¿Cuál es la Diferencia entre una Factura Digital y una Factura Electrónica?
1. Respuesta Directa: La Clave está en los «Datos»
La pregunta sobre la diferencia entre una factura digital y una factura electrónica es fundamental, y la respuesta es más sencilla de lo que parece: **toda factura electrónica es digital, pero no toda factura digital es electrónica.** Para entender bien esta distinción, es crucial conocer el marco legal, que puedes consultar en la normativa oficial de facturación del BOE.
La diferencia reside en la estructura de los datos:
- Una factura digital es simplemente la imagen de una factura en un archivo. El ejemplo más común es un PDF. Un ordenador lo ve como una foto, no puede leer los datos de forma nativa.
- Una factura electrónica es un archivo que contiene los datos de la factura de forma estructurada (por ejemplo, en formato XML-Facturae). Está diseñada para ser leída y procesada automáticamente por un software.
Esta distinción es la base de todo el nuevo sistema. Para una visión general de la nueva normativa, te recomendamos leer nuestro artículo pilar sobre la factura electrónica obligatoria 2025.
2. ¿Qué es una Factura Digital? El Concepto Amplio
Una factura digital es, sencillamente, la evolución de la factura de papel. Es cualquier factura que se crea, envía y recibe por medios electrónicos, pero que no tiene necesariamente un formato de datos estándar. Es un término genérico.
El ejemplo perfecto es un PDF. Lo creas en tu ordenador, se ve igual que una factura de papel y lo envías por email. El receptor lo abre y lo lee, pero su programa de contabilidad no puede «entender» los datos automáticamente; alguien tiene que picarlos a mano. Un JPG, un documento de Word o una hoja de Excel guardada como imagen también son facturas digitales.
3. ¿Qué es una Factura Electrónica? El Concepto Legal
Aquí es donde entra en juego la ley. Una factura electrónica, a efectos legales en España, es un documento digital que cumple dos condiciones indispensables:
- Tiene un formato estructurado: Los datos están organizados y etiquetados en un lenguaje que los ordenadores pueden procesar sin intervención humana. El estándar en España es el formato Facturae, que se basa en XML.
- Garantiza autenticidad e integridad: Esto se consigue mediante una firma electrónica avanzada, que asegura quién ha sido el emisor y que la factura no ha sido modificada tras su firma.
Como puedes ver, el concepto es mucho más técnico y es el único que tendrá validez en las operaciones entre empresas (B2B) una vez que sea obligatoria la factura electrónica.
4. Tabla Comparativa: Digital vs. Electrónica Cara a Cara
Característica | Factura Digital (Ej: PDF) | Factura Electrónica (Ej: Factur Electrónica ae) |
Formato | No estructurado (imagen de datos). | Estructurado (datos etiquetados). |
Procesamiento | Lectura e introducción manual. | Automático por software. |
Validez Legal B2B (Post-2026) | No válida | Sí, es la única válida |
Firma Electrónica | Opcional (no garantiza estructura). | Obligatoria para garantizar autenticidad. |
Integración Contable | Manual, propensa a errores. | Directa y sin errores. |
5. ¿Por Qué esta Diferencia es Crucial a partir de 2025?
Esta distinción deja de ser teórica para convertirse en una obligación legal. La Ley Crea y Crece especifica que las facturas entre empresas y autónomos deben ser «electrónicas», es decir, estructuradas. Por tanto, un PDF ya no será suficiente.
Además, el software que utilices para crear estas facturas deberá cumplir con el sistema Verifactu. Esto significa que la herramienta que genera el archivo de datos (la factura electrónica) debe ser segura y fiable. Para entender cómo se unen ambos mundos, te recomendamos leer qué será la factura electrónica en 2025.
6. Ejemplo Práctico: El Viaje de una Factura
- Con una factura digital (PDF): La empresa A crea un PDF y lo envía por email. La empresa B lo recibe, lo abre, y un contable introduce a mano el NIF, las bases, el IVA y el total en su sistema. Hay riesgo de error y se pierde tiempo.
- Con una factura electrónica (XML): El software de la empresa A genera un archivo XML y lo envía a la plataforma de la empresa B. El software de la empresa B recibe el archivo, lo lee automáticamente y crea el asiento contable en segundos, sin errores.
7. Preguntas Frecuentes sobre Formatos de Factura
1. Entonces, ¿un PDF firmado electrónicamente es una factura electrónica?
No necesariamente a efectos de la Ley Crea y Crece. Aunque la firma le da autenticidad, si los datos no están en un formato estructurado (como XML), no cumple el requisito de ser procesable automáticamente y no será válida para B2B.
2. ¿Puedo seguir enviando facturas en PDF a mis clientes particulares?
Sí. La obligación del formato estructurado es solo para operaciones entre empresas y autónomos (B2B). Para tus clientes finales (B2C), un PDF o una factura en papel seguirán siendo perfectamente válidos.
3. ¿Qué es Facturae?
Facturae es el nombre del formato estándar y oficial de factura electrónica en España. Es un tipo de archivo XML que sigue una estructura definida por el Gobierno para garantizar la compatibilidad entre todos los sistemas.
4. ¿Y qué es una «factura virtual»?
«Factura virtual» es un término ambiguo y no oficial. Generalmente se usa como sinónimo de factura digital o electrónica, pero no tiene una definición legal concreta. Lo importante es distinguir entre formato estructurado (electrónica) y no estructurado (digital).
5. ¿Mi programa de facturación actual sirve para esto?
Debes preguntarle a tu proveedor si su software es capaz de generar facturas en formato Facturae (XML) y si está adaptado a Verifactu. Si solo genera PDFs, no te servirá para cumplir con la nueva ley B2B.
6. ¿Necesito conocimientos técnicos para manejar archivos XML?
No. Tu software de facturación se encargará de todo el proceso de forma transparente. Tú crearás la factura como siempre, y el programa la convertirá al formato XML y la enviará por el canal adecuado sin que tú veas el código.
7. ¿Por qué se ha elegido un formato estructurado en lugar de un PDF?
El objetivo principal de la ley es la digitalización real y la automatización de procesos para mejorar la eficiencia y reducir la morosidad. Esto solo es posible si las máquinas pueden leer e interpretar los datos de las facturas sin intervención humana.
8. ¿La factura en papel se considera una factura digital?
No, la factura en papel es el formato físico tradicional. La factura digital es su primer paso evolutivo, al convertirla en un archivo electrónico como un PDF.
9. ¿Qué pasa si envío un PDF a otra empresa cuando la ley esté en vigor?
Se considerará que no has emitido una factura válida. Te expones a sanciones y tu cliente no podrá deducirse el gasto ni el IVA, por lo que seguramente te la rechace y te exija el formato electrónico correcto.
10. ¿Todos los países de la UE usan el mismo formato de factura electrónica?
No, aunque hay una directiva europea que establece un estándar común (UBL/CII), cada país puede tener sus propias especificaciones. En España, el formato nacional es Facturae.
11. ¿Una foto de una factura en papel es una factura digital?
Sí, un archivo JPG o PNG de una factura es un tipo de factura digital no estructurada, similar a un PDF. No tiene validez como factura electrónica B2B.
12. ¿Cuál es la principal ventaja de la factura electrónica (estructurada)?
La automatización. Elimina la necesidad de introducir datos manualmente, lo que ahorra una enorme cantidad de tiempo y reduce a cero los errores de transcripción.
13. ¿Necesito un software especial para abrir un archivo Facturae (XML)?
Para verlo de forma legible, necesitarías un visor o que tu propio software de facturación te lo muestre en un formato amigable. No está pensado para ser abierto y leído como un PDF.
14. Si recibo un XML, ¿también me enviarán un PDF para verlo?
Sí, es una práctica muy común. Se envía el archivo XML (que es el legalmente válido) junto con una representación visual en PDF para que el receptor pueda verla y archivarla de forma más cómoda.
15. En definitiva, para cumplir la ley, ¿necesito factura digital o electrónica?
Necesitas un sistema que emita facturas electrónicas (con formato estructurado) para tus clientes empresariales, y que pueda emitir facturas digitales (como PDF o papel con QR) para tus clientes particulares.
