¿Cuál es el Plazo para Emitir una Factura Electrónica? Guía Definitiva de Fechas Límite
1. Respuesta Directa: El Plazo Depende de tu Cliente
Saber cuál es el plazo para emitir una factura electrónica es fundamental para una correcta gestión y para evitar problemas con Hacienda. La respuesta varía según un factor clave: el destinatario de la factura. La normativa, recogida en el Reglamento de Facturación, establece dos escenarios principales:
- Si tu cliente es un particular: Debes emitir la factura en el mismo momento de la operación.
- Si tu cliente es otra empresa o un autónomo: El plazo se amplía hasta el día 16 del mes siguiente a la prestación del servicio o la venta.
Entender esta distinción es el primer paso para facturar correctamente dentro del nuevo marco de la factura electrónica obligatoria.
2. Caso 1: Plazo para Clientes Particulares (B2C)
Cuando realizas una venta o prestas un servicio a un cliente final (consumidor), la ley es muy clara: la factura (normalmente una factura simplificada o ticket) debe expedirse y entregarse en el mismo momento en que se realiza la operación.
Ejemplo práctico: Si un cliente come en tu restaurante, le entregas el ticket al momento de pagar. Si vendes una prenda en tu tienda, entregas el ticket junto con la compra. No puedes esperar al día siguiente para hacerlo. Este requisito busca garantizar que cada transacción quede registrada instantáneamente.
3. Caso 2: Plazo para Clientes Profesionales (B2B)
Aquí la normativa ofrece más flexibilidad, entendiendo que las operaciones entre empresas pueden ser más complejas. Si tu cliente es otra empresa o un autónomo, tienes de plazo para emitir la factura hasta el día 16 del mes siguiente a la fecha del devengo del impuesto (es decir, a la fecha en que entregaste el bien o prestaste el servicio).
Ejemplo práctico: Eres un diseñador web y terminas un proyecto para una empresa el 20 de septiembre. Tienes hasta el 16 de octubre para emitir y enviar la factura electrónica correspondiente a ese trabajo. Esto te permite agrupar todas las operaciones de un mes y gestionarlas de forma más ordenada.
4. Tabla Resumen: Plazos de Emisión de Facturas
Tipo de Cliente | Plazo Máximo de Emisión | Ejemplo |
Particular (B2C) | En el momento de la operación. | Venta en una tienda, servicio en un bar. |
Empresa o Autónomo (B2B) | Hasta el día 16 del mes siguiente a la operación. | Servicios profesionales, venta de material a otra empresa. |
5. ¿Qué Pasa si Emito una Factura Fuera de Plazo?
Emitir una factura fuera del plazo legal se considera una infracción tributaria. Aunque no es tan grave como no emitirla, puede acarrear sanciones. Según la Ley General Tributaria, se considera una infracción por incumplimiento de las obligaciones de facturación.
La sanción puede consistir en una multa fija de 150 euros. Aunque pueda parecer poco, la acumulación de estas infracciones puede dar una mala imagen a Hacienda y ser un detonante para una inspección. Puedes leer más sobre las consecuencias en nuestro artículo ¿Qué pasa si no emito una factura?.
6. Preguntas Frecuentes sobre los Plazos de Emisión
1. ¿Puedo emitir una factura con fecha del mes anterior?
Sí, siempre que estés dentro del plazo legal. Por ejemplo, el 5 de octubre puedes emitir una factura con fecha del 30 de septiembre por un trabajo realizado en esa fecha, ya que tienes hasta el 16 de octubre para hacerlo.
2. ¿»Emitir» y «enviar» la factura es lo mismo?
La ley habla del plazo para «expedir» la factura. Sin embargo, para que tu cliente pueda deducirla, debes enviársela. La Ley Crea y Crece establece que los sistemas deberán permitir el envío y la recepción en plazos muy cortos, por lo que en la práctica deberás expedirla y enviarla dentro del mismo plazo.
3. ¿El plazo para una factura rectificativa es el mismo?
La factura rectificativa debe expedirse tan pronto como tengas constancia del error que la motiva y siempre dentro del plazo de 4 años desde la fecha de devengo de la factura original.
4. ¿Puedo emitir facturas por adelantado, antes de hacer el trabajo?
Sí, puedes emitir una factura por un pago anticipado. En ese caso, la fecha de la factura será la del cobro del anticipo, y deberás ingresar el IVA correspondiente en ese trimestre.
5. ¿Qué fecha se considera la «fecha de la operación»?
Es la fecha en la que se entiende entregado el bien o prestado el servicio, conocida como «fecha de devengo». Esta es la fecha que determina en qué periodo de IVA debe declararse esa operación.
6. ¿Cuánto tiempo tengo para incluir una factura en mi contabilidad?
Debes registrar las facturas en tu contabilidad en el trimestre que corresponde a su fecha de devengo para la correcta liquidación de impuestos.
7. ¿Y si mi cliente tarda mucho en darme los datos para facturar?
Es tu responsabilidad como emisor asegurarte de tener los datos a tiempo para cumplir el plazo. Debes ser proactivo y solicitarlos con antelación. Si el retraso es del cliente, es recomendable dejar constancia por escrito de tus peticiones.
8. ¿El plazo se cuenta en días hábiles o naturales?
La normativa se refiere a días naturales. Por tanto, el «día 16 del mes siguiente» es siempre el día 16, sin importar si es festivo o fin de semana.
9. ¿El plazo cambia si es una factura simplificada o completa?
No, el plazo no depende del tipo de factura, sino del tipo de cliente (particular o empresa).
10. ¿Cuánto tiempo hacia atrás puedo emitir una factura?
Puedes emitir una factura correspondiente a un servicio del mes anterior siempre que no superes el día 16 del mes actual. No es recomendable emitir facturas con fechas mucho más antiguas, ya que puede generar problemas en la liquidación de impuestos y descuadres contables.
11. Si hago una factura recapitulativa de todo un mes, ¿qué fecha pongo?
La factura recapitulativa debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente (si es para una empresa) y la fecha de expedición debe ser la del último día del mes que se está recapitulando.
12. ¿Los plazos son los mismos para la factura en papel y la electrónica?
Sí, los plazos para expedir la factura son los mismos independientemente del formato. Lo que cambia es que, para operaciones B2B, la factura en papel dejará de ser una opción válida.
13. ¿Qué hago si me doy cuenta de que no emití una factura de hace meses?
Debes emitirla lo antes posible con su fecha original y presentar una declaración complementaria del IVA de ese trimestre, asumiendo los posibles recargos e intereses de demora. Es la mejor forma de minimizar una posible sanción.
14. ¿Un software de facturación me ayuda a controlar estos plazos?
Sí, es una de sus grandes ventajas. Un buen programa te alertará si tienes operaciones pendientes de facturar a final de mes y te ayudará a gestionar las fechas correctamente para cumplir siempre con la ley.
15. ¿El plazo para «enviar» la factura al cliente es el mismo?
Sí, debes expedir y enviar la factura a tu cliente dentro del plazo legal para que este pueda procesarla y cumplir con sus propias obligaciones fiscales a tiempo.
