Cómo Adaptar tu TPV Antiguo a VeriFactu: Guía Paso a Paso 2025
La entrada en vigor de la normativa VeriFactu ha generado una pregunta clave en miles de negocios: ¿qué hago con mi TPV actual? La idea de tener que desechar un equipo que funciona y afrontar el coste de uno nuevo es una de las mayores preocupaciones para autónomos y pymes. Pero respira tranquilo.
La respuesta es mucho más sencilla y económica de lo que imaginas. En esta guía paso a paso, te demostraremos que la clave no está en el hardware, sino en el software. Te explicaremos cómo evaluar tu sistema actual y qué pasos exactos seguir para cumplir con la ley sin necesidad de una gran inversión. Para un contexto completo, te recomendamos leer primero nuestra guía pilar sobre el TPV VeriFactu y sus obligaciones.
1. ¿Necesito Comprar un TPV Nuevo para Adaptarme a VeriFactu?
En la inmensa mayoría de los casos, la respuesta es un rotundo NO. La normativa VeriFactu no regula modelos o marcas de TPVs, sino los requisitos que debe cumplir el software de facturación que se ejecuta en ellos.
Si tu TPV es un sistema basado en un ordenador, una tablet, o cualquier dispositivo que permita instalar o actualizar programas, lo más probable es que tu hardware sea perfectamente válido. La obligación recae sobre el programa que usas para registrar las ventas y emitir los tickets.
2. Los 4 Pasos para Adaptar tu TPV Antiguo a VeriFactu
Adaptar tu sistema es un proceso estructurado. Sigue estos pasos para asegurarte de que cumples con la normativa sin dejar cabos sueltos y evitando sorpresas de última hora.
Paso 1: Evalúa tu Sistema y Contacta con tu Proveedor
Es el punto de partida y el más crucial. No asumas nada. Contacta directamente con la empresa que te proporcionó el software del TPV y pregúntales explícitamente:
- ¿Vuestra solución será compatible con el sistema VeriFactu y el Real Decreto 1007/2023?
- ¿Cuándo estará disponible la actualización?
- ¿Tendrá algún coste para mí? (Dependerá de tu contrato de mantenimiento).
Paso 2: Exige la Declaración Responsable
Una vez tu proveedor te confirme que ofrecerá una actualización compatible, no te conformes con una confirmación verbal. Solicita que te proporcionen una copia de la Declaración Responsable. Este es el documento legal donde el fabricante del software certifica que su producto cumple con todos los requisitos técnicos de la Ley Antifraude. Es tu principal salvaguarda ante una posible inspección de Hacienda.
Paso 3: Planifica la Transición y Forma a tu Equipo
Una vez confirmada la actualización, planifica el momento ideal para implementarla. Elige un día o una hora de baja actividad en tu negocio para minimizar el impacto. Cuando el técnico instale la nueva versión (muchas veces de forma remota), asegúrate de que tú y tu equipo recibís una pequeña formación sobre los cambios en la operativa diaria, si los hubiera.
Paso 4: Considera el Kit Digital si Debes Cambiar de Proveedor
Si durante el primer paso descubres que tu proveedor no va a ofrecerte una solución, necesitarás buscar un nuevo software. Antes de realizar una inversión, investiga si puedes beneficiarte del programa Kit Digital. Esta subvención del Gobierno puede cubrir parte o la totalidad del coste de implantación de un nuevo sistema de facturación. Consulta nuestra guía sobre el Kit Digital para VeriFactu.
3. ¿Qué Hago si mi Proveedor de TPV no Ofrece Actualización?
Este es el único escenario en el que realmente necesitas «cambiar», pero no necesariamente el TPV físico. Si tu proveedor actual ha cerrado, no da soporte o ha decidido no adaptar su producto, tu única opción es migrar a un nuevo software de facturación que sí sea compatible.
Aprovecha esta situación como una oportunidad para modernizarte. Busca proveedores de TPV que no solo cumplan con VeriFactu, sino que ofrezcan funcionalidades que impulsen tu negocio, como gestión de stock, informes avanzados o integración con pedidos online.
4. Hardware vs. Software: La Aclaración Definitiva
Es crucial entender la diferencia para no incurrir en gastos innecesarios:
- Hardware: Es la parte física. La pantalla táctil, el cajón portamonedas, el lector de códigos de barras, la impresora de tickets. En el 95% de los casos, no necesitarás cambiar nada de esto.
- Software: Es el programa o aplicación que se ejecuta en tu hardware para gestionar las ventas. Esta es la pieza que debe ser actualizada o reemplazada. Es el «cerebro» de tu TPV y el responsable de cumplir con la Ley.
5. Conclusión
Adaptar tu TPV antiguo a VeriFactu no significa, en la mayoría de los casos, una inversión costosa en nuevo hardware. Se trata de un proceso centrado en el software que te permite seguir utilizando el equipo en el que ya confías. La clave es ser proactivo.
No esperes a que se acerque la fecha límite. Contacta hoy mismo con tu proveedor, evalúa tus opciones y planifica la transición. Cumplir con la Ley Antifraude no solo te evitará sanciones de hasta 50.000 euros, sino que te posicionará con un sistema de gestión más seguro, transparente y preparado para el futuro digital de la facturación en España.
6. Preguntas Frecuentes sobre la Adaptación de TPVs
1. ¿Es obligatorio que todos los TPVs cumplan con la Ley Antifraude en 2025?
Sí, todo TPV que emita facturas simplificadas (tickets) debe tener un software que cumpla con los requisitos de VeriFactu a partir del 1 de julio de 2025.
2. ¿Cómo sé si un software es compatible con VeriFactu?
Tu proveedor debe proporcionarte una Declaración Responsable que certifique el cumplimiento. Además, el software debe ser capaz de generar un QR en cada ticket y asegurar que los registros no se pueden borrar. Consulta nuestra lista de programas y software compatibles con VeriFactu.
3. ¿Puedo reprogramar mi TPV antiguo yo mismo?
No. La adaptación debe ser realizada por la empresa desarrolladora del software para garantizar que cumple con todos los requisitos técnicos de integridad y seguridad que exige la ley.
4. Mi TPV es muy básico, ¿seguro que se puede actualizar?
Si es un software instalado en un ordenador o tablet, es muy probable que sí. Si es una caja registradora electrónica antigua con un software cerrado, es posible que no admita actualizaciones y necesites cambiar de sistema.
5. ¿Qué ocurre si mi TPV no está conectado a internet?
Los sistemas VeriFactu están diseñados para funcionar offline. Generarán y guardarán los registros de facturación de forma segura y, en caso de optar por el envío automático a la AEAT, lo harán en cuanto el dispositivo recupere la conexión.
6. ¿Cuánto cuesta adaptar un TPV antiguo?
El coste varía. Si tienes un contrato de mantenimiento activo con tu proveedor, es posible que la actualización esté incluida. Si no, podrían cobrarte una cuota por la actualización. Si tienes que cambiar de software, los precios pueden ir desde una cuota mensual a un pago único.
7. ¿Qué es lo primero que debo hacer si mi TPV es antiguo?
Lo primero, sin duda, es llamar a tu proveedor de software. Es el único que puede confirmarte si tu sistema actual tiene una vía de actualización viable.
8. ¿Afecta esta normativa a los autónomos en régimen de módulos?
Sí. La ley afecta a todos los profesionales y empresas que emiten facturas mediante sistemas informáticos, sin importar su régimen de tributación.
9. ¿Qué pasa si mi proveedor me asegura que es compatible, pero tengo dudas?
Pide siempre la Declaración Responsable por escrito. Ese documento es tu respaldo legal y traslada la responsabilidad al desarrollador del software.
10. ¿La impresora de tickets antigua me seguirá sirviendo?
Sí, siempre que sea capaz de imprimir el código QR de forma clara y legible. La mayoría de las impresoras térmicas, incluso las más antiguas, tienen resolución suficiente para ello.
11. ¿»Homologado» y «certificado» es lo mismo?
En el contexto de VeriFactu, se usan como sinónimos. No existe un proceso de homologación activa por parte de la AEAT. Se basa en la autodeclaración de responsabilidad del fabricante, que «certifica» que su producto es conforme a la ley.
12. ¿Qué hago si compré un TPV de segunda mano?
Debes identificar qué software utiliza y contactar con el desarrollador de ese software para consultar las opciones de actualización, igual que si fuera nuevo.
13. ¿Es obligatorio tener un contrato de mantenimiento del TPV?
No es obligatorio por ley, pero es altamente recomendable. Sin un contrato de mantenimiento, es muy probable que el proveedor te cobre la actualización a VeriFactu como un servicio aparte.
14. ¿Cómo se conecta el TPV con VeriFactu?
VeriFactu no es algo a lo que «te conectas». Es un conjunto de reglas que tu software de TPV debe cumplir internamente (generar el hash, el QR, etc.). La única conexión externa es el envío opcional de registros a la AEAT.
15. ¿Qué pasa si no hago nada y sigo usando mi TPV antiguo después de julio de 2025?
Estarás cometiendo una infracción tributaria grave, con riesgo de una sanción de 50.000€, y todas las facturas que emitas no serán legalmente válidas. Es un riesgo que ningún negocio debería asumir.
