¿La Factura para un Particular Tiene que Tener un Formato Especial?
1. Respuesta Directa: No Necesita un Formato Especial, pero sí Datos Obligatorios
Vamos al grano: No. Una factura destinada a un cliente particular, es decir, un consumidor final que no actúa como empresario o profesional, no requiere un formato electrónico estructurado como Facturae.
Toda la complejidad sobre los formatos XML, UBL, CII, etc., de la que hablamos en nuestra guía sobre formatos de factura aceptados en España, aplica a las operaciones entre empresas (B2B) y con la Administración (B2G). Para un particular, un PDF enviado por correo electrónico o una factura impresa en papel son perfectamente válidos y legales.
Ahora bien, que el formato sea libre no significa que el contenido lo sea. La factura debe incluir obligatoriamente una serie de datos para cumplir con el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012).
2. La Gran Diferencia: Facturar a un Particular (B2C) vs. a una Empresa (B2B)
La razón de esta diferencia es el objetivo de la ley. La exigencia de formatos electrónicos estructurados para las facturas entre empresas busca la automatización de procesos contables y la trazabilidad fiscal para luchar contra el fraude. Un particular no tiene esas obligaciones contables, por lo que no necesita un archivo que su sistema pueda procesar automáticamente.
- Facturación B2C (a Particulares): El objetivo es entregar un justificante claro y legible de la operación. Prima el contenido sobre el formato. Aquí es donde un PDF es el rey, como explicamos en el artículo ¿Una factura en PDF se considera un formato válido?.
- Facturación B2B (a Empresas): El objetivo es el intercambio de datos entre sistemas. Prima el formato estructurado (XML) para permitir la automatización.
3. Checklist: Datos Obligatorios en una Factura Completa para un Particular
Independientemente de si la emites en papel o en PDF, una factura completa dirigida a un particular debe contener, como mínimo, la siguiente información:
- ✅ Palabra «Factura»: Debe indicarse claramente que el documento es una factura.
- ✅ Número y Serie: Un número de factura único y correlativo. La serie puede ser diferente a la que usas para facturas B2B
- ✅ Fecha de Expedición: El día en que se emite la factura.
- ✅ Tus Datos Fiscales: Nombre y apellidos (o razón social), NIF y domicilio fiscal completo.
- ✅ Datos del Cliente: Nombre, apellidos y NIF del particular. El domicilio no es obligatorio si no lo solicita para, por ejemplo, una desgravación.
- ✅ Descripción de la Operación: Detalle de los productos vendidos o servicios prestados.
- ✅ Desglose Económico:
- La base imponible (importe antes de impuestos).
- El tipo o tipos de IVA aplicados (ej. 21%, 10%).
- La cuota de IVA resultante.
- El importe total a pagar.
4. ¿Y la Factura Simplificada? El Ticket de Toda la Vida
En muchas operaciones con particulares, especialmente en el comercio minorista u hostelería, no es necesario emitir una factura completa. Puedes optar por una factura simplificada (el ticket de toda la vida), siempre que el importe no supere los 400€ (IVA incluido).
Los requisitos de una factura simplificada son menores:
- Número y serie.
- Fecha de expedición.
- Tus datos (NIF y nombre).
- Descripción genérica de los bienes o servicios.
- Tipo de IVA aplicado.
- Importe total.
¡Importante! Si el cliente particular te pide una factura completa para una desgravación (por ejemplo, por una reforma en su vivienda), estás obligado a emitirla con todos sus datos, aunque la operación sea de bajo importe.
5. ¿Cómo Afecta el Sistema VeriFactu a las Facturas para Particulares?
El sistema VeriFactu impacta directamente en cómo se generan estas facturas, aunque no cambie el formato final que recibe el cliente.
Los sistemas de facturación adaptados a VeriFactu deben garantizar que cada factura (completa o simplificada) generada lleve un código QR. Este QR contendrá la información clave de la factura, permitiendo una fácil verificación por parte del cliente o de la Agencia Tributaria. Por tanto, aunque sigas entregando un PDF o un ticket, si tu software cumple con VeriFactu, este deberá incluir el correspondiente código QR.
6. Preguntas Frecuentes sobre Facturas a Particulares
1. ¿Qué datos se necesitan para hacer una factura a un particular?
Para una factura completa, necesitas el nombre, apellidos y NIF del particular. Para una factura simplificada (ticket), no es necesario identificar al cliente, salvo que lo solicite.
2. ¿Qué tiene que tener una factura para ser válida?
Debe incluir todos los datos obligatorios exigidos por el Reglamento de Facturación, como los datos del emisor y receptor, número, fecha, descripción y desglose de impuestos. El formato debe ser el adecuado para el tipo de cliente.
3. ¿Puedo emitir una factura como particular?
Si realizas una actividad económica de forma habitual, debes darte de alta como autónomo para poder emitir facturas. Un particular solo puede emitir facturas de forma muy excepcional por la venta de un bien o servicio no relacionado con una actividad económica recurrente, y debe liquidar los impuestos correspondientes.
4. ¿Cuándo se puede expedir una factura simplificada?
Se puede expedir en operaciones que no superen los 400€ (IVA incluido) o en ciertos sectores como el comercio al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquerías, etc., aunque el importe sea mayor, siempre que no exceda los 3.000€.
5. ¿Qué diferencia hay entre una factura física y una factura electrónica?
Una factura física se emite y entrega en papel. Una factura electrónica se expide y recibe en formato electrónico. Para un particular, un PDF es una factura electrónica válida; para una empresa, se requiere un formato electrónico estructurado (XML).
6. ¿Los datos del particular en la factura son obligatorios?
En una factura completa, sí (nombre, apellidos y NIF). Es la única forma de que la factura sea nominativa y pueda, por ejemplo, ser usada para una deducción o garantía. En una factura simplificada, no es necesario.
7. ¿Qué necesito para facturar como persona física?
Para facturar de forma regular, necesitas estar dado de alta en Hacienda (modelo 036 o 037) y en la Seguridad Social como autónomo. Esto te permitirá emitir facturas legales por tu actividad económica.
8. ¿Cuánto puede facturar un particular sin ser autónomo?
No existe una cantidad legal. La obligación de darse de alta como autónomo surge cuando se realiza una actividad económica de forma habitual, personal y directa. Si es una venta puntual y no recurrente, se puede facturar y declarar el ingreso en el IRPF sin ser autónomo, pero es una excepción.
9. ¿Qué pasa si un cliente particular me pide una factura completa de un café?
Legalmente, estás obligado a emitirla. Aunque lo normal sea un ticket (factura simplificada), si el cliente solicita una factura completa con sus datos, debes poder generarla.
10. ¿Qué es una factura especial?
Una factura especial es un tipo de documento que se emite en Guatemala por la compra de bienes o servicios a personas que no están inscritas en el régimen tributario. No es un término que aplique a la facturación ordinaria a particulares en España.
11. ¿La «razón social» de un particular son su nombre y apellidos?
Sí. Cuando se facturaba a una persona física, en el campo «Razón Social» se deben consignar su nombre completo y sus dos apellidos.
12. ¿Tengo que aplicar retención de IRPF en una factura a un particular?
No. Las retenciones de IRPF solo se aplican en facturas que emites a otras empresas o autónomos, nunca a consumidores finales.
13. ¿Cuándo debo emitir la factura a un particular?
Debes emitir la factura en el momento de realizar la operación. Si el cliente es un particular, no puedes esperar a final de mes para agrupar operaciones, salvo que así se acuerde.
14. ¿Cuál es la diferencia entre factura y factura simplificada?
La principal diferencia es el nivel de detalle en los datos del receptor. La factura simplificada no requiere identificar al cliente, mientras que la factura completa sí exige su NIF y nombre completo.
15. ¿Puedo enviar la factura a un particular por WhatsApp?
Sí. La ley exige que la factura se envíe por un medio electrónico si el cliente ha dado su consentimiento. Un PDF enviado por WhatsApp o email es un medio electrónico válido, siempre que el cliente pueda guardarlo y consultarlo.
