¿Cuáles son los Requisitos para una Factura Electrónica? El Checklist Definitivo
1. Respuesta Directa: Los 3 Niveles de Requisitos
Saber cuáles son los requisitos para una factura electrónica es crucial, ya que un solo error puede hacer que no sea válida, con las graves consecuencias que ello implica. La nueva normativa ha creado una estructura de tres capas que toda factura debe cumplir. Puedes consultar la base legal en el Real Decreto 1619/2012, que aprueba el Reglamento de facturación.
Los tres niveles de requisitos son:
- Requisitos de Contenido: Los datos que debe incluir cualquier factura, sea de papel o electrónica.
- Requisitos Técnicos del Formato: Las condiciones que la convierten en una «factura electrónica» legal y no en un simple PDF.
- Requisitos del Sistema Emisor: Las nuevas reglas que debe cumplir el software con el que creas la factura (Verifactu).
Dominar estos tres niveles es la clave para operar con tranquilidad. Para una visión general de la nueva normativa, te recomendamos nuestro artículo pilar sobre la factura electrónica obligatoria 2025.
2. Nivel 1: Requisitos Básicos de Toda Factura (Checklist)
Empecemos por la base. Cualquier factura, para ser válida, debe contener obligatoriamente los siguientes datos:
- Número y serie de la factura: Debe ser único y correlativo dentro de su serie.
- Fecha de expedición: El día en que se emite la factura.
- Datos fiscales del emisor: Tu Nombre y apellidos (o razón social), NIF y domicilio fiscal.
- Datos fiscales del receptor: Nombre y apellidos (o razón social), NIF y domicilio fiscal de tu cliente.
- Descripción de las operaciones: Un detalle claro de los productos vendidos o servicios prestados.
- Base imponible: El importe total antes de impuestos.
- Tipo impositivo de IVA (y Recargo de Equivalencia si aplica): El porcentaje de IVA que se aplica (21%, 10%, 4% o 0%).
- Cuota tributaria: El importe total del IVA.
- Importe total a pagar: La suma de la base imponible y la cuota de IVA.
3. Nivel 2: Requisitos Técnicos Específicos de la Factura Electrónica
Aquí es donde una factura digital se convierte en una factura electrónica legal. No basta con que tenga los datos correctos; debe cumplir estas condiciones técnicas:
- Formato Estructurado: La factura debe generarse en un formato de datos que permita su procesamiento automático, como Facturae (XML). Como explicamos en nuestra guía sobre la diferencia entre factura digital y electrónica, un PDF no cumple este requisito.
- Garantía de Autenticidad e Integridad: Se debe asegurar quién es el emisor y que el contenido no ha sido alterado. Esto se logra mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado digital reconocido.
- Legibilidad: Tanto el destinatario como los programas informáticos deben poder leer la factura sin dificultad.
4. Nivel 3: Requisitos del Software que Emite la Factura (Verifactu)
La última capa de requisitos es la más novedosa y afecta a la herramienta con la que trabajas. A partir del 1 de julio de 2025, tu software de facturación debe cumplir con el sistema Verifactu, lo que añade dos requisitos visibles a tus facturas:
- Inclusión de Código QR: Todas las facturas, incluidas las simplificadas, deben llevar un código QR que contenga información de la operación. Te contamos todos los detalles en qué facturas deben incluir el QR.
- Frase de «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» (en caso de que el sistema remita los datos a Hacienda).
5. Anatomía de una Factura Válida en 2025 (Ejemplo Visual)
6. Preguntas Frecuentes sobre los Requisitos de una Factura
1. ¿Qué pasa si a una factura le falta uno de estos datos?
Si falta un dato obligatorio, la factura no es legalmente válida. Esto significa que tu cliente podría rechazarla y, lo más importante, no podrías usarla para deducir el IVA o el gasto en una inspección de Hacienda. Podrías enfrentarte a las sanciones por no emitir una factura correcta.
2. ¿El domicilio del cliente es siempre obligatorio?
Sí, el domicilio fiscal del cliente es un dato obligatorio en las facturas completas. No lo es en las facturas simplificadas (tickets), donde solo es necesario el NIF si el cliente lo solicita para la deducción.
3. ¿Tengo que firmar todas las facturas con mi certificado digital?
Sí, la firma electrónica avanzada es un requisito indispensable para garantizar la autenticidad e integridad de la factura electrónica, diferenciándola de un simple archivo digital.
4. ¿Qué es la «serie» de la factura y es obligatoria?
La serie es un prefijo opcional al número (ej. «A-001»). Es obligatoria en casos específicos, como para las facturas rectificativas o las emitidas por un apoderado.
5. ¿Qué significa que el formato debe ser «legible»?
Significa que debe poder ser leída sin problemas tanto por un humano (generalmente a través de una representación en PDF) como por el software de contabilidad del receptor (a través del archivo de datos estructurado).
6. ¿Los requisitos son los mismos para una factura a un particular?
En cuanto a los datos básicos, sí. La gran diferencia es que no estás obligado a que el formato sea «electrónico estructurado». Un ticket o una factura en papel/PDF con todos sus datos y el QR de Verifactu es suficiente.
7. ¿Y para una factura a la Administración Pública?
Los requisitos de contenido son los mismos, pero además debes incluir obligatoriamente los códigos DIR3, que identifican a la oficina pública destinataria, y enviarla a través del portal FACe.
8. Si estoy exento de IVA, ¿tengo que mencionarlo?
Sí. Si realizas una operación exenta de IVA, la factura no debe llevar el desglose del impuesto, pero sí debe incluir una nota que indique la razón de la exención, citando el artículo de la Ley del IVA que la regula.
9. ¿Es obligatorio poner la forma de pago en la factura?
Aunque no es un requisito estrictamente obligatorio según el Reglamento de Facturación, es una práctica muy recomendable para evitar problemas de gestión de cobros y dar claridad a la operación.
10. ¿Los requisitos son los mismos para las facturas simplificadas (tickets)?
No, son más sencillos. Un ticket solo requiere el NIF del emisor, número y serie, fecha, descripción y el total a pagar. Solo debe incluir los datos del receptor si este lo solicita para una deducción.
11. ¿Tengo que incluir la fecha de vencimiento?
Al igual que la forma de pago, no es un requisito obligatorio del Reglamento, pero es fundamental a nivel comercial. La Ley de Morosidad establece plazos de pago (generalmente 30-60 días) que empiezan a contar desde la fecha de la factura.
12. ¿Qué pasa si mi cliente me da un NIF incorrecto?
Es tu responsabilidad verificar en la medida de lo posible los datos de tus clientes. Si un NIF es incorrecto, la factura no será deducible para tu cliente y podría ser considerada no válida por Hacienda. Existen herramientas para verificar NIFs en la web de la AEAT.
13. ¿Los requisitos cambian si soy autónomo?
No. Los requisitos para que una factura sea válida son exactamente los mismos para un autónomo que para una gran empresa. Puedes ver más detalles en nuestra guía sobre la factura electrónica para autónomos.
14. ¿Y si la factura es en otra divisa?
Puedes emitir la factura en cualquier divisa, pero la cuota del IVA siempre debe estar expresada en euros. Deberás indicar el tipo de cambio aplicado.
15. ¿Cómo me aseguro de cumplir siempre todos los requisitos?
La forma más sencilla y segura es utilizar un software de facturación profesional. Un buen programa no te dejará guardar una factura si falta un dato obligatorio y se actualizará automáticamente para cumplir siempre con los últimos cambios legales.
