¿Cómo se Gestiona el IVA de Caja con un Sistema VeriFactu? Guía Completa
1. La Clave de VeriFactu y el IVA de Caja: El Registro del Cobro
La gestión del IVA de caja con un sistema VeriFactu se centra en un único concepto: el devengo del impuesto se produce en el momento del cobro, no en el de la emisión. El sistema VeriFactu está diseñado precisamente para controlar este evento.
Tu software homologado debe ser capaz de registrar de forma inalterable no solo la emisión de la factura, sino también la fecha y el importe de cada cobro asociado a ella. Cuando registras el pago (total o parcial), el sistema VeriFactu comunica este evento a la Agencia Tributaria, produciéndose en ese momento el devengo del IVA correspondiente a la cantidad cobrada.
2. ¿Cómo Funciona la Gestión en la Práctica?
El proceso es más sencillo de lo que parece, ya que un buen software lo automatiza. Se divide en tres momentos clave:
2.1. Paso 1: Emisión de la Factura
Cuando emites una factura a un cliente, tu sistema VeriFactu genera el registro de facturación y lo envía a la AEAT (o lo prepara para su envío posterior). En este momento, la factura existe a nivel fiscal, pero el IVA aún no se ha devengado.
2.2. Paso 2: Registro del Cobro
Cuando el cliente te paga, debes registrar ese cobro en tu software (indicando fecha e importe). Este es el paso más importante para los acogidos al RECC. El software VeriFactu creará un «registro de cobro» asociado al registro de la factura inicial.
2.3. Paso 3: Devengo y Notificación a la AEAT
Al crear el registro de cobro, el sistema notifica a la AEAT que esa cantidad ha sido abonada. Automáticamente, el IVA correspondiente a ese importe se considera devengado y deberá incluirse en la declaración del trimestre en el que se produjo el cobro.
3. Requisitos Esenciales en tus Facturas de Criterio de Caja
Además de todos los datos obligatorios de cualquier factura, si estás en el RECC, tus facturas deben incluir obligatoriamente una mención expresa. Tu software VeriFactu debería añadirla de forma automática:
"régimen especial del criterio de caja"
Esta leyenda informa al receptor de que el IVA soportado de esa factura solo podrá deducírselo cuando te la haya pagado, tal como marca la normativa de la AEAT.
4. Ventajas de Integrar VeriFactu con el IVA de Caja
- Automatización: Reduce la carga administrativa al notificar los cobros y calcular el devengo de forma automática.
- Reducción de errores: Minimiza los fallos humanos al vincular inequívocamente cada cobro a su factura.
- Transparencia con Hacienda: La AEAT tiene una visión clara y en tiempo real de tu flujo de caja y de tus obligaciones de IVA, lo que facilita las inspecciones y reduce las discrepancias.
- Mayor control financiero: Te obliga a llevar un registro más estricto de los cobros, mejorando la gestión de tu tesorería.
5. ¿Y qué pasa con las Facturas Recibidas (IVA Soportado)?
Para ti, como receptor de facturas, la regla es simétrica. Solo podrás deducirte el IVA de las facturas de tus proveedores cuando las hayas pagado.
El sistema VeriFactu y el código QR de las facturas te permitirán verificar el estado de la factura en la Sede Electrónica, aportando una prueba fehaciente del momento en que realizaste el pago para poder justificar la deducción.
6. Riesgos y Sanciones por una Mala Gestión
No gestionar correctamente el IVA de caja con VeriFactu puede acarrear serios problemas. El principal riesgo es no registrar los cobros o hacerlo de forma incorrecta. Esto se considera una ocultación de datos a la Administración y puede derivar en:
- Inspecciones de Hacienda al detectar que las facturas están emitidas pero no se declaran los cobros.
- Sanciones por incorrecta declaración del IVA.
- Multas por incumplimiento de las obligaciones del software, que como explicamos en nuestro artículo sobre sanciones Verifactu, pueden ser muy elevadas.
7. Cómo Adaptar tu Software: Guía Práctica
La adaptación es sencilla si sigues estos pasos:
- Elige un Software Compatible: Asegúrate de que tu programa de facturación no solo sea compatible con VeriFactu, sino que contemple explícitamente la gestión del Régimen Especial de Criterio de Caja.
- Configura tu Régimen Fiscal: En los ajustes de tu software, selecciona que tu empresa o actividad está acogida al RECC. Esto activará las funcionalidades necesarias.
- Crea un Proceso de Registro de Cobros: Define un flujo de trabajo claro en tu empresa para que cada pago recibido (ya sea por banco, TPV o efectivo) se registre de inmediato en el software, asociándolo a su factura correspondiente.
8. Preguntas Frecuentes
1. ¿Qué pasa si un cliente me paga solo una parte de la factura?
Debes registrar ese cobro parcial. Tu sistema VeriFactu notificará a la AEAT el importe exacto cobrado, y solo devengarás el IVA correspondiente a esa parte. El resto del IVA quedará pendiente hasta el siguiente cobro.
2. ¿Cómo registro un cobro si mi software VeriFactu no tiene módulo de tesorería?
Tu software VeriFactu debe tener, obligatoriamente, una función para registrar los cobros asociados a cada factura para cumplir con el RECC. Si no la tiene, no es un software adecuado para ti y deberías considerar cambiarlo.
3. Si emito una factura rectificativa, ¿cómo afecta al IVA de caja?
La factura rectificativa anula o modifica la base imponible y el IVA de la factura original. Su registro en VeriFactu ajustará el IVA pendiente de devengo. Si ya habías cobrado e ingresado el IVA de la factura original, la rectificativa generará un IVA a compensar en tu declaración.
4. ¿Puedo salir del régimen de criterio de caja si uso VeriFactu?
Sí. La renuncia al RECC se presenta en el mes de diciembre anterior al año en que deba surtir efecto. El uso de VeriFactu es independiente de tu régimen de IVA, aunque facilita mucho la gestión del de caja.
5. ¿El sistema VeriFactu me avisa si se me olvida registrar un cobro?
No, el sistema no te avisará. La responsabilidad de registrar cada cobro es tuya. Es fundamental que establezcas un proceso administrativo riguroso para conciliar tus movimientos bancarios con las facturas pendientes.
6. ¿Cómo se gestiona el cobro con tarjeta a través de un TPV?
Si tu TPV está integrado con tu software de facturación VeriFactu, el registro del cobro debería ser automático en el momento de la transacción, simplificando enormemente el proceso.
7. ¿VeriFactu me ayudará a preparar el modelo 347 si estoy en criterio de caja?
Sí. Al tener un registro exacto de los cobros por cliente, tu software VeriFactu debería poder generar el modelo 347 con los importes anuales efectivamente cobrados, que es el dato que se debe declarar en este régimen.
8. ¿Qué fecha de cobro pongo si un cliente me paga con un cheque?
La fecha de cobro a efectos del devengo de IVA es la fecha en que el cheque se hace efectivo en tu cuenta bancaria, no la fecha en que lo recibes. Debes registrar el cobro en tu sistema en esa fecha.
9. ¿Hay alguna diferencia si mi cliente también está en criterio de caja?
Para ti como emisor, no hay ninguna diferencia. Para tu cliente, significa que solo podrá deducirse el IVA de tu factura cuando te la pague, algo que ya es la norma general del régimen para el receptor.
10. ¿La obligación de enviar los registros de cobro a la AEAT es inmediata?
Depende de si tu sistema es VERI*FACTU (envío inmediato o en plazos cortos) o no. En cualquier caso, el registro del cobro debe ser contemporáneo al momento en que se produce.
11. ¿Y si un cobro resulta ser un impago (ej. un cheque devuelto)?
Si registraste el cobro y luego resulta ser un impago, deberás emitir un registro de anulación de ese cobro o, en su defecto, una factura rectificativa para anular la operación si se considera incobrable, ajustando así el IVA.
12. ¿Cómo afecta VeriFactu a la provisión de fondos de un abogado o procurador?
Una provisión de fondos es un anticipo. Debe ser facturada y, si estás en criterio de caja, el IVA se devenga en el momento del cobro del anticipo. VeriFactu simplemente registrará y comunicará esta operación a la AEAT.
13. ¿Tengo que seguir llevando un libro de registro de facturas emitidas por separado?
No. El propio sistema VeriFactu, con todos sus registros de facturación y cobro, constituye el libro de registro de facturas emitidas exigido por la normativa del IVA, siempre que el software lo permita exportar en un formato legible.
14. ¿Puedo acogerme al IVA de caja si facturo más de 2 millones de euros?
No. Uno de los requisitos para acogerse y permanecer en el RECC es que el volumen de operaciones durante el año natural anterior no supere los 2.000.000 de euros. VeriFactu no cambia este límite.
15. Si me equivoco al registrar la fecha de un cobro, ¿puedo modificarlo?
No directamente, ya que los registros VeriFactu son inalterables. Deberías generar un registro de anulación del cobro incorrecto y, a continuación, crear un nuevo registro de cobro con la fecha correcta, manteniendo la trazabilidad.
