Factura electrónica autónomos: Guía Obligatoria TOP 1 [2025] ✅
La factura electrónica autónomos ha dejado de ser una opción para convertirse en una obligación inminente y multifacética en España. Si eres trabajador por cuenta propia, la adaptación a normativas como Verifactu y la Ley Crea y Crece no es solo recomendable, es crucial para la supervivencia y legalidad de tu negocio en 2025 y más allá. La simple idea de «cómo facturar como autónomo» se ha transformado radicalmente.
Ignorar esta transición no solo te expone a sanciones económicas muy severas, sino que te resta competitividad y eficiencia. Esta guía definitiva, pensada para ser tu referencia TOP 1, desglosa de forma clara y práctica todo lo que necesitas saber: qué implica exactamente la factura electrónica para autónomos, las diferencias entre las obligaciones B2B y Verifactu, los plazos de facturación electrónica actualizados que no puedes pasar por alto, los requisitos técnicos y legales indispensables, y un plan de acción paso a paso para implementar este cambio sin morir en el intento.
Abordaremos desde la factura de autónomo a empresa hasta la gestión de facturas entre autónomos y el impacto en la facturación simplificada (tickets). ¡Prepárate para dominar la factura electrónica autónomos!
1. ¿Qué es Realmente la Factura Electrónica para Autónomos?
Entender bien el concepto es el primer paso. La factura electrónica para autónomos va mucho más allá de un simple archivo PDF enviado por email. Se trata de un sistema regulado para la emisión, recepción y gestión de facturas que utiliza medios digitales y cumple con requisitos legales y técnicos muy concretos establecidos por la legislación española.
Las características clave que definen una verdadera factura electrónica autónomos bajo la nueva normativa son:
- Formato Estructurado (a menudo): Especialmente en el ámbito B2B (entre empresas/autónomos) y B2G (con la administración), se exige un formato de datos estructurado como Facturae (XML). Esto permite que los sistemas informáticos puedan procesarla automáticamente. Puedes aprender más sobre qué es Facturae aquí.
- Garantías Legales: Debe asegurar la autenticidad del origen (quién la emitió) y la integridad del contenido (que no ha sido alterada). Esto se logra mediante firma electrónica cualificada o a través de sistemas verificables como Verifactu.
- Software Específico: Requiere el uso de programas informáticos (software de facturación, ERPs, TPVs) que cumplan con la normativa vigente (especialmente Verifactu desde julio 2025). Este software es esencial para la correcta gestión de la factura electrónica autónomos.
¡Cuidado! Un PDF normal generado con Word o Excel y enviado por email NO se considera una factura electrónica válida a efectos de las nuevas obligaciones (Verifactu y Ley Crea y Crece B2B). Necesitas un sistema que cumpla la normativa.
Para ti, como profesional que gestiona su facturación como autónomo, esto significa una transición obligada: dejar atrás las facturas en papel, las plantillas de Word o las hojas de cálculo de Excel, y adoptar un sistema digital homologado.
Este cambio no solo es para cumplir la ley, sino que también agilizará tus trámites administrativos, reducirá drásticamente los errores manuales y facilitará enormemente el control fiscal tanto para ti como para la Agencia Tributaria (AEAT).
La factura electrónica para autónomos es intrínsecamente más eficiente y segura. Esta obligatoriedad y sistema se aplican tanto si eres un autónomo persona física como si operas a través de una sociedad (autónomo societario).
2. La Doble Obligación: Verifactu vs. Ley Crea y Crece (B2B)
La confusión surge a menudo porque la obligación de factura electrónica para autónomos proviene de dos frentes normativos distintos pero relacionados. Es vital entender qué exige cada uno para la correcta adaptación de los autónomos:
- Reglamento Verifactu (RD 1007/2023): Se centra en CÓMO se generan y registran las facturas SI utilizas un software informático. Obliga a que estos programas (TPVs incluidos) cumplan requisitos técnicos muy estrictos (integridad, trazabilidad, QR, etc.) para todas las facturas emitidas (B2B y B2C, completas y simplificadas). Afecta al *sistema* de facturación que usan los autónomos.
- Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y su Reglamento pendiente: Se centra en QUÉ facturas deben ser electrónicas y CÓMO deben intercambiarse en el ámbito B2B (entre empresas y/o autónomos). Obliga a usar un formato electrónico estructurado (Facturae) y plataformas interoperables para estas operaciones específicas. Afecta a la *relación comercial* entre privados, incluyendo la factura electrónica entre autónomos.
2.1. Tabla Comparativa: Verifactu vs. Obligación B2B
Para aclarar las diferencias clave en la factura electrónica autónomos:
Conclusión clave: Necesitas un software que cumpla Verifactu para julio de 2025 sí o sí. Ese mismo software, idealmente, debería estar preparado para generar y gestionar Facturae B2B cuando llegue esa obligación posterior. La preparación para la factura electrónica autónomos debe contemplar ambos frentes.
💡 Lee más sobre el Sistema Verifactu y las diferencias con la Ley Crea y Crece.
Característica | Verifactu (RD 1007/2023) | Obligación B2B (Ley Crea y Crece - Reglam. Pendiente) |
Ámbito de Aplicación | Software/Sistemas de facturación utilizados. | Operaciones Comerciales entre empresas y/o autónomos (B2B). |
A Quién Afecta | TODOS los autónomos y empresas que usen software de facturación. | TODOS los autónomos y empresas en sus transacciones B2B. |
¿Afecta a B2C (Particulares)? |  Sí (el software debe cumplir Verifactu al emitir cualquier factura/ticket). |  No (esta ley regula solo B2B). |
Requisito Principal | Software con garantías técnicas (integridad, QR, registro seguro...). Afecta a la herramienta del autónomo. | Emitir/recibir facturas en formato electrónico estructurado (Facturae) e interoperable. Afecta al intercambio. |
Plazo Clave (Mayoría Autónomos) | 1 de Julio de 2025 (Software obligatorio). | Estimado 2027 (2 años tras aprobación del reglamento). |
¿Necesita Reglamento Adicional? | No (Reglamento ya aprobado - RD 1007/2023). | Sí (Reglamento técnico B2B pendiente de aprobación). |
3. Plazos Clave 2025-2027: ¿Cuándo te Afecta Cada Obligación?
La planificación es esencial. Aquí tienes un resumen claro de los plazos de la factura electrónica para autónomos que debes marcar en rojo en tu calendario:
3.1. Tabla Resumen de Plazos para Autónomos
Obligación | Fecha Límite / Plazo Estimado | ¿A Quién Afecta? | Requisito Principal |
Uso de Software Verifactu | 1 de Julio de 2025 | TODOS los autónomos/empresas que usen software de facturación. | El software debe cumplir RD 1007/2023 (registro seguro, QR, etc.). |
Obligación Factura Electrónica B2B (Empresas > 8M € facturación) | 1 año tras aprobación Reglamento Crea y Crece (Estimado: 2026) | Grandes empresas y sus proveedores autónomos. | Emitir/Recibir Facturae B2B. |
Obligación Factura Electrónica B2B (Resto de Empresas y Autónomos) | 2 años tras aprobación Reglamento Crea y Crece (Estimado: 2027) | La gran mayoría de autónomos y PYMEs. | Emitir/Recibir Facturae B2B. |
Obligación Factura Electrónica B2G (Facturación a Administraciones Públicas) | Ya en vigor | Proveedores de AAPP (incluidos autónomos). | Emitir Facturae vía FACe. |
3.2. ¡Atención! El Reglamento B2B Sigue Pendiente
Recordatorio Crucial: Las fechas estimadas para la obligación B2B (2026/2027) dependen de la aprobación definitiva del reglamento técnico de la Ley Crea y Crece. Mientras no se publique en el BOE, esos plazos no son oficiales. Sin embargo, la fecha de Verifactu (1 julio 2025) sí es firme y te obliga a actuar ya sobre tu sistema de factura electrónica autónomos.
No esperes a la publicación del reglamento B2B para empezar. La adaptación del software a Verifactu es el primer paso ineludible para todos los autónomos que usen programas informáticos.
4. Más Allá de la Obligación: Beneficios Reales para el Autónomo
Aunque el impulso inicial sea cumplir la ley, la adopción de la factura electrónica autónomos trae consigo una serie de ventajas competitivas y operativas muy significativas que notarás en tu día a día:
- Ahorro Económico Directo: Reduce o elimina costes de papel, impresión, envío postal y almacenamiento físico.
- Ahorro de Tiempo Masivo: Automatiza tareas repetitivas (creación, envío, seguimiento de la factura electrónica autónomos), liberando horas para dedicar a tu negocio principal.
- Reducción drástica de Errores: Minimiza fallos humanos en cálculos de impuestos, numeración o introducción de datos. Menos rectificativas, menos problemas.
- Mejora del Flujo de Caja: Facilita el seguimiento de cobros, permite enviar recordatorios y, en B2B, agiliza la tramitación por parte del cliente, reduciendo la morosidad.
- Acceso y Gestión Eficiente: Accede a tu historial de facturas desde cualquier lugar, realiza búsquedas rápidas y organiza mejor tu documentación fiscal como autónomo.
- Seguridad y Trazabilidad: Los sistemas Verifactu y Facturae ofrecen mayor seguridad contra la pérdida o falsificación, y una trazabilidad completa de la factura electrónica autónomos.
- Imagen Profesional y Moderna: Demuestra adaptación tecnológica y seriedad ante clientes y proveedores. Te posiciona como un autónomo actualizado.
- Simplificación Fiscal: Facilita la recopilación de datos para la presentación de impuestos (IVA, IRPF) y la colaboración con tu asesoría. Ideal para digitalizar la contabilidad, incluso para autónomos.
- Sostenibilidad: Contribuyes a reducir el impacto medioambiental.
Adoptar la factura electrónica autónomos es una inversión en la eficiencia y el futuro de tu actividad profesional.
5. Adiós Excel, Hola Eficiencia: Manual vs. Electrónico
La diferencia entre seguir facturando «a mano» (con plantillas Word/Excel o papel) y usar un sistema de factura electrónica autónomos adaptado a la normativa es abismal. Veamos el contraste en detalle:
5.1. Tabla Comparativa Detallada
Aspecto | Facturación Manual (Word, Excel, Papel, PDF Simple) | Factura Electrónica Autónomos (Software Verifactu/Facturae) |
Cumplimiento Verifactu (Jul'25) | No Cumple | Cumple (si el software está certificado) |
Cumplimiento B2B (Est. '27) | No Cumple | Cumple (si el software genera Facturae) |
Riesgo de Sanción | Muy Alto (desde Jul'25 para usuarios de software no conforme) | Bajo / Nulo (con software correcto) |
Eficiencia / Tiempo | Lento, repetitivo, consume mucho tiempo del autónomo | Rápido, automatizado, libera tiempo valioso |
Costes Operativos | Papel, tinta, envío, tiempo administrativo (coste oculto alto) | Suscripción software (subvencionable), ahorro en consumibles y tiempo |
Precisión / Errores | Alta probabilidad de errores manuales (cálculos, datos) | Errores minimizados por automatización y validaciones |
Archivo y Búsqueda | Físico o digital desorganizado, búsqueda lenta y tediosa | Digital seguro, centralizado, búsqueda instantánea y eficaz |
Seguimiento Cobros | Manual, propenso a olvidos, ineficiente | Automatizado/Semiautomatizado, mejora liquidez del autónomo |
Seguridad / Trazabilidad | Baja, vulnerable a pérdidas, manipulación o falsificación | Alta, registros inalterables, firma electrónica, trazabilidad completa |
Imagen Profesional | Obsoleta, puede generar desconfianza | Moderna, eficiente, adaptada a la legalidad |
5.2. Infografía Resumen
6. Checklist de Requisitos Indispensables (Legales y Técnicos)
Para asegurar que tu sistema de factura electrónica autónomos cumple con todo, verifica esta checklist esencial:
- Software Conforme a Verifactu (¡Obligatorio Jul’25!): ¿Tu proveedor garantiza el cumplimiento del RD 1007/2023? ¿Genera registro seguro y QR? Fundamental para cualquier autónomo con software.
- Capacidad de Generar Facturae: ¿Puede tu software crear el formato XML estructurado para B2B/B2G? Necesario para la futura obligación B2B y si facturas a AAPP.
- Certificado Digital Válido: ¿Tienes tu certificado electrónico (persona física o representante) en vigor? Clave para la firma.
- Integración de Firma Electrónica: ¿Permite el software firmar las facturas Facturae con tu certificado?
- Inclusión de Datos Completos: ¿Facilita la inclusión de NIFs, direcciones, descripciones, impuestos, etc., requeridos en la factura electrónica autónomos?
- Numeración Correlativa y Única: ¿Gestiona correctamente las series y números de factura sin saltos ni duplicados?
- Almacenamiento Seguro y Duradero: ¿Garantiza la conservación legal (4-6 años) y accesible de facturas y registros Verifactu?
- Gestión del Consentimiento B2C: ¿Te permite registrar el consentimiento si envías facturas electrónicas a particulares?
💡 Asegurarte de cumplir esta checklist es fundamental para operar con tranquilidad y evitar problemas legales con tu factura electrónica autónomos. Considera cómo afecta esto a distintos negocios, como la facturación electrónica en pequeños comercios o a profesionales freelance.
7. Tu Plan de Acción: Pasos Detallados para Adaptarte Sin Estrés
Adaptarse a la factura electrónica autónomos requiere un proceso ordenado. No lo dejes para última hora. Sigue estos pasos clave:
- Diagnóstico y Planificación (¡YA!):
- Entiende tus obligaciones específicas: ¿Usas software o TPV? Necesitas Verifactu para julio 2025. ¿Facturas a otras empresas o autónomos? Prepárate para B2B (Facturae) hacia 2027. ¿Facturas a Administraciones Públicas? Ya necesitas Facturae vía FACe.
- Evalúa tu sistema actual: ¿Es compatible con Verifactu? ¿Puede generar Facturae? Si no, necesitas cambiar.
- Define tu presupuesto: Investiga costes de software y considera la ayuda del Kit Digital.
- Selección de Software (CRÍTICO):
- Busca proveedores que certifiquen explícitamente el cumplimiento de Verifactu (RD 1007/2023).
- Verifica si generan el formato Facturae si lo necesitas (B2B/B2G).
- Compara usabilidad (¡clave para autónomos!), soporte técnico en español, precio y funciones adicionales que puedas necesitar (gestión de gastos, TPV virtual, conexión bancaria…).
- Pide demostraciones online o aprovecha periodos de prueba gratuitos.
- Consulta comparativas de software Verifactu para tener referencias.
¡Alerta Máxima! No contrates software basándote solo en promesas vagas de «futura compatibilidad». Exige garantías explícitas y por escrito de cumplimiento con el RD 1007/2023 (Verifactu) y capacidad de generar Facturae.
- Kit Digital (OPORTUNIDAD ÚNICA):
- Solicita el bono si cumples los requisitos (ver guía Kit Digital). La ayuda para autónomos puede cubrir gran parte o todo el coste del software el primer año.
- Elige un Agente Digitalizador homologado que ofrezca el software que has seleccionado. Puedes encontrar información oficial en la web de Acelera Pyme (Red.es).
- Certificado Digital:
- Solicítalo o renuévalo si es necesario (FNMT u otros prestadores cualificados).
- Instálalo correctamente en tu ordenador y navegador habitual.
- Implementación y Configuración del Software:
- Instala el programa o accede a la plataforma online.
- Configura meticulosamente tus datos fiscales, series de facturación (puedes necesitar series distintas), tipos de IVA/IRPF habituales.
- Importa tu base de datos de clientes y catálogo de productos/servicios si el software lo permite (¡ahorra mucho tiempo!).
- Personaliza las plantillas de factura si es posible, dentro de los límites legales.
- Formación y Pruebas Rigurosas:
- Dedica tiempo a aprender a manejar todas las funciones clave del software. Muchos proveedores ofrecen tutoriales o webinars.
- Realiza varias facturas de prueba para distintos escenarios (con IVA, sin IVA, con IRPF, simplificada, completa, B2B en Facturae si aplica). Verifica que el QR se genera, que los datos son correctos y que el registro Verifactu se crea adecuadamente.
- Puesta en Marcha Gradual y Seguimiento:
- Empieza a emitir tus facturas reales con el nuevo sistema. Puedes empezar con unos pocos clientes si te da más seguridad.
- Monitoriza el funcionamiento, verifica los registros y asegúrate de que el sistema de archivo funciona correctamente.
- Comunica el cambio a tus clientes B2B habituales, especialmente si vas a empezar a enviarles Facturae.
- Mantenimiento y Actualización Constante:
- Asegúrate de instalar las actualizaciones del software que publique el proveedor, ya que pueden incluir mejoras de seguridad o adaptaciones a cambios normativos menores.
- Realiza copias de seguridad periódicas de tus datos de facturación, aunque uses un sistema en la nube.
Con este plan detallado, la adaptación a la factura electrónica autónomos será un proceso mucho más controlado y menos estresante.
8. ¿Facturación Electrónica GRATIS para Autónomos? La Verdad
La pregunta del millón para muchos autónomos: ¿puedo cumplir con todo esto sin pagar? La respuesta corta y honesta es: probablemente no, si buscas una solución completa, segura y eficiente. Analicemos las opciones reales:
- Software Gratuito del Mercado: Alto Riesgo y Desaconsejado. Es extremadamente difícil que un software gratuito genérico, sin un modelo de negocio claro detrás, invierta lo necesario para cumplir y mantener la conformidad con los complejos requisitos de Verifactu (RD 1007/2023). Usarlos te expone directamente a sanciones de hasta 50.000€. Olvídate de ellos si quieres cumplir la ley con garantías.
- Aplicación Gratuita AEAT (Futura): Cumplirá Verifactu (Funcionalidad Básica). La Agencia Tributaria ofrecerá una aplicación gratuita. Será una opción legal para el mínimo indispensable (emitir facturas simples, registrar y enviar a AEAT). Limitaciones Importantes: Casi con seguridad, no incluirá gestión avanzada de clientes/productos, personalización, control de gastos, informes detallados, generación de Facturae B2B/B2G, ni integración con otras herramientas. Puede ser claramente insuficiente para la gestión real de la mayoría de autónomos.
- Kit Digital: La Mejor Opción para Coste Cero (o Casi) el Primer Año. Es la vía más inteligente. Te permite contratar un software comercial completo, profesional y certificado (que sí cumple Verifactu y genera Facturae) utilizando el bono del gobierno. Cubre total o parcialmente la suscripción durante 12 meses.
Recomendación Profesional: No te la juegues con software gratuito no verificado por la complejidad de la factura electrónica autónomos bajo Verifactu. Evalúa si la futura y básica app de la AEAT es suficiente para tu operativa (probablemente no). La estrategia más sensata es solicitar ya el Kit Digital y elegir un software comercial certificado que se adapte a tus necesidades reales.
Recuerda, la inversión en un buen software de factura electrónica para autónomos se amortiza rápidamente con el ahorro de tiempo, la reducción de errores y la seguridad jurídica que proporciona.
9. ¡Evita la Multa! Errores Comunes y Cómo Prevenirlos
Estos son los errores más frecuentes que cometen los autónomos al gestionar la factura electrónica y que debes evitar a toda costa para no enfrentarte a problemas con Hacienda:
- Error Fatal: Usar Software NO Conforme a Verifactu después de Julio 2025.
- Prevención: Verifica YA MISMO la conformidad de tu software actual o busca uno nuevo certificado. ¡No esperes a la fecha límite! Pide garantías por escrito.
- No Tener/Usar Certificado Digital Válido para Firma B2B/B2G.
- Prevención: Obtén tu certificado con antelación y aprende a usarlo con tu software para firmar los archivos Facturae requeridos.
- Datos Fiscales Incorrectos (Propios o del Cliente).
- Prevención: Revisa NIFs, nombres/razones sociales y direcciones fiscales meticulosamente. Un error invalida la deducibilidad para tu cliente.
- Problemas con la Numeración o Fechas (Saltos, Duplicados).
- Prevención: Usa series correlativas y únicas. Confía en la gestión automática del software si es posible. Revisa antes de emitir.
- No Conservar Facturas y Registros Verifactu el Tiempo Legal.
- Prevención: Asegura un sistema de archivo digital fiable (idealmente en la nube con backups) y accesible durante 4-6 años mínimo.
- Enviar PDF Simple en lugar de Facturae (en B2B/B2G Obligatorio).
- Prevención: Entiende los requisitos de formato para cada tipo de cliente y usa la función de exportación/envío correcta (XML/XSIG firmado).
- Olvidar el Consentimiento Expreso B2C para Envío Electrónico.
- Prevención: Incluye una casilla o cláusula en tus contratos o formularios para obtener y registrar este permiso si envías factura electrónica autónomos a particulares.
- Ignorar Actualizaciones Críticas del Software.
- Prevención: Mantén tu programa siempre actualizado. Las actualizaciones corrigen errores, mejoran seguridad y adaptan a cambios normativos.
- Errores en Cálculos de Impuestos (IVA/IRPF).
- Prevención: Configura correctamente los tipos impositivos en tu software y verifica los cálculos automáticos, especialmente en casos complejos.
- Mala Gestión de Facturas Rectificativas.
- Prevención: Aprende a emitir correctamente facturas rectificativas desde tu software, referenciando la factura original y usando una serie específica si es necesario.
Consulta nuestra guía específica sobre errores Verifactu comunes y las temidas sanciones Verifactu para autónomos.
10. TPV y Factura Simplificada: ¿Cómo Afecta Verifactu?
Si utilizas un Terminal Punto de Venta (TPV) en tu actividad como autónomo (algo común en comercios, hostelería, pero también en algunos servicios con cobro inmediato), la normativa Verifactu te impacta de lleno:
- Obligación Verifactu para TPVs: Desde el 1 de julio de 2025, cualquier TPV (sea un dispositivo físico, una app en tablet/móvil o un software TPV en PC) que emita facturas simplificadas (los habituales tickets) o facturas completas debe cumplir con todos los requisitos del Reglamento Verifactu (RD 1007/2023).
- Código QR Obligatorio en Tickets: Las facturas simplificadas (tickets) emitidas por TPVs Verifactu deberán incluir obligatoriamente el código QR específico definido en la normativa.
- Registro Seguro e Inalterable de Ventas: Todas las operaciones realizadas a través del TPV quedarán registradas de forma segura en el sistema, con su correspondiente huella digital (hash) y encadenamiento.
- Opción de Factura Completa: El sistema TPV Verifactu debe permitir generar una factura completa si un cliente la solicita (cumpliendo también Verifactu).
Acción Necesaria: Verifica si tu proveedor de TPV actual actualizará el sistema para cumplir con Verifactu antes de julio de 2025. Si no lo garantiza, deberás cambiar de TPV o software TPV. Es un buen momento para buscar soluciones modernas que integren TPV y facturación Verifactu completa.
Busca soluciones TPV Verifactu específicamente diseñadas para autónomos y pymes.
11. Atención Autónomos Vascos: El Factor TicketBAI
Un apunte fundamental para los autónomos cuya actividad económica se desarrolle o tribute en el País Vasco (Comunidad Autónoma Vasca: Bizkaia, Gipuzkoa, Álava): además de cumplir con la normativa estatal sobre factura electrónica autónomos (Verifactu y futura B2B), estáis obligados a cumplir con el sistema foral específico TicketBAI (o el sistema integral Batuz en Bizkaia, que incluye los requisitos de TicketBAI).
TicketBAI entró en vigor de forma progresiva y ya es obligatorio para la práctica totalidad de los contribuyentes vascos. Tiene requisitos técnicos propios para el software de facturación (generación de ficheros XML con información adicional, firma electrónica específica, envío a las Haciendas Forales correspondientes). Por lo tanto, si operas en Euskadi, necesitas imperativamente un software de facturación que sea compatible con AMBAS normativas: TicketBAI y Verifactu.
Asegúrate de que tu proveedor de software garantiza explícitamente esta doble compatibilidad para tu territorio foral específico. La gestión de la factura electrónica autónomos en Euskadi requiere esta doble verificación.
Lee más en Verifactu vs TicketBAI: Diferencias Clave.
12. Caso Práctico: María, Diseñadora Freelance Exitosa
Para ilustrar cómo un autónomo puede gestionar esta transición, veamos el ejemplo realista de María:
María es diseñadora gráfica freelance y trabaja desde casa. Sus clientes son principalmente agencias de marketing (B2B) y algunas pequeñas empresas. Antes, creaba sus facturas con una plantilla de Excel y las enviaba en PDF.
- El Desafío: Al informarse, María descubrió que su método actual sería ilegal a partir de julio 2025 (por no usar software Verifactu) y que, además, pronto necesitaría enviar facturas en formato Facturae a sus clientes empresa (por la Ley Crea y Crece).
- La Estrategia de Adaptación de esta autónoma:
- Investigación: Buscó online software de facturación en la nube diseñado para freelancers, comparando aquellos que garantizaban cumplimiento Verifactu y generación de Facturae. Leyó opiniones y comparativas.
- Kit Digital: Comprobó que cumplía los requisitos para el bono del Kit Digital y lo solicitó a través de Acelera Pyme.
- Selección y Contratación: Eligió un software (por ejemplo, Quipu, Holded, o similar adaptado a freelancers) ofrecido por un Agente Digitalizador y utilizó su bono para cubrir la suscripción anual.
- Certificado Digital: Ya tenía su certificado de persona física, así que solo verificó su validez.
- Configuración y Aprendizaje: Dedicó unas horas a configurar el software con sus datos, logo, importar clientes y tarifas habituales. Realizó los tutoriales online del proveedor.
- Implementación: Empezó a emitir todas sus nuevas facturas electrónicas de autónoma desde el software, asegurándose de que incluían el QR Verifactu. Informó a sus clientes habituales del cambio.
- El Resultado Actual: María ahora tiene un sistema de factura electrónica autónomos legal y eficiente. Cumple Verifactu, está preparada para la obligación B2B, ahorra tiempo cada mes, tiene mejor control de qué facturas están pendientes y ofrece una imagen más profesional. La inversión inicial fue mínima gracias al Kit Digital.
Este caso práctico demuestra que, con información y planificación, la adaptación a la factura electrónica autónomos es un proceso manejable y con claros beneficios.
13. Tabla Resumen: ¿Qué Debes Hacer TÚ como Autónomo?
Para que tengas una hoja de ruta clara sobre la factura electrónica autónomos, aquí te resumimos las acciones clave según tu situación actual:
Tu Situación como Autónomo | Acción Clave ANTES de Julio 2025 | Acción Clave ANTES de (Est.) 2027 | Herramientas Esenciales |
YA usas software/TPV para facturar (a empresas o particulares) | Verificar URGENTE si tu software actual será compatible con Verifactu. Si no, buscar y contratar uno nuevo que SÍ lo sea. | Asegurar que tu software Verifactu también puede generar y gestionar Facturae B2B (la mayoría lo hará). | Software Verifactu + Facturae, Certificado Digital (para B2B/B2G). |
Facturas "a mano" (papel, Word, Excel) y SÓLO a particulares (B2C) | Elegir opción: a) Contratar Software Verifactu (recomendado para eficiencia y evitar errores) o b) Esperar y usar la app gratuita básica de la AEAT (si tus necesidades son mínimas). ¡Facturar manualmente dejará de ser opción si usas *cualquier* sistema informático! | (Obligación B2B no aplica directamente, pero si usas software, debe ser Verifactu). | (Opción a) Software Verifactu; (Opción b) App AEAT. |
Facturas "a mano" (papel, Word, Excel) y TAMBIÉN a empresas (B2B) | ¡CAMBIAR URGENTE a Software Verifactu! Facturar manualmente ya no es viable si usas ordenador. Necesitas un sistema que cumpla Verifactu. | Asegurar que el software elegido genera Facturae B2B para cumplir la segunda obligación. | Software Verifactu + Facturae, Certificado Digital. |
Facturas a Administraciones Públicas (B2G) | Verificar que tu software actual (que ya debe generar Facturae) será actualizado para CUMPLIR también Verifactu. Si no, cambiar a uno que cumpla ambas. | (Obligación B2G ya existe y la B2B se solapará). | Software Verifactu + Facturae, Certificado Digital. |
Nota: Esta tabla es una guía rápida. Tu situación puede tener matices. Consulta siempre con un asesor fiscal para confirmar tus obligaciones específicas respecto a la factura electrónica autónomos. Para más detalles sobre plazos y obligaciones específicas consulta nuestro artículo pilar: factura electrónica autónomos 2025.
14. Conclusión: La Factura Electrónica Autónomos es Urgente y Positiva
La era de la facturación opcional o manual para los autónomos ha terminado definitivamente. La factura electrónica autónomos es una realidad normativa imparable, impulsada por dos frentes clave: el Reglamento Verifactu (que exige software de facturación compatible para todos desde el 1 de julio de 2025) y la Ley Crea y Crece (que impondrá la factura electrónica estructurada B2B, previsiblemente desde 2027).
La adaptación ya no es una opción, es una necesidad urgente. Ignorarla o posponerla te expone a sanciones considerables y te sitúa en desventaja competitiva. Pero más allá de la obligación, esta transición representa una oportunidad de oro para modernizar tu gestión, automatizar tareas, reducir errores y liberar tiempo valioso.
Sí, requiere un esfuerzo inicial: informarse a fondo (¡esta guía es tu punto de partida!), elegir el software adecuado (https://tuweblista.com/), aprovechar ayudas como el Kit Digital, y dedicar tiempo a la implementación. Pero los beneficios a medio y largo plazo –ahorro tangible de tiempo y dinero, mayor control financiero, seguridad jurídica, imagen profesional– superan con creces el coste de la adaptación.
No lo dejes para el último momento. El plazo de Verifactu está a la vuelta de la esquina. Empieza YA tu transición a la factura electrónica autónomos. Utiliza la información de esta guía, explora las soluciones de software disponibles, y da el paso hacia una gestión más eficiente, segura y adaptada al futuro digital. ¡Tu negocio como autónomo te lo agradecerá!
15. Preguntas Frecuentes (FAQ) – Resuelve Todas Tus Dudas
1. ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para autónomos?
La obligatoriedad tiene dos fases clave: 1) Desde el 1 de julio de 2025, TODO software de facturación que uses debe cumplir con Verifactu. 2) Para las facturas entre autónomos y empresas (B2B), será obligatorio emitirlas en formato electrónico estructurado 2 años después de que se apruebe el reglamento de la Ley Crea y Crece (se estima para 2027 para la mayoría).
2. ¿Es obligatoria la factura electrónica en 2025?
Sí, parcialmente pero de forma crucial. A partir del 1 de julio de 2025, si usas cualquier software para facturar (incluso para tickets o facturas a particulares), ese software DEBE cumplir los requisitos Verifactu. La obligación de emitir todas las facturas B2B en formato electrónico estructurado (Facturae) se espera para más tarde (probablemente 2027).
3. ¿Cómo hacer mi propia factura electrónica?
Necesitarás usar un software de facturación que cumpla con Verifactu (obligatorio desde julio 2025). El proceso implica: 1) Elegir e implementar un software compatible. 2) Introducir los datos fiscales correctamente. 3) Rellenar los datos de cada factura (cliente, conceptos, importes, impuestos). 4) El software generará la factura con los requisitos Verifactu (QR, registro seguro). 5) Si es B2B (cuando sea obligatorio), deberás generarla en formato Facturae y enviarla electrónicamente. 6) Si es B2G (a la administración), generarla en Facturae y enviarla vía FACe.
4. ¿Cuándo es obligatorio emitir una factura electrónica?
Será obligatorio emitir una factura electrónica estructurada (Facturae) en tus operaciones con otras empresas o autónomos (B2B) 2 años después de aprobarse el reglamento de la Ley Crea y Crece (previsiblemente en 2027). Además, si facturas a la Administración Pública (B2G), ya es obligatorio usar Facturae vía FACe. Independientemente de esto, desde julio 2025, cualquier factura (B2B, B2C, ticket) emitida con software debe cumplir los requisitos Verifactu.
5. ¿Qué pasa si no emito factura electrónica?
Incumplir la obligación de usar software Verifactu (desde julio 2025) puede acarrear sanciones de hasta 50.000€. Incumplir la obligación de emitir factura electrónica B2B (cuando entre en vigor) puede suponer multas de hasta 10.000€. Además, podrías tener problemas para cobrar de otras empresas o de la administración. Puedes ver más sobre sanciones Verifactu para autónomos aquí.
6. ¿Cómo obtener el certificado digital?
Puedes solicitar tu certificado digital de persona física o de representante de persona jurídica a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o de otros prestadores de servicios de certificación cualificados reconocidos. El proceso suele implicar una solicitud online, una acreditación de identidad presencial (o por vídeo) y la descarga e instalación del certificado.
7. ¿Puedo facturar gratis y cumplir la ley?
Es muy improbable que un software gratuito genérico cumpla los complejos requisitos de Verifactu. La AEAT ofrecerá una aplicación básica gratuita, pero puede ser insuficiente para una gestión completa. La forma más realista de obtener una solución robusta ‘gratis’ (o a coste muy bajo el primer año) es solicitar el Kit Digital y usar el bono para contratar un software Verifactu comercial.
8. ¿Qué software necesito para cumplir Verifactu?
Necesitas un software de facturación (programa de escritorio, solución online, TPV…) que esté certificado o declarado por el fabricante como cumplidor del Reglamento Verifactu (RD 1007/2023). Debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, incluir un QR específico en las facturas y, opcionalmente, permitir el envío automático de registros a la AEAT. Consulta nuestro listado de software Verifactu.
9. ¿Hay diferencias entre autónomos persona física y societaria?
Las obligaciones de Verifactu y Ley Crea y Crece aplican a ambos (autónomos persona física y autónomos societarios/empresas). La principal diferencia puede estar en el tipo de certificado digital a usar (persona física vs. representante de persona jurídica) y en que las sociedades limitadas (SL) suelen tener un volumen de facturación que les obliga a cumplir antes ciertos plazos si superan umbrales (aunque Verifactu aplica a todos por igual desde julio 2025).
10. ¿Cuánto cuesta adaptarse a la factura electrónica?
El coste principal es el del software de facturación compatible con Verifactu y Facturae. Los precios varían mucho (desde unos 10-15€/mes hasta soluciones más completas). Sin embargo, este coste puede ser cubierto total o parcialmente durante el primer año gracias al bono del Kit Digital (hasta 1.000€ o más según segmento).
11. ¿Qué autónomos están obligados a facturar electrónicamente?
Todos los autónomos que utilicen software de facturación estarán obligados a que este cumpla Verifactu desde julio de 2025. Además, todos los autónomos que facturen a otras empresas o profesionales (B2B) estarán obligados a usar factura electrónica estructurada (Facturae) 2 años después de la aprobación del reglamento Crea y Crece (est. 2027). Los que facturen a la Administración (B2G) ya están obligados.
12. ¿Qué negocios están exentos de la factura electrónica?
La Ley Crea y Crece prevé posibles exenciones reglamentarias para ciertas operaciones B2B (por ejemplo, facturas de muy bajo importe o sectores específicos), pero aún no están definidas en el reglamento pendiente. La obligación Verifactu aplica a todo aquel que use software de facturación, sin exenciones generales por tipo de negocio si se usa un sistema informático.
13. ¿Cuál es el mejor programa de facturación para autónomos?
No hay un único ‘mejor’ programa, depende de tus necesidades (volumen de facturas, tipo de negocio, si necesitas TPV, gestión de stock, etc.). Lo crucial es que elijas uno que garantice el cumplimiento de Verifactu y que te permita generar Facturae si lo necesitas. Compara funcionalidades, facilidad de uso, soporte y precio. Puedes ver comparativas de software Verifactu aquí.
14. ¿Cuál es la diferencia entre una factura electrónica y una factura digital?
A menudo se usan como sinónimos, pero técnicamente: una ‘factura digital’ podría ser simplemente un PDF. Una ‘factura electrónica’ legalmente válida (como la exigida por la ley) debe cumplir requisitos específicos: formato estructurado (ej. Facturae XML) y/o cumplir normativas como Verifactu (registro seguro, QR), garantizando autenticidad e integridad, a menudo con firma electrónica.
15. ¿Qué pasa si no facturo como autónomo?
No facturar ingresos obtenidos por tu actividad económica es ilegal y constituye fraude fiscal. Te expones a inspecciones de Hacienda, sanciones económicas importantes (multas fijas y porcentajes sobre lo no declarado), recargos e intereses. Además, no podrás deducir gastos asociados a esa actividad no declarada.
16. ¿Los tickets (facturas simplificadas) también serán electrónicos?
Sí, en el sentido de que si emites facturas simplificadas (tickets) utilizando un software o TPV, ese sistema deberá cumplir con Verifactu desde julio de 2025. Las facturas simplificadas emitidas con sistemas Verifactu deberán incluir un código QR específico y quedarán registradas de forma segura.
17. ¿Es necesaria una asesoría para la facturación electrónica?
No es estrictamente obligatorio, pero sí muy recomendable, especialmente durante la transición. Una buena asesoría fiscal te ayudará a entender tus obligaciones específicas, elegir el software adecuado, configurarlo correctamente y asegurar que cumples con todos los requisitos legales y fiscales de la factura electrónica autónomos.
18. ¿Qué es el formato Facturae?
Facturae es el formato electrónico estructurado (basado en XML) definido por el Gobierno de España para las facturas electrónicas. Es obligatorio para facturar a las Administraciones Públicas (B2G) y será el formato requerido para las facturas entre empresas y autónomos (B2B) bajo la Ley Crea y Crece. Permite el procesamiento automático de las facturas. Puedes leer más en qué es Facturae.
19. ¿El código QR es obligatorio en todas las facturas de autónomos?
Sí, según el reglamento Verifactu, todas las facturas (completas y simplificadas) emitidas utilizando un software de facturación compatible deberán incluir obligatoriamente un código QR con información específica verificable desde el 1 de julio de 2025.
20. ¿Cómo afecta Verifactu si ya tengo un software?
Debes verificar urgentemente si tu proveedor de software actualizará tu programa para que cumpla con todos los requisitos de Verifactu antes del 1 de julio de 2025. Si no lo hace, deberás cambiar a un software que sí cumpla. Es responsabilidad del desarrollador adaptar el software y tuya asegurarte de usar una versión compatible. Consulta cómo verificar si tu software cumple Verifactu.
