¿Cuánto Tiempo Debo Conservar los Registros y las Copias de Seguridad de VeriFactu?
La llegada de VeriFactu no solo cambia cómo emitimos las facturas, sino que pone el foco en una obligación crucial: la conservación de los registros. Creer que el envío de datos a Hacienda nos libera de esta tarea es un error que puede costar muy caro.
Entender los plazos legales y las responsabilidades que sigues teniendo como empresario o autónomo es fundamental. Esta guía desglosa todo lo que necesitas saber para cumplir con la ley y evitar futuras sanciones. Para una visión completa, te recomendamos leer nuestra guía sobre qué es VeriFactu y cómo te afecta.
1. Los Plazos Clave: ¿4, 6 o más años?
La respuesta directa es que debes guiarte por dos plazos principales que coexisten y que VeriFactu no modifica. Siempre debes cumplir el más largo de los que te afecten.
- Plazo Fiscal (4 años): La Ley General Tributaria establece que debes conservar las facturas y documentos con trascendencia fiscal durante 4 años. Este es el tiempo que tiene Hacienda para revisar e inspeccionar tus impuestos.
- Plazo Mercantil (6 años): El Código de Comercio obliga a conservar los libros contables, correspondencia y justificantes durante 6 años a partir del último asiento realizado en los libros.
2. ¿Qué Dice el Reglamento VeriFactu sobre la Conservación?
El Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento VeriFactu, es muy claro. Exige que el sistema informático garantice la conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
Esto significa que tu software no solo debe guardar los datos, sino que debe hacerlo de una forma que asegure que no se puedan modificar y que puedan ser consultados fácilmente por ti o por la Agencia Tributaria si lo requieren. No se trata solo de «guardar», sino de «custodiar» digitalmente la información.
3. ¿Sustituye VeriFactu la Obligación de Conservar las Facturas Originales?
No, en absoluto. Este es uno de los puntos que más confusión genera. El sistema VeriFactu crea un «registro de facturación» por cada factura que emites, que es un archivo informático con datos concretos y una huella digital (hash) que se envía a la AEAT.
Sin embargo, la factura original (el archivo PDF que envías a tu cliente, por ejemplo) es un documento separado que también debes conservar. El registro VeriFactu es la prueba para Hacienda; la factura es el documento legal que ampara la operación comercial. Como explicamos en este artículo, ambas obligaciones coexisten.
4. Casos Especiales que Amplían los Plazos de Conservación
Aunque los plazos generales son de 4 y 6 años, existen situaciones donde este periodo se puede alargar considerablemente:
- Bienes de Inversión: Si deduces el IVA de un bien de inversión (ej. un vehículo, maquinaria), debes conservar la factura durante todo el periodo de regularización (5 años para bienes muebles y 10 para inmuebles) más los 4 años de prescripción fiscal.
- Interrupción de la Prescripción: Cualquier acción de la Agencia Tributaria para comprobar tus impuestos (un requerimiento, una inspección) interrumpe el plazo de prescripción de 4 años y lo reinicia.
- Procesos Judiciales o Delito Fiscal: En casos de procedimientos legales o sospecha de delito fiscal, los plazos se extienden significativamente, superando los 10 años.
5. Copias de Seguridad: Tu Responsabilidad, No la de Hacienda
Aunque tu sistema VeriFactu envíe los registros de facturación a la Agencia Tributaria, esto no te exime de tu obligación de conservarlos. La copia que tiene Hacienda es para su control, pero la copia legalmente válida que debes custodiar es la tuya.
Tu software debe permitirte generar y exportar copias de seguridad completas de todos los registros de facturación. Es tu responsabilidad asegurarte de que estas copias se realizan y se almacenan en un lugar seguro y duradero (ej. en la nube, en un disco externo).
6. ¿Qué Pasa si NO Conservo los Registros de VeriFactu?
El incumplimiento de la obligación de conservación se considera una infracción tributaria grave. Las consecuencias pueden ser severas:
- Sanciones económicas: La Ley General Tributaria contempla multas por no conservar la documentación fiscal. Las sanciones por incumplir VeriFactu pueden llegar a los 50.000 euros para los usuarios.
- Problemas en inspecciones: Si Hacienda te realiza una inspección y no puedes aportar los registros o facturas, puede que no admita la deducción de gastos o de cuotas de IVA, obligándote a pagar los impuestos no ingresados con recargos e intereses.
- Pérdida de validez comercial: No poder presentar una factura ante un juzgado puede impedirte reclamar un impago.
7. Consejos Prácticos para una Correcta Conservación Digital
- Automatiza las copias de seguridad: Configura tu software para que realice copias de seguridad automáticas en un servicio en la nube (como Google Drive, Dropbox) o en un disco duro externo.
- Utiliza un sistema de archivado lógico: Organiza tus facturas y registros por años y trimestres. Un buen sistema de carpetas te ahorrará horas en caso de necesitar una factura antigua.
- Verifica la integridad de tus copias: De vez en cuando, intenta restaurar un archivo de una copia de seguridad para asegurarte de que no están corruptas y son accesibles.
- No confíes en un único soporte: Sigue la regla del 3-2-1: ten al menos 3 copias de tus datos, en 2 soportes distintos, con al menos 1 copia fuera de tu oficina.
8. Preguntas Frecuentes
1. ¿El plazo de 4 años fiscales empieza a contar desde la fecha de la factura?
No, empieza a contar desde que finaliza el plazo legal para presentar la declaración del impuesto al que afecta esa factura. Por ejemplo, para una factura del primer trimestre de 2025, el plazo de 4 años comenzaría a contar desde el 20 de abril de 2025.
2. ¿Debo conservar también los registros de anulación y las facturas rectificativas?
Sí. Tanto los registros de anulación como las facturas rectificativas tienen la misma trascendencia fiscal que una factura ordinaria y deben conservarse durante los mismos plazos legales.
3. ¿Puedo imprimir las facturas y registros para guardarlos en papel?
No es recomendable. La normativa exige conservar los documentos en su formato original. Si la factura y el registro VeriFactu se generaron electrónicamente, debes conservarlos en formato digital para garantizar su validez y la integridad de la firma.
4. Mi software VeriFactu está en la nube. ¿Necesito hacer copias de seguridad adicionales?
Sí. Aunque tu proveedor debe ofrecer garantías de seguridad, es tu responsabilidad tener tu propia copia de seguridad independiente. Consulta las condiciones de tu software para ver qué herramientas de exportación y backup te ofrece.
5. ¿Cuántos años atrás me puede revisar Hacienda?
Por norma general, Hacienda puede revisar los últimos 4 años fiscales que no hayan prescrito. Por ejemplo, en 2025 podrían revisar 2024, 2023, 2022 y 2021.
6. ¿Afecta VeriFactu al plazo de conservación de las facturas recibidas de proveedores?
Indirectamente. Aunque VeriFactu se centra en las facturas que emites, la obligación de conservar las facturas de tus proveedores para justificar gastos y deducciones de IVA sigue siendo la misma: 4 años fiscal y 6 mercantil.
7. ¿Qué es más importante, el registro VeriFactu o el archivo XML de la factura?
Ambos son cruciales y deben conservarse. El registro VeriFactu es la evidencia para la AEAT. El archivo XML (en caso de facturación electrónica estructurada) es a menudo la factura original con validez legal completa. No puedes elegir uno sobre otro.
8. Si cierro mi empresa, ¿puedo borrar todos los datos?
No. Incluso tras el cese de actividad, debes seguir conservando toda la documentación durante los plazos legales por si la Agencia Tributaria iniciara una comprobación de los ejercicios no prescritos.
9. ¿El plazo de 6 años del Código de Comercio es obligatorio para un autónomo?
Sí. El Código de Comercio afecta a todo «empresario», figura que incluye a los autónomos. Por tanto, la obligación de conservar la documentación durante 6 años también les aplica.
10. ¿Los registros de facturas simplificadas (tickets) también deben guardarse 6 años?
Sí. A efectos fiscales y mercantiles, las facturas simplificadas son justificantes de operaciones y, por tanto, están sujetas a los mismos plazos de conservación que las facturas completas.
11. ¿Dónde se regula exactamente esta obligación en la normativa VeriFactu?
El Artículo 8 del Real Decreto 1007/2023 detalla la obligación de que los sistemas informáticos aseguren la conservación, inalterabilidad y accesibilidad de los registros de facturación.
12. ¿Puede Hacienda pedirme facturas de hace 5 años?
Por la vía fiscal, normalmente no, ya que habrían prescrito los 4 años. Sin embargo, por la vía mercantil, sí estás obligado a tenerlas (hasta 6 años). Además, si hubo una interrupción de la prescripción, el plazo fiscal de 4 años podría no haber terminado.
13. ¿Qué pasa si pierdo mis copias de seguridad?
Estarías incumpliendo la obligación de conservación. Si tu software permite recuperar los registros o la AEAT te facilita el acceso a los suyos, podrías mitigar el problema. Sin embargo, la responsabilidad principal de la custodia es tuya.
14. ¿La validez de la firma digital de la factura afecta a la conservación?
Sí, es vital. Debes conservar la factura de forma que se preserve la validez de la firma electrónica. Por eso no se recomienda imprimirla. La conservación digital asegura que se pueda verificar la autenticidad en cualquier momento.
15. ¿Qué formato deben tener las copias de seguridad de VeriFactu?
El software VeriFactu debe ser capaz de exportar todos los registros de facturación en un formato electrónico estándar y legible. Normalmente será un formato tipo XML o JSON que incluya toda la información exigida por la normativa.
