Cómo Emitir Facturas con Verifactu [Guía Definitiva 2025] ✅

1. Checklist Previa: La Base para Emitir Facturas con Verifactu sin Errores

Antes incluso de pensar en emitir tu primera factura, detenerse a preparar el terreno es la acción más inteligente. Asegurarte de que cumples con estos puntos te ahorrará el 99% de los problemas futuros. Este es el cimiento sobre el que se construye un proceso exitoso de cómo emitir facturas con Verifactu. Para que no se te olvide nada, hemos preparado este checklist visual:

• Software o TPV 100% Conforme y con Declaración Responsable: No vale un «creo que sí». Tu proveedor debe entregarte un documento llamado «Declaración Responsable». Este papel es tu salvavidas legal, ya que en él, el desarrollador jura que su programa cumple con cada uno de los puntos del Real Decreto 1007/2023. Si un proveedor duda en dártelo, es una señal de alarma inequívoca. Pídelo explícitamente antes de contratar.

• Certificado Electrónico Válido y Vigente: Este es tu DNI en el mundo digital, indispensable para la firma electrónica de facturas completas. Sirve para garantizar quién eres (autenticidad) y que el documento no se ha tocado (integridad). Puedes usar el de la FNMT, el DNI electrónico con un lector adecuado, o cualquier otro certificado cualificado reconocido. Revisa su fecha de caducidad con antelación.

• Datos Fiscales Propios Impecables: Abre tu software y ve a la configuración de tu empresa. Comprueba letra por letra tu NIF/CIF, razón social y domicilio fiscal. Un error aquí, como una dirección antigua, puede hacer que tus facturas sean nulas a efectos de deducción para tus clientes, generando una fricción comercial innecesaria. Es un detalle básico pero fundamental en el proceso de cómo emitir facturas con Verifactu.

• Base de Datos de Clientes Saneada: Si operas B2B, este punto es oro. Dedica tiempo a verificar los datos fiscales de tus clientes habituales. ¿Siguen teniendo la misma razón social? ¿El mismo domicilio? Tener una base de datos limpia y actualizada agilizará enormemente el proceso y evitará tener que emitir rectificativas más adelante.

2. Los 3 Pilares de Verifactu: QR, Hash y Registro Desmitificados

Para facturar con confianza, no necesitas programar, pero sí entender la magia que ocurre dentro de tu software. Estos son los tres procesos automáticos que protegen cada una de tus transacciones y son el núcleo de cómo emitir facturas con Verifactu.

2.1. El Registro Verifactu: El Notario Digital

Imagina que por cada venta, tu software rellena una ficha en un archivo secreto y blindado. Eso es el Registro Verifactu. No es la factura en sí, sino un apunte informático que contiene la información esencial de la operación: NIF del emisor, fecha y hora, número de factura, bases imponibles, cuotas de IVA, importe total y otros datos técnicos. Una vez escrito, este registro no se puede borrar ni alterar.

2.2. Hash y Encadenamiento: El Sello de Cera Digital

Aquí es donde la seguridad se vuelve robusta. El software toma los datos del «Registro Verifactu» y, mediante un algoritmo matemático (SHA-256), los convierte en una secuencia única de letras y números: la huella digital o hash. Pero no se queda ahí: para crear el hash de la factura nº 101, el sistema incluye el hash de la factura nº 100.
Analogía: Es como un libro contable antiguo donde cada página está firmada y sellada, y además, en la página 101 se escribe el número de sello de la página 100. Si intentas arrancar o cambiar la página 100, la referencia en la 101 ya no cuadrará y el fraude será evidente. Este encadenamiento hace que la contabilidad sea cronológica, consecutiva e a prueba de manipulaciones.

2.3. El Código QR: La Ventana de Verificación Rápida

El código QR, obligatorio solo en facturas simplificadas (tickets), es una pequeña ventana a toda esta seguridad. ¿Qué contiene? No contiene toda la factura, sino los datos justos para su identificación: NIF del emisor, número del ticket, importe y, crucialmente, una parte de la huella digital (hash) del registro. Esto permite una verificación rápida y es una parte visible de cómo emitir facturas con Verifactu en el comercio minorista.

3. Cómo Emitir Facturas con Verifactu: El Proceso Detallado Paso a Paso

Con la base teórica clara, sumerjámonos en la operativa diaria. Verás que si tu software está bien configurado, el proceso de cómo emitir facturas con Verifactu es intuitivo y lógico. Este es el flujo de trabajo que seguirás cada día:

3.1. Paso 1: Selección y Acceso al Software Adecuado

Inicia tu programa de facturación (online, de escritorio o TPV). Es vital que siempre trabajes con la última versión disponible. Los desarrolladores están constantemente puliendo detalles para asegurar el cumplimiento, por lo que ignorar las actualizaciones es un riesgo innecesario. Un software actualizado es el primer paso práctico para emitir facturas con Verifactu correctamente.

3.2. Paso 2: Creación de un Nuevo Documento de Venta

Localiza el botón «Nueva Factura», «Nuevo Ticket» o similar. Al pulsarlo, el sistema debe rellenar automáticamente campos que son sagrados: el número de factura/ticket y la fecha y hora. Estos datos deben ser correlativos y asignados por el sistema, nunca editables por el usuario, para garantizar la trazabilidad.

3.3. Paso 3: Identificación del Receptor (Cliente)

Si es una factura completa (B2B), este es el momento de seleccionar al cliente de tu base de datos o introducir sus datos fiscales completos. Si es una factura simplificada, este paso se omite. La precisión aquí es clave para la deducibilidad del gasto por parte de tu cliente.

3.4. Paso 4: Detalle de los Conceptos Facturados

Añade cada línea de producto o servicio. Sé específico. En lugar de «Servicios de consultoría», opta por «Consultoría de marketing digital – 10 horas». Para cada línea, especifica: Cantidad, Precio Unitario (sin IVA) y el tipo de IVA aplicable (21%, 10%, 4%, exento…). Un detalle claro facilita la gestión a ambas partes.

3.5. Paso 5: Verificación de Totales e Impuestos

Antes de finalizar, echa un último vistazo a la pantalla de resumen. El software te mostrará la base imponible total, el desglose de las cuotas de IVA por cada tipo impositivo, las retenciones de IRPF si aplican y el total final. Confirmar que todo es correcto es una parte crucial de cómo emitir facturas con Verifactu sin errores.

3.6. Paso 6: El Momento Clave: Finalizar y Generar el Registro Verifactu

Al pulsar «Emitir», «Cobrar» o «Finalizar», se desencadena la acción invisible más importante. En ese instante, el software realiza la operativa Verifactu:

1. Genera el registro de facturación con todos los datos.
2. Calcula el hash único de ese registro, incluyendo el hash del anterior.
3. Almacena de forma segura e inalterable este registro en su base de datos.

Este paso es el corazón del cumplimiento de la normativa.

3.7. Paso 7: Creación de la Representación Gráfica (Ticket/Factura)

Inmediatamente después del paso 6, el sistema te ofrece el documento visible para el cliente (un PDF, un ticket para imprimir…). Si es una factura simplificada, este documento debe mostrar el código QR generado a partir del registro. Si tu impresora no lo imprime de forma nítida, es tu responsabilidad solucionarlo.

3.8. Paso 8: La Firma Electrónica en Facturas Completas

Para las facturas completas (B2B/B2G), hay un último paso esencial. El software debe permitirte aplicar tu firma electrónica cualificada (usando tu certificado digital) sobre el fichero electrónico. Esta firma es la que confiere al documento la misma validez legal que una factura en papel firmada a mano. Dominar este paso es fundamental para saber cómo emitir facturas con Verifactu en un entorno empresarial.

4. ¿Error a la Vista? Cómo Rectificar y Anular Facturas Correctamente

En el universo Verifactu, la palabra «borrar» está prohibida. La integridad de la cadena es sagrada. Pero los errores ocurren. La forma correcta de proceder es un aspecto fundamental de cómo emitir facturas con Verifactu. Visualicemos este flujo para que quede meridianamente claro:

1. Localiza la factura original errónea en tu sistema.
2. Selecciona la opción «Rectificar» o «Crear factura rectificativa». No intentes hacer una factura nueva con importes negativos de forma manual.
3. El software creará una nueva factura, con una serie de numeración propia (ej. R001, R002…), que hará referencia explícita a la factura rectificada.
4. Dependiendo del error, podrás:
   • Rectificativa por diferencias: Se emite un documento que solo refleja el ajuste (positivo o negativo).
   • Rectificativa por sustitución: Se anula completamente la factura original (dejando un saldo cero) y se emite una nueva factura correcta. Esta es la opción más habitual y clara.
5. Esta factura rectificativa generará su propio registro Verifactu, su propio hash y se encadenará, manteniendo la trazabilidad y la legalidad del proceso. Saber esto es tan importante como saber emitir la factura original.

5. Ticket vs. Factura Completa: Tabla Comparativa Definitiva

Comprender las particularidades de cada documento es vital para saber cómo emitir facturas con Verifactu en cada situación. Aquí tienes una tabla para despejar todas las dudas.

6. Impacto por Sectores: Cómo Emitir Facturas con Verifactu en tu Negocio

La teoría es la misma para todos, pero la práctica diaria varía. Veamos cómo emitir facturas con Verifactu se materializa en diferentes sectores:

• Comercio Minorista (Retail): Tu día a día se centrará en la emisión de facturas simplificadas (tickets). La agilidad del TPV es clave. El proceso debe ser rápido, y la impresión del ticket con su QR, infalible. La mayor preocupación será asegurar que el hardware (impresora) y el software estén perfectamente integrados.

• Hostelería (Bares y Restaurantes): Similar al retail, pero con más complejidad por la gestión de mesas, comandas y división de cuentas. Un TPV adaptado debe permitir emitir facturas con Verifactu (o tickets) por separado para cada comensal de una misma mesa, generando un registro inalterable para cada pago individual.

• Servicios Profesionales (Consultores, Abogados, Diseñadores): Aquí el rey es la factura completa. El foco no está en la velocidad, sino en el detalle. Deberás ser meticuloso con los datos del cliente, las descripciones de los servicios y la aplicación de retenciones de IRPF. La firma electrónica será un paso habitual en tu flujo de trabajo.

• Autónomos y Freelancers: Sois un híbrido. Podéis tener clientes que son empresas (factura completa) y clientes particulares (factura simplificada). Vuestro software debe ser versátil y permitir manejar ambos escenarios con facilidad, diferenciando bien las series de facturación. Entender cómo emitir facturas con Verifactu en ambos formatos es esencial para vosotros.

7. Cómo Elegir el Mejor Software Verifactu para tu Negocio

La elección de tu software de facturación es la decisión más estratégica en esta transición. No se trata solo de cumplir la ley, sino de optimizar tu negocio. Considera estos factores para tomar la mejor decisión sobre la herramienta con la que vas a gestionar cómo emitir facturas con Verifactu:

• Certificación Explícita: Vuelve a la «Declaración Responsable». Es el primer filtro.

• Modelo en la Nube (SaaS) vs. Local (On-Premise): Un software en la nube te da acceso desde cualquier lugar, copias de seguridad automáticas y actualizaciones transparentes. Un software local te da más control sobre los datos pero te hace responsable de la seguridad y el mantenimiento. Para la mayoría de pymes y autónomos, la nube es la opción más eficiente.

• Usabilidad e Interfaz: ¿Es el programa intuitivo y fácil de usar? Pide una demostración o un periodo de prueba gratuito. Si tú o tu equipo tardáis horas en entender cómo hacer una factura, es una mala señal.

• Integraciones: ¿Se puede conectar con tu banco? ¿Con tu gestoría? ¿Con tu tienda online (e-commerce)? Las integraciones ahorran una cantidad ingente de tiempo y reducen los errores manuales.

• Soporte Técnico: Cuando tengas un problema, ¿podrás hablar con un humano? ¿Ofrecen soporte en español? ¿En qué horario? Un buen soporte técnico es crucial, especialmente durante los primeros meses de adaptación.

• Escalabilidad y Precio: ¿El precio se basa en el número de facturas, de usuarios, de funcionalidades? Elige un plan que se ajuste a tu volumen actual pero que te permita crecer sin tener que cambiar de sistema en dos años.

8. Verifactu vs. TicketBAI vs. SII: Aclarando las Diferencias

España tiene un mapa de sistemas de facturación que puede resultar confuso. Es importante saber en qué terreno juegas. Verifactu es el sistema estatal, pero convive con otros ya existentes.

• • Verifactu: Es el sistema de ámbito nacional (excluyendo los territorios forales) que obliga a usar un software que garantice la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación (la cadena hash). No obliga a enviar las facturas en tiempo real a la AEAT por defecto (solo en la modalidad voluntaria VERI*FACTU). El correcto aprendizaje de cómo emitir facturas con Verifactu es el objetivo para la mayoría de empresas en territorio común.

• • TicketBAI (TBAI): Es el sistema obligatorio en el País Vasco y Navarra. Es más exigente que Verifactu, ya que además de garantizar la integridad, obliga a enviar cada factura a la hacienda foral correspondiente en el momento de su emisión.

• Suministro Inmediato de Información (SII): Es un sistema que obliga a ciertas empresas (grandes empresas con facturación > 6M€, grupos de IVA, etc.) a enviar el detalle de los registros de facturación a la AEAT en un plazo de 4 días. Quienes están en el SII, están exentos de Verifactu, ya que su nivel de control es considerado equivalente o superior.

9. Mitos y Realidades sobre la Emisión de Facturas con Verifactu

La desinformación es el peor enemigo. Vamos a desmontar algunos mitos comunes para que tengas una visión clara sobre cómo emitir facturas con Verifactu.

Mito 1: «Tengo que enviar todas mis facturas a Hacienda al instante.»

Realidad: Falso. Como hemos visto, solo la modalidad voluntaria VERI*FACTU (con asterisco) lo hace. Entender cómo emitir facturas con Verifactu en su modalidad básica solo requiere generar y conservar los registros de forma segura en tu sistema, no enviarlos.

Mito 2: «Con tener un PDF con un QR ya cumplo.»

Realidad: Peligrosamente falso. El QR es solo la punta del iceberg. Si detrás de ese QR no hay un software que ha generado un registro inalterable, con su hash y su encadenamiento, ese documento no tiene ninguna validez legal bajo la normativa Verifactu.

Mito 3: «Puedo seguir usando mi Excel y luego pasar los datos a un programa.»

Realidad: No. La factura debe nacer y registrarse en el sistema Verifactu en el momento de la operación. El sistema no permite registros con fecha pasada. El proceso de cómo emitir facturas con Verifactu es un proceso en tiempo real.

Mito 4: «Esto solo afecta a las empresas grandes.»

Realidad: Falso. Afecta a prácticamente todos los autónomos y empresas, independientemente de su tamaño, salvo las excepciones ya mencionadas (SII, regímenes especiales, etc.).

11. Preguntas Frecuentes (FAQ) sobre Cómo Emitir Facturas con Verifactu

12. Conclusión: Más Allá del Cumplimiento, una Oportunidad

Llegados a este punto, esperamos que la pregunta inicial de cómo emitir facturas con Verifactu haya pasado de ser una fuente de ansiedad a un proceso claro y manejable. La esencia de esta normativa no es complicar la vida al empresario, sino establecer un terreno de juego justo y transparente, luchando contra el fraude fiscal y la economía sumergida.

Verifactu no debe ser visto como una carga, sino como el empujón definitivo hacia la digitalización. Adoptar un buen software de facturación no solo te asegura el cumplimiento, sino que abre la puerta a una gestión más eficiente: mejor control de la tesorería, automatización de tareas repetitivas, análisis de ventas en tiempo real y una relación más fluida con tu gestoría.

La clave del éxito, como hemos repetido, reside en una única decisión estratégica: la elección de la herramienta tecnológica adecuada. Con ella, dominarás cómo emitir facturas con Verifactu y, como consecuencia natural, cumplirás la ley mientras trabajas de una forma más inteligente.