Mi TPV actual, ¿será compatible con VeriFactu o necesito uno nuevo?
Esta es la pregunta que miles de dueños de negocios en hostelería, retail y servicios se están haciendo: mi TPV actual, ¿será compatible con VeriFactu o necesito uno nuevo? El miedo a tener que realizar una inversión inesperada o, peor aún, a enfrentarse a duras sanciones por no cumplir la normativa, es una preocupación real y justificada.La respuesta corta es que la clave está en el software, no necesariamente en el hardware.
VeriFactu es un conjunto de requisitos técnicos que tu sistema de facturación debe cumplir, y en muchos casos, una actualización será suficiente. Para entender el marco completo, es vital consultar nuestra guía pilar sobre qué es Verifactu 2025, una normativa detallada en el Real Decreto 1007/2023 que regula los sistemas de facturación.
1. La Respuesta Rápida: ¿Software o Hardware?
La compatibilidad con VeriFactu es una cuestión de software. Tu TPV (Terminal Punto de Venta) es la combinación de un dispositivo físico (hardware) y un programa informático (software) que gestiona las ventas y emite los tickets o facturas. VeriFactu exige que este software sea capaz de:
- Generar un registro de facturación por cada operación.
- Garantizar la integridad e inalterabilidad de esos registros.
- Incluir un código QR en todas las facturas y tickets.
- Firmar electrónicamente los registros para asegurar su autenticidad.
Por lo tanto, si tu proveedor de TPV ha desarrollado una actualización de su software que cumple estos puntos, tu TPV actual podría ser perfectamente compatible.
2. Checklist en 5 Pasos para Verificar la Compatibilidad de tu TPV
No dejes esta tarea para el último momento. Sigue estos pasos para salir de dudas y tomar la mejor decisión para tu negocio.
2.1. Paso 1: Contacta con tu Proveedor de TPV (Acción Inmediata)
Es el primer paso y el más importante. Llama o escribe a la empresa que te suministró el software del TPV. Ellos tienen la obligación de informarte si están trabajando en una actualización para cumplir con VeriFactu y cuáles son sus planes.
2.2. Paso 2: Pregunta por la «Declaración Responsable»
Los fabricantes de software deben presentar una «declaración responsable» ante la Agencia Tributaria, certificando que su programa cumple con todos los requisitos. Pregúntale a tu proveedor si ya la han presentado o cuándo planean hacerlo. Este documento es tu garantía de que el software es legal.
2.3. Paso 3: Confirma que Cumple los Requisitos Esenciales
Asegúrate de que la actualización que te ofrecen incluye, como mínimo, la generación automática del código QR en todos los tickets y facturas simplificadas, y el sistema de registro de eventos que exige la ley.
2.4. Paso 4: Analiza el Coste y las Condiciones de la Actualización
La actualización puede tener diferentes costes. Pregunta si:
- Está incluida en tu cuota de mantenimiento actual.
- Requiere un pago único.
- Implica un aumento en la cuota mensual o anual.
Un coste elevado de actualización puede hacer que la opción de un nuevo TPV sea más rentable.
2.5. Paso 5: Compara Renovar vs. Actualizar
Con toda la información sobre la mesa, valora las dos opciones. Si la actualización es sencilla y económica, es la mejor vía. Si es cara, compleja o tu hardware es muy antiguo y podría no soportarla bien, comprar un nuevo TPV ya adaptado puede darte más tranquilidad y acceso a tecnología más moderna.
3. ¿Qué Pasa si mi Proveedor de TPV no ofrece la actualización?
Este es el peor escenario. Si tu proveedor ha desaparecido, no ofrece soporte o ha confirmado que no adaptará el software a VeriFactu, entonces no tienes otra opción: necesitas un nuevo TPV. Utilizar un TPV con un software no certificado después de la fecha límite es ilegal y te expone a sanciones muy graves.
4. Ventajas de Invertir en un TPV Nuevo ya Compatible con VeriFactu
Aunque cambiar de TPV puede parecer un gasto, también es una oportunidad para modernizar tu negocio. Los TPV de última generación suelen ofrecer:
- Software en la nube: Accede a tus datos de ventas desde cualquier lugar.
- Integraciones: Conecta tu TPV con tu programa de contabilidad, tienda online o sistemas de gestión de stock.
- Mejor usabilidad y rapidez: Interfaces más intuitivas que agilizan el proceso de cobro.
- Soporte garantizado: Un nuevo proveedor te asegura soporte técnico y futuras actualizaciones legales.
5. El Riesgo de no Actuar: Sanciones por usar un TPV no compatible
La Agencia Tributaria se toma muy en serio el cumplimiento de la Ley Antifraude. Usar un TPV que no esté certificado bajo VeriFactu se considera una infracción grave. Las sanciones para el negocio que utiliza el TPV no conforme pueden ascender a 50.000 euros por ejercicio fiscal. No actuar a tiempo puede salirte mucho más caro que actualizar o renovar tu TPV. Para más detalles, consulta nuestro artículo sobre las sanciones VeriFactu.
6. Preguntas Frecuentes
1. ¿Tengo que cambiar el TPV físico (la máquina) o solo el programa?
En la mayoría de los casos, solo necesitarás una actualización del software. Sin embargo, si tu TPV es muy antiguo, es posible que el hardware no tenga la capacidad suficiente para ejecutar la nueva versión del software, en cuyo caso sí necesitarías renovar el equipo completo.
2. ¿Cuándo será obligatorio que mi TPV cumpla con VeriFactu?
La fecha de entrada en vigor de la obligación para que todos los sistemas de facturación, incluidos los TPV, cumplan con VeriFactu es el 1 de julio de 2025.
3. ¿Quién está exento de VeriFactu?
Prácticamente ningún negocio que emita facturas o tickets a través de un sistema informático (como un TPV) está exento. La obligación es general para todos los empresarios y profesionales en España, con muy pocas excepciones (como ciertos regímenes especiales de IVA).
4. ¿Cuál es la diferencia entre un TPV y un datáfono?
Un TPV es un sistema completo de gestión del punto de venta que emite facturas y controla el stock. Un datáfono es simplemente un terminal para procesar pagos con tarjeta. Un TPV moderno suele integrar un datáfono o conectarse a uno.
5. ¿Mi proveedor me cobrará por la actualización a VeriFactu?
Depende de cada proveedor y del contrato que tengas. Algunos lo incluirán en la cuota de mantenimiento, mientras que otros pueden cobrar un pago único o incrementar la suscripción. Es una de las primeras preguntas que debes hacerles.
6. ¿Qué es la «declaración responsable» del software?
Es un documento oficial que el fabricante del software del TPV debe presentar a la Agencia Tributaria, declarando bajo su responsabilidad que su programa cumple todos los requisitos técnicos y funcionales del reglamento VeriFactu.
7. ¿Cómo sé si un nuevo TPV que voy a comprar ya es compatible?
El vendedor debe garantizarlo por escrito y poder mostrarte la declaración responsable presentada ante la AEAT. No te fíes solo de promesas verbales; exige una confirmación documental.
8. ¿Un TPV de segunda mano puede ser compatible?
Podría serlo, pero es arriesgado. La compatibilidad depende del software instalado y de si el proveedor original sigue ofreciendo actualizaciones para ese modelo. Generalmente, es más seguro invertir en un equipo nuevo con garantía y soporte.
9. ¿Qué pasa con los TPV que funcionan con apps en tablets (iPad, Android)?
Funcionan igual que un TPV tradicional a efectos de VeriFactu. La empresa desarrolladora de la aplicación es la responsable de actualizarla para que cumpla con la normativa. Deberás descargar la actualización desde la tienda de aplicaciones correspondiente.
10. ¿Afecta VeriFactu a mi datáfono?
No, VeriFactu no afecta directamente al datáfono, que solo procesa el cobro. Afecta al TPV, que es el sistema que emite el ticket o factura simplificada que justifica esa venta.
11. ¿El Kit Digital cubre la adaptación del TPV a VeriFactu?
Sí, la adaptación a la normativa VeriFactu puede ser subvencionable a través del programa Kit Digital, dentro de las categorías de gestión de procesos o factura electrónica. Consulta con un agente digitalizador para ver si cumples los requisitos.
12. Si uso una caja registradora tradicional, ¿necesito cambiarla por un TPV?
Si tu caja registradora no es un sistema informático (es decir, no tiene un software que guarda registros), la normativa no te afecta directamente. Sin embargo, si emites facturas simplificadas y quieres modernizar tu negocio, un TPV adaptado a VeriFactu es la opción recomendada.
13. ¿Qué hago si mi TPV ya no tiene soporte técnico?
Si tu TPV está descatalogado y ya no recibe soporte, es prácticamente seguro que no será actualizado para VeriFactu. En este caso, deberás adquirir un nuevo sistema TPV.
14. ¿Puedo seguir usando mi TPV antiguo para otras cosas que no sean facturar?
Si el TPV se usa para emitir tickets o facturas, debe cumplir con VeriFactu. No puedes usarlo para facturar si no es compatible. Podrías usarlo para otras funciones (gestión de mesas, comandas) solo si la facturación se realiza desde otro sistema que sí cumpla la ley.
15. ¿Cuál es la diferencia entre VeriFactu y el SII (Suministro Inmediato de Información)?
El SII obliga a ciertas grandes empresas a reportar los registros de facturación a la AEAT en un plazo de 4 días. VeriFactu es una normativa para el software de facturación de TODAS las empresas, que garantiza la integridad de los datos desde el origen, pero no obliga a un envío inmediato a la AEAT (salvo que sea voluntario).
