¿Están los Consultores y Freelancers Obligados a Usar VeriFactu?
1. Respuesta Directa: Sí, los Freelancers y Consultores están Obligados
Sí, de manera inequívoca. Cualquier consultor, freelancer o profesional autónomo que emita facturas por la prestación de sus servicios está obligado a utilizar un sistema de facturación que cumpla con los requisitos de VeriFactu. No importa el sector (marketing, IT, consultoría de negocio, diseño, etc.) ni el volumen de facturación.
La normativa es de aplicación general. Esto significa que desde la primera factura que emitas a partir de la fecha de obligatoriedad, deberás generarla con un software certificado. Para entender mejor el sistema, te recomendamos leer nuestra guía completa sobre el sistema VeriFactu 2025.
2. ¿Por Qué te Afecta? La Base Legal de VeriFactu
La obligación se fundamenta en la Ley 11/2021 contra el fraude fiscal y se detalla en el Real Decreto 1007/2023. El objetivo de la Agencia Tributaria es asegurar la integridad y trazabilidad de todos los registros de facturación.
Esto se logra exigiendo que todo software de facturación:
- Genere un registro por cada factura emitida, encadenado con el anterior.
- Incluya un código QR en cada factura para su verificación.
- Garantice que los registros no puedan ser alterados ni eliminados.
3. Fecha Límite para Autónomos: 1 de Julio de 2026
Mientras que las empresas que tributan por el Impuesto de Sociedades tienen como fecha límite el 1 de enero de 2026, el plazo para los autónomos es diferente.
Todos los consultores, freelancers y demás profesionales autónomos deberán tener sus sistemas de facturación adaptados a VeriFactu antes del 1 de julio de 2026. Aunque parezca una fecha lejana, la adaptación requiere tiempo, por lo que es fundamental empezar a planificarla cuanto antes.
4. ¿Cómo Afecta VeriFactu a tu Actividad como Freelance?
La implementación de VeriFactu impactará en tu día a día de varias formas:
- Adiós a Word y Excel: Ya no podrás utilizar plantillas en Word, Excel o programas similares para crear tus facturas. Deberás usar obligatoriamente un software de facturación certificado.
- Facturas a Empresas (B2B) y Particulares (B2C): La obligación es la misma sin importar a quién factures. Tanto una factura a una gran empresa como a un cliente particular deben cumplir con VeriFactu.
- Facturación internacional: Si prestas servicios desde España a un cliente extranjero, también estás obligado a que la factura se genere bajo el sistema VeriFactu.
⚠️ Advertencia: Sanciones por Incumplimiento de VeriFactu
No adaptar tu software a VeriFactu no es una opción. La ley contempla multas muy severas que pueden poner en riesgo la viabilidad de tu actividad como profesional. Conocer los detalles es el primer paso para protegerte.
5. Las Excepciones a la Regla: ¿Podrías Librarte de VeriFactu?
Existen muy pocas excepciones, y la mayoría de los freelancers y consultores no podrán acogerse a ellas. Las principales son:
- Sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII): Generalmente, grandes empresas que ya reportan el IVA casi en tiempo real. No aplica a la mayoría de autónomos.
- Regímenes Forales: Profesionales del País Vasco y Navarra, que tienen sus propios sistemas de control (TicketBAI).
- Actividades exentas de obligación de facturar: Ciertas actividades agrícolas o las acogidas al régimen de recargo de equivalencia. Si como consultor realizas alguna de estas actividades de forma secundaria, pero tu actividad principal requiere factura, sí estás obligado.
6. Guía Rápida: 4 Pasos para Adaptarte a VeriFactu sin Estrés
- Evalúa tu método actual: Si usas Excel, Word o un software antiguo, asume que necesitarás cambiar. Si ya usas un software de facturación, contacta con tu proveedor y exige una confirmación por escrito de que estarán adaptados a VeriFactu antes de julio de 2026.
- Investiga proveedores: Busca un software de facturación, preferiblemente en la nube, que anuncie explícitamente su conformidad con VeriFactu. Prioriza aquellos que sean intuitivos y ofrezcan un buen soporte.
- Consulta con tu asesor: Informa a tu gestoría del cambio. Un buen software te permitirá darles acceso o exportarles los datos de facturación fácilmente, lo que agilizará la presentación de tus impuestos.
- Planifica la transición: No esperes a junio de 2026. Realiza el cambio con meses de antelación para familiarizarte con la nueva herramienta y asegurar que todo funciona correctamente.
7. Sanciones por Incumplimiento: El Riesgo de No Adaptarse
La Ley Antifraude es muy estricta. Utilizar un software de facturación no certificado se considera una infracción tributaria grave. La sanción económica establecida por la ley es de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que se haya incumplido la normativa.
8. ¿Puedo Usar el Kit Digital para Financiar el Cambio?
Sí. Si cumples los requisitos para ser beneficiario del programa Kit Digital, puedes utilizar el bono en la categoría de «Factura Electrónica» para contratar a un Agente Digitalizador que te implante un software que cumpla con VeriFactu. Es una excelente oportunidad para digitalizar tu facturación con coste cero o muy reducido. Puedes informarte en nuestra guía sobre el Kit Digital y la factura electrónica.
9. Preguntas Frecuentes de VeriFactu para Consultores
1. ¿Es obligatorio VeriFactu si facturo muy poco?
Sí. La obligación no depende de tu volumen de facturación. Si emites una sola factura al año, esta debe cumplir con los requisitos de VeriFactu.
2. ¿Qué diferencia hay entre VeriFactu y la Ley Crea y Crece?
Son normativas diferentes pero complementarias. VeriFactu regula CÓMO se deben generar y registrar TODAS las facturas (integridad del sistema). La Ley Crea y Crece obliga a que las facturas ENTRE empresas y autónomos (B2B) sean en formato electrónico estructurado para facilitar su procesamiento automático.
3. Como freelance, ¿tengo que enviar mis facturas a Hacienda al momento?
No necesariamente. El sistema VeriFactu te permite generar las facturas cumpliendo la norma sin enviarlas automáticamente a la AEAT. El envío voluntario es una opción que ofrecen los programas, pero la obligación principal es que el software genere el registro de forma segura.
4. ¿Afecta a las facturas proforma o a los presupuestos?
No. VeriFactu se aplica a las facturas (completas, simplificadas y rectificativas). Los presupuestos y las facturas proforma, al no tener validez fiscal como factura, no están obligados a llevar el código QR ni a registrarse en el sistema.
5. ¿Qué pasa si mi cliente es un particular?
La obligación de usar un sistema VeriFactu es tuya como emisor. La factura que le entregues a tu cliente particular (B2C) debe ser generada por tu software certificado y contener el código QR.
6. ¿Puedo deducir el gasto del software de facturación?
Sí. El coste de la suscripción a un software de facturación es un gasto 100% deducible en tu actividad económica.
7. ¿Qué es el «hash» o encadenado de facturas?
Es una firma digital que vincula cada nueva factura con la anterior. Esto crea una cadena inalterable de registros que impide que se borren o modifiquen facturas intermedias sin romper la cadena, asegurando la trazabilidad.
8. Si trabajo para una plataforma online, ¿quién es el responsable?
Depende del modelo. Si la plataforma emite las facturas en tu nombre (autofacturación), es la plataforma la responsable de que su sistema sea VeriFactu. Si tú emites tu propia factura a la plataforma o al cliente final, la responsabilidad es tuya.
9. ¿Necesito un certificado digital para usar VeriFactu?
Sí, necesitarás un certificado digital válido (como el de la FNMT o el DNIe) para poder firmar los registros de facturación que genere tu software, garantizando su autenticidad.
10. ¿Afecta a las facturas con retención de IRPF?
No cambia la forma de aplicar la retención, pero la factura donde la apliques debe ser generada, como cualquier otra, a través de un sistema VeriFactu.
11. ¿Tengo que conservar las facturas de alguna manera especial?
La obligación de conservar las facturas durante el plazo legal (generalmente 4 años a efectos fiscales) se mantiene. Un buen software en la nube te ayudará a cumplir con esta conservación de forma segura y accesible.
12. Si uso un TPV para cobrar, ¿también tiene que ser VeriFactu?
Sí. Si tu Terminal Punto de Venta (TPV) es también tu sistema de facturación (es decir, emite facturas simplificadas o tickets), el software de ese TPV debe estar certificado y cumplir con VeriFactu.
13. ¿Hay alguna solución gratuita que cumpla con VeriFactu?
La Agencia Tributaria ofrecerá una aplicación gratuita para la gestión de la facturación. Sin embargo, suele ser una herramienta muy básica. Las soluciones de pago suelen ofrecer muchas más funcionalidades de gestión que pueden ahorrarte tiempo y dinero.
14. ¿Qué pasa si me equivoco al emitir una factura?
Con VeriFactu no puedes «borrar» una factura. Deberás emitir una factura rectificativa que anule o corrija la anterior. Tu software enlazará ambos documentos para mantener la trazabilidad.
15. ¿Afecta a los profesionales en régimen de módulos?
Aunque aún están exentos de la obligación de facturar en algunos casos, si un profesional en módulos emite una factura, esta deberá cumplir con VeriFactu. Se prevé que esta normativa acelere la desaparición del régimen de módulos.
