¿Qué datos del cliente son obligatorios para emitir una factura completa con VeriFactu?
1. Respuesta Directa: Los 3 Datos Imprescindibles del Cliente
Sí, con la llegada del sistema Verifactu, la correcta identificación del cliente en una factura completa es más crucial que nunca. Los datos que son estrictamente obligatorios y que debes solicitar siempre son los mismos que exige la normativa general de facturación, pero ahora su registro es inalterable. Para una visión general de la normativa, puedes consultar nuestra guía completa sobre Verifactu.
Los tres datos del cliente que no pueden faltar son:
- Nombre y apellidos o Razón Social completa.
- Número de Identificación Fiscal (NIF, DNI o NIE).
- Domicilio Fiscal completo.
Estos requisitos están estipulados en el Reglamento de facturación, y la propia Agencia Tributaria lo subraya en sus guías sobre los sistemas informáticos de facturación.
2. ¿Por Qué son Tan Importantes Estos Datos para la AEAT?
Verifactu nace para garantizar la integridad, autenticidad y trazabilidad de las facturas. La correcta identificación del receptor es una pieza clave de esa trazabilidad. Permite a la Agencia Tributaria cruzar datos de forma automática, asegurando que el gasto que una empresa o autónomo se deduce se corresponde con el ingreso que otro ha declarado.
Una factura completa sin los datos correctos del cliente es, a efectos prácticos, inválida para que este pueda deducir el IVA o el gasto en sus impuestos. Por lo tanto, solicitarlos correctamente no es solo una obligación, sino un servicio esencial para tus clientes profesionales.
3. Checklist de Datos del Cliente que Debes Pedir Siempre
Para no olvidar nada, especialmente en un entorno ajetreado como un mostrador, utiliza este checklist mental o impreso:
- Para un autónomo o particular:
- ✅ Nombre y apellidos completos: Tal y como aparecen en su DNI/NIE.
- ✅ DNI o NIE: Con la letra correcta.
- ✅ Domicilio Fiscal: La dirección donde reside a efectos fiscales (puede no ser la misma que la del envío).
- Para una empresa (persona jurídica):
- ✅ Razón Social: El nombre legal completo de la empresa, no el nombre comercial.
- ✅ NIF: El Código de Identificación Fiscal de la empresa.
- ✅ Domicilio Fiscal: La dirección fiscal registrada de la sociedad.
4. Además del cliente, ¿qué otros datos debe llevar la factura?
Aunque los datos del cliente son vitales, una factura completa Verifactu debe contener muchos otros elementos para ser válida:
- Número y, en su caso, serie de la factura. La numeración debe ser correlativa.
- Fecha de expedición.
- Tus datos como emisor: Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio fiscal.
- Descripción de las operaciones: Detalle de los productos o servicios prestados.
- Desglose de la base imponible, tipo/s de IVA y cuota tributaria.
- Importe total a pagar.
- Identificadores Verifactu: El código QR y la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».
⚠️ Advertencia: Errores Comunes
Olvidar un dato del cliente es uno de los errores más frecuentes, pero no el único. Un error en la serie, en el tipo de IVA o al intentar anular una factura puede tener consecuencias. Conocer los fallos típicos es la mejor forma de prevenirlos.
5. Factura Completa vs. Simplificada: ¿Se Piden los Mismos Datos?
No. Es una distinción fundamental. La obligación de identificar al cliente con los tres datos mencionados aplica exclusivamente a la factura completa. La factura simplificada (el ticket de toda la vida) no requiere la identificación del destinatario.
Sin embargo, si un cliente te pide una factura completa a partir de un ticket (algo a lo que tiene derecho si es empresario o profesional), deberás solicitarle todos sus datos fiscales para poder emitirla correctamente. Puedes ver más sobre los diferentes tipos de facturas en Verifactu en nuestra guía.
6. Caso Especial: ¿Qué datos necesito si mi cliente es extranjero?
La regla es la misma: se necesita un identificador fiscal válido. Para clientes de la Unión Europea, se debe solicitar el número de IVA intracomunitario (VAT number). Para clientes de fuera de la UE, se debe solicitar su número de identificación fiscal equivalente en su país de residencia.
Es importante registrar estos datos correctamente para la correcta declaración de las operaciones intracomunitarias o de exportación.
7. Cómo Agilizar la Solicitud de Datos en el Proceso de Venta
Pedir todos estos datos en un mostrador puede ser lento y propenso a errores. La mejor solución es utilizar un software de facturación o TPV que te permita:
- Crear una base de datos de clientes: Pides los datos una sola vez y los guardas. Para futuras compras, solo tienes que seleccionar al cliente y los datos se autocompletarán.
- Permitir al cliente rellenar sus datos: Algunos sistemas modernos permiten al cliente escanear un QR en el TPV y rellenar sus datos fiscales desde su propio móvil para agilizar el proceso.
8. Consecuencias de Emitir una Factura con Datos de Cliente Incorrectos
Emitir una factura completa con datos de cliente erróneos o incompletos tiene dos consecuencias negativas. Para tu cliente, la factura no será deducible fiscalmente. Para ti, supone la obligación de anular la factura original y emitir una factura rectificativa con los datos correctos, lo que duplica el trabajo administrativo y puede acarrear sanciones por facturación incorrecta si se hace de forma reiterada.
9. Preguntas Frecuentes
1. ¿Es obligatorio poner siempre el domicilio fiscal del cliente?
Sí, en una factura completa es un dato obligatorio según el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012). Su omisión convierte la factura en no deducible para tu cliente.
2. ¿Puedo poner solo el nombre comercial de la empresa cliente?
No. Se debe usar la «razón social» o «denominación social», que es el nombre legal registrado de la empresa. El nombre comercial puede figurar como un dato adicional, pero nunca como sustituto del legal.
3. ¿Qué pasa si el cliente no quiere darme sus datos?
Si un cliente necesita una factura completa para sus gastos profesionales, debe proporcionar sus datos. Si se niega, solo puedes emitir una factura simplificada (ticket) a «cliente contado», que no podrá deducir.
4. ¿El NIF es lo mismo que el CIF?
Sí, funcionalmente. El término CIF (Código de Identificación Fiscal) se usaba antiguamente para las empresas. Ahora, la terminología oficial para todas las personas jurídicas es NIF (Número de Identificación Fiscal), aunque en el lenguaje coloquial se siga usando CIF.
5. Si hago una factura simplificada (ticket), ¿debo pedir algún dato?
No, para una factura simplificada estándar no es necesario identificar al cliente. Es anónima por defecto («cliente contado»).
6. ¿El teléfono o el email del cliente son datos obligatorios?
No, no son datos fiscalmente obligatorios en una factura. Sin embargo, es muy recomendable solicitarlos para la gestión comercial y para poder enviarle la factura por correo electrónico.
7. ¿Cómo sé cuál es el domicilio fiscal de un cliente?
Debes preguntárselo directamente. El cliente es el responsable de proporcionarte su domicilio fiscal correcto. No debes presuponer que es la dirección de su local u oficina.
8. ¿Necesito el DNI para facturar a un particular que no es autónomo?
Si el particular necesita la factura para una deducción o garantía (ej: reforma de una vivienda), sí es obligatorio incluir su nombre y DNI. Si es una compra normal y no la necesita, se emite una factura simplificada sin datos.
9. ¿Un error en una letra del NIF invalida la factura?
Sí. El NIF es un identificador único. Un error, aunque sea de un solo carácter, hace que no se corresponda con el receptor correcto, por lo que la factura no sería válida para su deducción y debe ser rectificada.
10. Para un cliente de la UE, ¿basta con su NIF local o necesito el NIF-IVA?
Para operaciones intracomunitarias (ventas exentas de IVA), es obligatorio consignar el NIF-IVA (VAT number) del cliente, que debe estar registrado en el censo VIES. Puedes comprobar su validez en la web de la Comisión Europea.
11. Si mi cliente es una administración pública, ¿qué datos necesito?
Además de la Razón Social, NIF y Domicilio, para facturar a la Administración Pública necesitarás los códigos DIR3 (Oficina Contable, Órgano Gestor, Unidad Tramitadora) para poder enviarla a través de la plataforma FACeB2B.
12. ¿Tengo que verificar que los datos que me da el cliente son correctos?
Tu obligación es consignar en la factura los datos que el cliente te proporciona. La responsabilidad de que esos datos sean correctos recae sobre el cliente. No obstante, si un NIF es obviamente incorrecto (formato erróneo), deberías advertirlo.
13. ¿Puedo emitir una factura completa con los datos de un empleado en lugar de los de la empresa?
No. La factura debe emitirse a nombre de quien realiza el gasto y se lo va a deducir. Si el pagador es la empresa, la factura debe ir a nombre de la empresa con su NIF, no a nombre del empleado.
14. ¿Qué hago si me doy cuenta de que los datos del cliente están mal después de emitir la factura Verifactu?
No puedes modificarla. Debes emitir una factura rectificativa que anule la original y crear una nueva factura con los datos correctos. Es un proceso que te explicamos en nuestra guía sobre facturas rectificativas.
15. ¿Los datos del cliente se envían a Hacienda con Verifactu?
Sí. El registro de facturación que genera tu sistema Verifactu y que puede ser remitido a la AEAT incluye todos los datos de la factura, incluidos los del emisor y el receptor, para permitir el cruce de información fiscal.
