¿Dónde se Hacen las Facturas Electrónicas? Las 3 Vías Legales para Cumplir la Normativa
1. Respuesta Directa: En un Software Homologado
Si te preguntas dónde se hacen las facturas electrónicas, la respuesta más importante es: se hacen en un software o plataforma informática preparada para ello. Con la nueva ley, ya no es suficiente un procesador de textos o una hoja de cálculo. Necesitas una herramienta que cumpla con todos los requisitos de la factura electrónica.
Esta obligación se enmarca dentro de la normativa de la factura electrónica obligatoria para 2025. Tienes principalmente tres lugares donde puedes crearlas de forma legal y segura.
2. Vía 1: Software de Facturación Comercial (La Opción Recomendada)
Esta es la opción que elegirán el 99% de los autónomos y pymes. Se trata de contratar un programa de facturación en la nube (SaaS – Software as a Service) que se encarga de todo el proceso de forma automática y sencilla.
Estos programas no solo crean la factura, sino que gestionan todo tu negocio: clientes, presupuestos, control de gastos, inventario, presentación de impuestos, etc. Su principal ventaja es que te garantizan por contrato el cumplimiento de la ley (tanto Verifactu como Ley Crea y Crece), dándote total tranquilidad. Si te preocupa el coste, hemos analizado cuánto cuesta un programa de facturación y verás que es una inversión muy asequible.
3. Vía 2: La Solución Pública y Gratuita de la Agencia Tributaria
Para asegurar que nadie se quede atrás, la ley obliga a la Administración a ofrecer una herramienta gratuita. La Agencia Tributaria está desarrollando una aplicación que permitirá a cualquier profesional crear y enviar facturas electrónicas sin coste.
Será una solución básica, pensada para cumplir con los mínimos legales. No ofrecerá las funciones de gestión avanzadas de un software comercial, pero será una opción 100% válida y gratuita para quienes tengan un volumen de facturación muy bajo. Te lo contamos todo en nuestra guía sobre dónde hacer facturas electrónicas gratis.
4. Vía 3: El Portal FACe (Solo para Administraciones Públicas)
Es importante mencionar esta vía para no confundirla con las demás. Si tu cliente es una Administración Pública (un Ayuntamiento, un Ministerio, una Comunidad Autónoma), estás obligado a facturar electrónicamente desde 2015.
El lugar donde se presentan estas facturas es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado, más conocido como FACe. Muchos programas de facturación comercial se integran directamente con FACe para automatizar el envío, pero si solo facturas a la administración, podrías usar sus propias herramientas.
5. El Error Común: ¿Por Qué no Puedo Usar Word o Excel?
Es una de las preguntas más repetidas. La respuesta es un «no» rotundo. A partir del 1 de julio de 2025, usar programas como Word, Excel o similares para facturar estará prohibido si estás obligado a ello. Los motivos son dos:
- No generan facturas electrónicas reales: Como te explicamos en la diferencia entre factura digital y electrónica, estas herramientas crean un PDF (una imagen), no un archivo de datos estructurado (XML).
- No cumplen con Verifactu: Son considerados «software de doble uso» porque permiten borrar o modificar facturas fácilmente, algo que la Ley Antifraude prohíbe explícitamente. No cumplir con esto conlleva sanciones muy graves.
6. Preguntas Frecuentes sobre Dónde Crear Facturas
1. ¿Qué es más recomendable, un software o la herramienta de la AEAT?
Para la mayoría de negocios, un software comercial es mucho más recomendable. Aunque tenga un coste bajo, las horas de trabajo que ahorra en gestión y la tranquilidad que aporta lo convierten en una inversión muy rentable.
2. ¿Puedo hacer facturas electrónicas desde el móvil?
Sí. La mayoría de los programas de facturación en la nube ofrecen aplicaciones móviles que te permiten crear y enviar facturas desde tu smartphone o tablet, con la misma validez legal.
3. ¿Necesito instalar algo en mi ordenador?
Generalmente no. La mayoría de soluciones modernas son 100% online. Solo necesitas un navegador web y conexión a internet para acceder a tu cuenta y gestionar toda tu facturación.
4. ¿Quién puede emitir facturas electrónicas?
Cualquier autónomo o empresa que esté dado de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores de la Agencia Tributaria puede y debe emitir facturas por sus operaciones.
5. ¿Mi gestor me puede hacer las facturas electrónicas?
Sí, puedes externalizar la gestión de tu facturación a tu asesoría. Muchas gestorías utilizan programas de facturación colaborativos donde tú introduces los datos básicos y ellos se encargan de la emisión y presentación de impuestos.
6. ¿El programa que elija tiene que estar homologado por Hacienda?
Más que «homologado», el proveedor del software debe emitir una «declaración responsable» garantizando que su programa cumple con todos los requisitos de la normativa Verifactu. Es tu deber exigírsela.
7. ¿Dónde se guardan las facturas que hago en un programa online?
Se almacenan de forma segura en los servidores del proveedor (en la nube). Esto tiene la ventaja de que puedes acceder a ellas desde cualquier lugar y no tienes que preocuparte por las copias de seguridad.
8. Si facturo a un cliente particular, ¿dónde hago la factura?
En el mismo software. Aunque la factura a un particular no necesite ser «electrónica» (puede ser un PDF o papel), al crearla con tu software, este ya cumplirá con Verifactu y le añadirá el código QR obligatorio.
9. ¿Hay programas específicos para mi sector (ej. construcción, sanidad)?
Sí, existen software de gestión vertical o especializados en nichos concretos que, además de la facturación general, incluyen módulos específicos para las necesidades de ese sector (certificaciones de obra, historial de pacientes, etc.).
10. Para usar estas herramientas, ¿necesito un certificado digital?
Sí. El certificado digital es indispensable para poder firmar electrónicamente las facturas, un requisito clave para garantizar su autenticidad y validez legal.
11. ¿El programa me ayuda a saber a quién debo enviar factura electrónica y a quién no?
Un buen software debería facilitarte esta tarea. Al introducir los datos de tu cliente, el programa debería identificar si es una empresa (B2B) o un particular (B2C) y prepararte el tipo de factura adecuado para cada uno.
12. ¿Qué es una «plataforma de intercambio» de facturas?
Son redes privadas a través de las cuales las empresas se envían y reciben las facturas electrónicas. La nueva ley obliga a que todas estas plataformas sean interoperables entre sí y con la solución pública.
13. ¿Puedo probar un software antes de decidirme?
Sí, es muy recomendable. Casi todos los proveedores ofrecen un periodo de prueba gratuito (entre 15 y 30 días) para que puedas usar la herramienta y ver si se adapta a tus necesidades antes de contratarla.
14. Si elijo un software, ¿estoy atado para siempre?
No. Si eliges una solución en la nube con suscripción mensual, normalmente no tienes permanencia. Además, la ley garantiza la portabilidad, por lo que siempre podrás descargar tus datos si decides cambiar de proveedor.
15. En definitiva, ¿cuál es el mejor lugar para hacer mis facturas?
Para la inmensa mayoría de autónomos y pymes, el mejor lugar es un software de facturación en la nube. Es la solución más completa, segura y eficiente para cumplir la ley y, a la vez, mejorar la gestión de tu negocio.
