA y de IRPF son los correctos para tu actividad.
- No guardarla durante el tiempo legal: Debes conservar tus facturas (emitidas y recibidas) durante al menos 4 años a efectos fiscales. Un software en la nube lo hace por ti de forma segura.
8. Preguntas Frecuentes sobre la Primera Factura del Autónomo
1. ¿Puedo generar mi primera factura autónomo en una plantilla de Word?
No, rotundamente no. Desde la entrada en vigor de la Ley Antifraude, es ilegal usar cualquier software que permita la alteración o borrado de facturas, como Word o Excel. Estás obligado a usar un programa que cumpla con Verifactu, exponiéndote a sanciones de 50.000€ si no lo haces.
2. ¿Qué pasa si me equivoco en los datos y ya he enviado la factura?
No puedes simplemente borrarla o editarla. Debes emitir una factura rectificativa. Es un nuevo documento que hace referencia a la factura original y corrige los datos erróneos. Tu software de facturación debe tener una función específica para crearla fácilmente.
3. ¿Cuánto tiempo tengo para emitir la factura después de hacer un trabajo?
Si tu cliente es un particular, debes emitirla en el momento de la operación. Si tu cliente es otra empresa o autónomo, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a la realización del servicio para emitirla. Nuestra recomendación es hacerlo cuanto antes para agilizar el cobro.
4. ¿Mi primera factura a un cliente extranjero también necesita QR de Verifactu?
Sí. La obligación de usar un sistema Verifactu aplica a todos los obligados tributarios en España, independientemente de dónde resida su cliente. Por lo tanto, cualquier factura que emitas, sea nacional o internacional, debe ser generada con tu software legal y llevar su correspondiente QR.
5. ¿Qué pasa si mi cliente se niega a pagarme si la factura no tiene el formato electrónico que pide la Ley Crea y Crece?
Tu cliente tiene derecho a exigirte una factura electrónica en formato estructurado si él también es una empresa o profesional. Si te niegas o no puedes proporcionarla, podría retener el pago legalmente, ya que no le estás entregando un documento válido para su propia contabilidad y deducción de impuestos.
6. ¿Es lo mismo una factura proforma que mi primera factura oficial?
No, no es lo mismo. Una factura proforma es un documento informativo, similar a un presupuesto, que no tiene validez fiscal ni obliga al pago. Tu primera factura autónomo oficial es el documento legal que acredita la operación y sí obliga al pago, debiendo cumplir todos los requisitos de Verifactu.
7. Si solo voy a emitir una o dos facturas al mes, ¿aun así necesito un software de pago?
Sí. La obligación de usar software Verifactu no depende del volumen de facturación. Afortunadamente, puedes cubrir este coste solicitando la ayuda del Kit Digital Verifactu para que la inversión inicial sea prácticamente cero.
8. ¿La firma digital es obligatoria en todas mis facturas de autónomo?
La firma digital es un requisito indispensable para las facturas electrónicas dirigidas a otras empresas (B2B). Para las facturas a particulares (B2C), aunque no es estrictamente obligatoria, es una buena práctica que aporta mayor seguridad y profesionalidad. El certificado digital es obligatorio para los autónomos para poder realizar esta firma.
9. ¿Cómo sé si el IVA y el IRPF de mi primera factura son correctos?
El tipo general de IVA es del 21%. La retención de IRPF para nuevos autónomos es del 7%. Sin embargo, existen actividades con tipos de IVA reducidos o exentas. La mejor forma de asegurarte es consultarlo con tu gestor o en la propia web de la Agencia Tributaria al darte de alta.
10. ¿Tengo que enviar mis facturas con Verifactu a Hacienda cada vez que las emito?
No necesariamente. La normativa contempla dos posibilidades: sistemas que envían los registros a la AEAT de forma automática (sistema VERIFACTU) y sistemas que simplemente los almacenan de forma segura y solo se envían en caso de inspección (Declaración de conformidad). La mayoría de soluciones para autónomos optarán por la segunda opción, que es más sencilla.
11. Si emito la factura el día 30 de un mes, ¿en qué trimestre la declaro?
Los impuestos se declaran según la fecha de devengo, que es la fecha de emisión de la factura. Por lo tanto, una factura emitida el 30 de junio se declara en el segundo trimestre (que se presenta en julio). Una emitida el 1 de julio, se declararía en el tercer trimestre (a presentar en octubre).
12. ¿Qué es más grave, un error en los datos de la factura o no usar un software Verifactu?
Ambos son problemas, pero no usar un software Verifactu es infinitamente más grave. Un error en los datos se puede corregir con una factura rectificativa. No usar un software legal es una infracción tributaria grave con sanciones fijas de 50.000 euros, poniendo en riesgo la viabilidad de tu negocio.
13. ¿Mi primera factura puede ser una factura simplificada (un ticket)?
Sí, si el importe no supera los 400€ (IVA incluido) o si es una factura rectificativa. Sin embargo, si tu cliente es otro profesional o empresa y necesita deducir el gasto y el IVA, siempre te pedirá una factura completa con todos sus datos fiscales.
14. ¿Qué hago si un cliente no me paga mi primera factura?
Primero, intenta una reclamación amistosa. Si no funciona, puedes iniciar un procedimiento monitorio en el juzgado, que es un proceso ágil para reclamar deudas. Es importante saber que, aunque no la hayas cobrado, tienes la obligación de declarar e ingresar el IVA de esa factura en su trimestre correspondiente.
15. Al final, ¿todo esto de Verifactu hace más difícil emitir mi primera factura de autónomo?
Al contrario. Aunque el marco legal es más estricto, el uso obligatorio de un software moderno en realidad simplifica el proceso. El programa automatiza la numeración, el cálculo de impuestos, la creación del QR y el almacenamiento seguro, reduciendo drásticamente la posibilidad de cometer errores humanos y ahorrándote mucho tiempo.
