¿Qué es un Adaptador Verifactu? Guía para Cumplir la Ley sin Cambiar de Software
1. ¿Qué es exactamente un «adaptador Verifactu» y cuál es su función principal?
Un adaptador Verifactu (técnicamente conocido como middleware) es un puente digital. Imagina que tu software actual habla un idioma antiguo y Hacienda exige que le hables en un idioma nuevo y encriptado. El adaptador es el traductor simultáneo que se coloca en medio.
Su función principal no es facturar —tú sigues facturando donde siempre—, sino interceptar los datos de la factura una vez generada para realizar tres procesos críticos:
- Encadenamiento: Genera un hash (huella digital) que vincula la factura actual con la anterior, garantizando que no se ha alterado nada.
- Generación de QR: Crea el código QR obligatorio que debe aparecer en el PDF de la factura.
- Envío a la AEAT: Si optas por la modalidad «Veri*Factu», envía automáticamente los registros a la Sede Electrónica de Hacienda.
2. ¿El uso de este adaptador es obligatorio para mi empresa/negocio?
El uso específico de un «adaptador» no es obligatorio; lo obligatorio es que tu sistema de facturación cumpla con los requisitos de integridad, seguridad y trazabilidad. Tienes dos caminos:
- Migrar a un software nuevo que ya sea compatible con Verifactu de forma nativa.
- Quedarte con tu software actual e instalar un adaptador Verifactu para hacerlo compatible.
Por tanto, el adaptador es obligatorio solo si decides mantener un programa de facturación que no se va a actualizar por sí mismo para cumplir la ley.
3. ¿Cuándo entra en vigor la obligatoriedad de tener un sistema compatible?
Los plazos son estrictos y no habrá muchas prórrogas. Según el Reglamento aprobado en el BOE:
- 29 de julio de 2025: Los desarrolladores de software deben ofrecer productos adaptados al mercado.
- 1 de enero de 2026: Si eres una empresa o profesional (contribuyente del IS o IRPF), ya debes tener tus sistemas operativos y adaptados.
⚠️ Advertencia: El Tiempo Juega en Contra
Adaptar un ERP mediante un conector externo no se hace en una tarde. Requiere pruebas y configuración. Si esperas a diciembre de 2025, te arriesgas a un cuello de botella técnico.
4. ¿Qué diferencia hay entre un software «Verifactu» nativo y un «adaptador»?
La diferencia radica en la integración. Un software nativo tiene el cumplimiento «dentro de su ADN»: el botón de «Guardar Factura» ya hace todo el proceso legal internamente.
Un adaptador es un añadido externo. Funciona generalmente de dos formas:
- Vía API: Se conecta invisiblemente a tu software.
- Vía Ficheros: Tu software exporta la factura a una carpeta y el adaptador «lee» ese archivo para procesarlo.
5. ¿El adaptador sustituye mi software de facturación actual o es un complemento?
Es estrictamente un complemento. El adaptador Verifactu NO sirve para:
- Crear presupuestos.
- Gestionar stock.
- Llevar la contabilidad.
6. ¿Existen excepciones a la normativa que me permitan no usarlo?
Sí, pero son muy limitadas. No tendrás que adaptar tu sistema si te encuentras en uno de estos grupos:
- Estás acogido al SII (Suministro Inmediato de Información): Ya envías tus datos a Hacienda, aunque tendrás requerimientos técnicos adicionales.
- Regímenes forales: Si tributas en País Vasco o Navarra, te riges por TicketBAI u otros sistemas forales, que son similares pero distintos.
- Operaciones exentas de obligación de facturar.
7. ¿Qué pasa si mi software no es compatible y no uso un adaptador a tiempo? (Sanciones)
La Ley 11/2021 contra el fraude fiscal es muy severa con el «software de doble uso» o no certificado. Las multas no son solo por ocultar ventas, sino por la mera tenencia de un sistema no adaptado.
- 50.000 euros por ejercicio para la tenencia de programas informáticos que no garanticen la integridad de los registros.
- Multas adicionales si se demuestra alteración de datos.
8. ¿El adaptador es una solución definitiva o temporal para cumplir la ley?
Es una solución definitiva y válida. La normativa permite explícitamente que el software garante esté compuesto por varios módulos interconectados.
Sin embargo, a nivel estratégico empresarial, puede ser temporal. Si tu ERP es muy antiguo (Legacy), el adaptador alarga su vida útil unos años más, pero tarde o temprano la obsolescencia tecnológica te obligará a migrar a un sistema moderno nativo.
9. ¿Es lo mismo Verifactu que la Factura Electrónica obligatoria (e-Factura)?
No, y es vital no confundirlos. El adaptador Verifactu resuelve la comunicación con Hacienda (impuestos, control). La Ley Crea y Crece obliga a emitir factura electrónica entre empresas (B2B).
Lo ideal es buscar un adaptador que cubra ambos frentes: que envíe los datos fiscales a la AEAT (Verifactu) y que sea capaz de generar la factura en formato XML Facturae para enviársela a tu cliente (Ley Crea y Crece).
10. ¿Qué normativas específicas (Leyes/Reales Decretos) regula este adaptador?
El adaptador debe cumplir rigurosamente con:
- La Ley 11/2021 (Ley Antifraude).
- El Real Decreto 1007/2023 (Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación).
- La Orden Ministerial (pendiente de publicación final) que define los detalles técnicos de la huella, el QR y el formato XML de envío.
11. ¿El adaptador funciona solo para facturas emitidas a clientes españoles?
El sistema Verifactu registra todas las facturas emitidas por tu empresa, independientemente de dónde resida el cliente.
Si emites una factura a un cliente en Francia o EE.UU., tu software debe generar el registro de alta correspondiente, encadenarlo y (si usas la remisión voluntaria) enviarlo a la AEAT. El adaptador se encarga de gestionar estos registros universales de tu facturación.
12. ¿Tengo que informar a la AEAT de que estoy usando un adaptador Verifactu?
Sí, pero el proceso es automático. La primera vez que el adaptador envíe un registro de facturación a la AEAT, estará indicando implícitamente que te adhieres al sistema Veri*Factu. Esta adhesión se prolongará, al menos, hasta el final del año natural.
Además, el propio adaptador debe incluir una Declaración Responsable del fabricante, asegurando que el software cumple con la normativa vigente.
🛠️ Herramienta Práctica: ¿Necesitas un Adaptador?
Si tu software actual no se va a actualizar, necesitas un conector urgente. Hemos analizado las mejores opciones del mercado para conectar tu ERP sin dolores de cabeza.
13. Preguntas Frecuentes (FAQs)
1. ¿Cuánto cuesta un adaptador Verifactu?
El precio varía según la complejidad. Existen soluciones SaaS desde 15€/mes para autónomos, hasta proyectos de integración API para grandes empresas que pueden costar miles de euros. Muchos son subvencionables con el Kit Digital.
2. ¿Puedo usar un adaptador si facturo con Excel?
No directamente. Excel dejará de ser válido para facturar. Sin embargo, existen adaptadores que permiten importar CSVs de Excel, procesarlos y convertirlos en facturas legales, actuando como un software puente.
3. ¿El adaptador funciona sin internet?
El adaptador puede generar los registros y encadenarlos (hash) sin internet. Sin embargo, para la remisión de datos a la AEAT en tiempo real, necesita conexión. Si la conexión falla, debe tener un sistema de reintento automático.
4. ¿Necesito certificado digital para usar el adaptador?
Sí. Para el envío de registros a la sede de la AEAT, el adaptador deberá firmar digitalmente los envíos, por lo que necesitarás tener instalado el certificado digital de la empresa.
5. ¿Es compatible con TicketBAI?
La mayoría de adaptadores de calidad son «multinorma». Detectan el domicilio fiscal y deciden si enviar los datos a la AEAT (Verifactu) o a las Haciendas Forales (TicketBAI).
6. ¿Ralentizará mi facturación el uso de un adaptador?
No debería. Los procesos de hash y generación de QR son milisegundos. El envío a la AEAT se realiza en segundo plano (asíncrono), por lo que no deberías notar esperas al imprimir una factura.
7. ¿Qué pasa si me equivoco en una factura enviada por el adaptador?
No se puede borrar. El adaptador te permitirá generar una factura rectificativa o un registro de anulación que también se enviará a Hacienda para corregir el error legalmente.
8. ¿Sirve el adaptador para facturas recibidas (gastos)?
No. Verifactu regula exclusivamente los sistemas de emisión de facturas (ventas). Para la recepción de facturas electrónicas B2B necesitarás otras funcionalidades.
9. ¿Quién instala el adaptador?
Generalmente lo hace tu proveedor de servicios informáticos o el propio fabricante del adaptador. Muchos funcionan en la nube y requieren una instalación mínima en local.
10. ¿Puedo desarrollar mi propio adaptador?
Técnicamente sí, pero deberás registrarte como desarrollador en la AEAT, cumplir toda la normativa técnica y emitir una declaración responsable. Para una pyme, no suele ser rentable.
11. ¿El código QR lo genera el adaptador o mi impresora?
El adaptador genera la imagen del código QR. Tu software de facturación solo tiene que ser capaz de pegar esa imagen en el diseño (plantilla) de tu factura PDF o papel.
12. ¿Qué datos envía el adaptador a Hacienda?
Envía datos fiscales básicos: NIF del emisor y receptor, fecha, importe, cuota de IVA y el hash de la factura anterior. No envía detalles confidenciales del servicio (líneas de descripción detalladas).
13. ¿Puedo usar el adaptador solo para unas facturas y otras no?
No. La normativa exige que el sistema garantice la integridad de todas las facturas. No puedes tener una facturación «B» fuera del sistema.
14. ¿El adaptador guarda una copia de mis facturas?
Depende del proveedor. Algunos solo hacen de túnel de envío y otros ofrecen almacenamiento en la nube como copia de seguridad (obligatoria por ley durante 6 años).
15. ¿Cómo sé si un adaptador es legal?
El proveedor debe entregarte por escrito una «Declaración Responsable» certificando que su producto cumple con el artículo 8 del Reglamento Verifactu.
