¿Cuál es la Validez de una Factura Electrónica en España?
En pleno proceso de transición hacia un modelo donde es obligatoria la facturación electrónica, una de las preguntas fundamentales es: ¿cuál es la validez de una factura electrónica? ¿Es igual de sólida que una factura tradicional en papel ante una inspección de Hacienda o en un proceso judicial?La respuesta es clara: sí, una factura electrónica es plenamente válida, pero no de forma automática.
Su validez depende del cumplimiento de una serie de requisitos técnicos y legales definidos en el Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación. Para comprender el contexto general, te recomendamos nuestra guía completa sobre qué es la factura electrónica.
1. La Respuesta Directa: Misma Validez, Requisitos Específicos
Una factura electrónica tiene la misma validez legal que una factura en papel. A efectos tributarios, comerciales y legales, ambas son equivalentes. La Agencia Tributaria las considera documentos probatorios de una operación de la misma manera, siempre que se cumplan las condiciones que la ley impone.
La clave no está en el medio (digital o papel), sino en la capacidad de garantizar que el documento es auténtico, íntegro y legible desde su expedición y durante todo el periodo de conservación.
2. Los 3 Pilares que Garantizan la Validez de una Factura Electrónica
El Reglamento de facturación establece que el emisor debe asegurar la validez de la factura por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. Sin embargo, especifica tres vías principales para garantizarla:
2.1. Autenticidad del Origen
Significa que debe poder garantizarse sin lugar a dudas la identidad del emisor de la factura. No puede haber incertidumbre sobre quién ha expedido el documento. El método más común y seguro para lograrlo es mediante una firma electrónica avanzada basada en un certificado digital cualificado.
2.2. Integridad del Contenido
Implica asegurar que el contenido de la factura no ha sido modificado desde el momento de su expedición. La firma electrónica también cumple esta función, ya que cualquier alteración posterior a la firma invalidaría la misma. Otros métodos como el intercambio electrónico de datos (EDI) también garantizan la integridad.
2.3. Legibilidad
La factura debe ser legible para los humanos, sin dificultad. Aunque los formatos electrónicos como Facturae son ficheros de datos (XML), el software de facturación debe ser capaz de presentar una copia visualmente legible que pueda ser leída e interpretada tanto por el receptor como por la Administración.
3. Requisitos de Contenido: ¿Qué Datos Debe Incluir?
Además de los pilares técnicos, una factura electrónica debe contener la misma información obligatoria que cualquier factura en papel para ser válida. Esto incluye, entre otros:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, NIF y domicilio del emisor y del destinatario.
- Descripción de las operaciones.
- Base imponible, tipo impositivo de IVA y cuota tributaria.
- Importe total a pagar.
La ausencia de cualquiera de estos datos puede invalidar la factura a efectos fiscales, impidiendo la deducción del IVA y del gasto.
4. El Formato: ¿Es Válido un Simple PDF?
Esta es una de las dudas más comunes. Un fichero PDF sin más no se considera una factura electrónica con formato estructurado, que es lo que exigirá la nueva ley para las operaciones B2B. Un PDF es un formato no estructurado, una simple imagen digital del documento.
Para que un PDF tenga validez como factura electrónica, debe estar firmado electrónicamente. Sin embargo, de cara a la nueva obligación, lo que se requerirá es un formato con datos estructurados como Facturae (XML). Si quieres aclarar este punto, visita nuestro artículo sobre la diferencia entre factura electrónica y digital.
5. Conservación y Plazo de Validez de las Facturas Electrónicas
La validez de una factura no caduca, pero la obligación de conservarla sí tiene un plazo. Las facturas electrónicas, al igual que las de papel, deben conservarse durante el periodo que marca la normativa tributaria y mercantil (generalmente, un mínimo de 6 años).
Es crucial que el sistema de archivo digital garantice la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas durante todo ese tiempo.
6. ¿Cómo Verificar si una Factura Electrónica es Válida?
Para comprobar la validez de una factura electrónica que has recibido, puedes seguir estos pasos:
- Verifica la firma electrónica: Utiliza un software que pueda validar la firma digital del documento. Esto te confirmará la identidad del emisor y que el contenido no ha sido alterado.
- Revisa los datos obligatorios: Comprueba manualmente que la factura incluye todos los campos de contenido requeridos por el Reglamento de facturación.
- Utiliza validadores oficiales: Para las facturas dirigidas a la Administración Pública (formato Facturae), puedes usar el validador de la plataforma FACe para verificar la estructura y la firma del fichero.
7. Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica para ser válida?
Debe garantizar tres principios: autenticidad del origen (quién la emitió), integridad del contenido (que no ha sido alterada) y legibilidad. Además, debe incluir todos los datos obligatorios de una factura tradicional.
2. ¿Cuánto tiempo tiene validez una factura electrónica?
Una factura electrónica tiene validez legal indefinida, al igual que una de papel. Lo que tiene un plazo es la obligación de conservarla, que suele ser de 6 años a efectos mercantiles y durante los plazos de prescripción de los impuestos (4 años).
3. ¿Cómo sé si una factura electrónica es válida?
Puedes verificar la validez de su firma electrónica con un software adecuado, comprobar que contiene todos los datos fiscales obligatorios y, si es en formato Facturae, utilizar el validador de la plataforma FACe.
4. ¿Una factura enviada por email en PDF es válida?
Un PDF por sí solo es un formato no estructurado. Para tener plena validez como factura electrónica debe llevar una firma electrónica avanzada. De cara a la nueva normativa B2B, se exigirán formatos estructurados (como XML), no simples PDFs.
5. ¿Qué validez tiene una factura sin firma digital?
Aunque la firma electrónica es el método más recomendado para garantizar la autenticidad e integridad, existen otras vías (como el intercambio EDI o procesos de control de gestión auditables). Sin embargo, la firma digital es el estándar más seguro y extendido.
6. ¿Es obligatorio conservar las facturas electrónicas?
Sí. Es obligatorio conservar las facturas electrónicas recibidas y emitidas, asegurando su legibilidad y la garantía de autenticidad e integridad durante el plazo legal establecido, que es el mismo que para las facturas en papel.
7. ¿Cuándo se entiende aceptada una factura electrónica?
Una factura se entiende aceptada tácitamente si, tras su recepción, el destinatario no muestra su disconformidad. La normativa de la Ley Crea y Crece prevé plazos concretos para informar sobre la aceptación o rechazo.
8. ¿Qué pasa si una factura electrónica contiene un error?
Si una factura es incorrecta, no es válida a efectos fiscales para la deducción. Debe ser anulada y sustituida por una factura rectificativa, que también deberá ser electrónica y cumplir todos los requisitos de validez.
9. ¿Qué vencimiento tiene una factura electrónica?
La validez legal no vence. El vencimiento se refiere a la fecha límite de pago acordada entre las partes, que es independiente del formato de la factura.
10. ¿El código QR de Verifactu afecta a la validez?
El código QR es un requisito del sistema Verifactu (Ley Antifraude) que añade una capa de verificación. Su inclusión será obligatoria en muchas facturas y aportará información para comprobar su correcta expedición, reforzando su validez ante la AEAT.
11. ¿Qué es una factura sin valor fiscal?
Una factura sin valor fiscal es un documento que no cumple todos los requisitos legales para ser considerado una factura válida (por ejemplo, un presupuesto o una factura proforma). No sirve para deducir el IVA ni el gasto.
12. ¿Necesito el consentimiento del receptor para que sea válida?
Sí. El emisor debe contar con el consentimiento previo del destinatario para enviarle facturas en formato electrónico. Con la nueva Ley Crea y Crece, este consentimiento se dará por sentado en las relaciones B2B.
13. ¿Cómo comprueba Hacienda la validez de estas facturas?
Hacienda puede verificar la firma electrónica, la estructura de los datos del fichero y la información reportada a través de los nuevos sistemas de facturación. Comprobará que todos los requisitos técnicos y de contenido se cumplen.
14. ¿La validez es la misma en toda la Unión Europea?
Sí, la Directiva 2006/112/CE del Consejo Europeo establece un marco común para la facturación en la UE. Una factura electrónica válida en España lo es también en el resto de los estados miembros, y viceversa.
15. ¿Qué hace que una factura sea legal?
Que cumpla con todo lo estipulado en el Reglamento de facturación: que contenga todos los datos obligatorios y que se pueda garantizar su autenticidad e integridad, ya sea en formato papel o electrónico.
