Autónomos en España: Cómo Empezar y Cumplir con Verifactu y la Factura Electrónica
Dar el salto y aprender cómo iniciar un negocio autónomo es el sueño de muchos profesionales que buscan independencia y control sobre su carrera. Sin embargo, el panorama para los nuevos autónomos en España ha sufrido una transformación digital sin precedentes. Los primeros pasos como autónomo ya no consisten solo en rellenar un par de formularios; ahora implican una inmersión obligatoria en el nuevo ecosistema de facturación digital.Este artículo no es la típica guía que encontrarás en portales oficiales.
Mientras ellos se centran en el «qué» (los trámites), nosotros nos centraremos en el «cómo»: cómo ejecutar esos trámites y, crucialmente, cómo integrar desde el minuto cero las nuevas obligaciones tecnológicas como el sistema Verifactu y la factura electrónica para autónomos. Este es un pilar fundamental de nuestra guía maestra sobre cómo emprender un negocio, y aquí lo detallamos para el trabajador por cuenta propia. Ignorar esta realidad, como advierte el Reglamento oficial, no es una opción.
1. Antes de Empezar: ¿Realmente Necesito Ser Autónomo?
Antes de sumergirnos en el papeleo, la primera pregunta es la más importante. La obligación de darse de alta como autónomo nace cuando realizas una actividad económica por cuenta propia de forma habitual, personal y directa. Si vas a emitir facturas de manera recurrente, la respuesta es sí, sin ninguna duda. Realizar trabajos esporádicos que no superen el Salario Mínimo Interprofesional (SMI) anual es una zona gris legalmente compleja y no recomendable. Para una actividad seria, el alta es innegociable.
2. Checklist de Obligaciones del Nuevo Autónomo en 2025
El «ser autónomo» de hoy conlleva más responsabilidades que nunca. Este es el resumen de qué necesito para ser autónomo en el marco actual:
Obligación | Descripción | Herramienta Clave |
Alta Censal | Comunicar a Hacienda el inicio de tu actividad. | Modelo 036 o 037. |
Alta en RETA | Inscribirte en el régimen de autónomos de la Seguridad Social. | Portal Import@ss de la Seguridad Social. |
Uso de Software Verifactu | Emitir TODAS tus facturas con un programa que cumpla el RD 1007/2023. | Software de facturación certificado. |
Emisión de Factura Electrónica | Si facturas a otras empresas, debes hacerlo en formato electrónico estructurado. | Tu mismo software de facturación. |
Presentación de Impuestos | Declarar trimestralmente el IVA e IRPF. | Modelos 303 (IVA) y 130 (IRPF). |
3. Cómo Iniciar un Negocio Autónomo: Guía Detallada Paso a Paso
Vamos a desgranar el proceso de cómo iniciar un negocio autónomo, poniendo el foco en los aspectos digitales y de cumplimiento que son ahora más importantes que nunca.
3.1. Paso 1: El Certificado Digital, Tu Llave Maestra para Todo
Antes de nada, necesitas tu identidad digital. El Certificado Digital es un archivo que instalas en tu ordenador y que te permite realizar trámites con la administración de forma segura. Es tu DNI en el mundo online y es absolutamente indispensable para:
- Realizar tu alta en Hacienda y Seguridad Social por internet.
- Presentar tus impuestos trimestrales.
- Recibir notificaciones electrónicas de la AEAT.
- Firmar digitalmente tus facturas electrónicas para darles validez legal.
3.2. Paso 2: El Alta en Hacienda (AEAT) con el Modelo 036/037
Este es el trámite donde le dices a Hacienda: «Existo y voy a empezar una actividad económica».
- Modelo 037 (Simplificado): Es el más común para la mayoría de autónomos (profesionales, artistas, etc.) que tributan en España.
- Modelo 036 (General): Es más complejo y se usa para casos especiales (si vas a operar fuera de España, regímenes especiales de IVA, etc.).
En este modelo comunicarás datos clave que afectarán a tu facturación:
- Epígrafe del IAE: El código que define tu actividad. Es muy importante elegirlo bien, ya que determina si tu actividad lleva IVA, si tienes que aplicar retención de IRPF en tus facturas, etc.
- Obligaciones de IVA: Indicarás si vas a realizar operaciones sujetas a IVA.
- Régimen de IRPF: Normalmente, estimación directa simplificada para la mayoría de autónomos.
3.3. Paso 3: El Alta en Seguridad Social (RETA)
Una vez completado el alta en Hacienda, tienes 60 días para darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA). Este trámite es el que te da derecho a prestaciones como la sanidad pública, baja por incapacidad o la futura jubilación. Desde 2023, la cuota de autónomos se calcula en base a una previsión de tus ingresos reales. Es crucial hacer una estimación lo más realista posible para no pagar de más ni de menos.
3.4. Paso 4: La Decisión Crítica – Elegir tu Software Verifactu
Este es el paso que los autónomos de antes no tenían que dar, y es el más importante para tu tranquilidad fiscal. La ley te prohíbe usar Word, Excel o cualquier programa que no cumpla con los requisitos Verifactu. Por tanto, elegir tu software de facturación es una decisión estratégica en el proceso de cómo iniciar un negocio autónomo.
¿Qué debe tener tu software ideal?
- Garantía Verifactu: El proveedor debe darte por escrito una declaración de que su software cumple con el Real Decreto 1007/2023.
- Creación de Facturas con QR: Debe generar automáticamente el código QR obligatorio en todas tus facturas y tickets.
- Firma Digital Integrada: Debe permitirte usar tu Certificado Digital para firmar las facturas con un solo clic.
- Emisión de Factura Electrónica: Si tienes clientes que son empresas, debe poder generar facturas en formato FacturaE.
- Usabilidad: Debe ser intuitivo y ahorrarte tiempo, no complicarte la vida.
4. Los Costes Reales de Ser Autónomo: Más Allá de la Cuota
A la hora de plantearse cómo iniciar un negocio autónomo, es vital tener una visión clara de los costes fijos mensuales para calcular bien tus precios y tarifas.
- Cuota de la Seguridad Social: Tu principal coste fijo. Depende de tus ingresos previstos. Puedes optar a la «Tarifa Plana» (actualmente 80€/mes durante el primer año) si cumples los requisitos.
- Suscripción del Software de Facturación: Un nuevo coste fijo obligatorio. Los precios suelen variar entre 10€ y 40€ al mes, dependiendo de las funcionalidades.
- Gestoría (Opcional pero Recomendado): Un asesor fiscal puede ahorrarte mucho dinero y problemas. Sus honorarios suelen oscilar entre 50€ y 150€ al mes para un autónomo.
- Impuestos (Coste Variable): El IVA (generalmente 21%) que cobras no es tuyo, es de Hacienda. Y de tus beneficios, tendrás que pagar un porcentaje en concepto de IRPF (el pago a cuenta trimestral es del 20%).
5. Tu Día a Día Fiscal: Obligaciones Trimestrales y Anuales
Ser autónomo implica una relación constante con Hacienda. Estas son tus citas clave:
- Declaraciones Trimestrales: Cada tres meses (en abril, julio, octubre y enero) debes presentar el Modelo 303 para liquidar el IVA y el Modelo 130 para pagar el IRPF a cuenta.
- Declaraciones Anuales: A final de año, deberás presentar resúmenes anuales como el Modelo 390 (resumen de IVA) y el Modelo 347 (si tienes operaciones con terceros que superen los 3.005,06€).
6. Tu Primera Factura Como Autónomo: Cómo Emitirla Correctamente
Tu primera factura es tu carta de presentación. Con tu nuevo software, el proceso es sencillo, pero debes asegurarte de que incluye toda la información obligatoria:
- Tus datos fiscales completos (Nombre, NIF, Domicilio).
- Los datos fiscales completos de tu cliente.
- Número de factura (único y correlativo).
- Fecha de expedición.
- Descripción clara de los productos o servicios.
- Base imponible (el importe antes de impuestos).
- Tipo de IVA aplicable y la cuota.
- Retención de IRPF (si aplica a tu actividad).
- Importe total.
- El Código QR de Verifactu: Tu software lo añadirá automáticamente.
7. Ayudas y Subvenciones para Nuevos Autónomos en 2025
Afortunadamente, existen varias ayudas para aligerar la carga económica inicial al iniciar un negocio autónomo.
- Tarifa Plana: La ayuda más conocida. Permite a los nuevos autónomos pagar una cuota reducida de 80€ al mes a la Seguridad Social durante los primeros 12 meses de actividad.
- Kit Digital: Una subvención del Gobierno para la digitalización. La categoría de «Factura Electrónica» te proporciona un bono para que puedas adquirir tu software de facturación obligatorio prácticamente gratis. Es una oportunidad que no debes dejar pasar.
- Ayudas por Comunidades Autónomas: Muchas regiones ofrecen sus propias subvenciones para el fomento del autoempleo. Investiga en el portal de tu comunidad autónoma qué ayudas están disponibles.
Aprovecha el Kit Digital para tu Software Obligatorio
El Kit Digital es la forma más inteligente de cumplir con la normativa Verifactu sin que te cueste dinero. Hemos preparado una guía detallada sobre cómo solicitarlo.
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8. Errores Comunes de los Nuevos Autónomos (y Cómo Evitarlos)
Muchos autónomos cometen los mismos errores al empezar. Conocerlos es la mejor forma de evitarlos.
- Usar una cuenta bancaria personal: Error grave. Abre una cuenta exclusiva para tu negocio. Mezclar finanzas es una pesadilla para la contabilidad y una bandera roja para Hacienda.
- No guardar las facturas de gastos: Para poder deducir un gasto (y su IVA), necesitas la factura completa. Un simple ticket de TPV no siempre es suficiente.
- Olvidar las fechas de impuestos: El calendario fiscal del autónomo es sagrado (Abril, Julio, Octubre y Enero). Un retraso en la presentación conlleva recargos.
- Facturar con un programa ilegal: El error más caro de todos. Usar un software no adaptado a Verifactu puede costarte una sanción de 50.000 euros.
- Mezclar gastos personales y profesionales: Deducir gastos que no están 100% afectos a tu actividad (como la compra del supermercado o unas vacaciones) es una práctica de riesgo que Hacienda persigue activamente.
- No aplicar bien el IVA o el IRPF: Equivocarse en el tipo de IVA o no aplicar la retención de IRPF cuando es obligatorio son errores comunes que generan declaraciones complementarias y posibles sanciones.
- Descuidar la tesorería: Facturar no es lo mismo que cobrar. Es vital llevar un control de las facturas pendientes de pago y no gastar el IVA que recaudas, ya que ese dinero no es tuyo.
9. Preguntas Frecuentes sobre el Autónomo y sus Obligaciones de Facturación
1. Al empezar como autónomo, ¿qué es más urgente: el alta o elegir el software Verifactu?
Ambas cosas van de la mano y deben hacerse casi simultáneamente. Legalmente, no puedes emitir tu primera factura sin estar dado de alta. Sin embargo, con la nueva normativa, tampoco puedes emitir esa primera factura sin un software que cumpla con Verifactu. Lo ideal es elegir tu software mientras gestionas el alta, para estar 100% preparado desde el primer día y evitar cualquier riesgo de sanción.
2. ¿La «Tarifa Plana» de 80€ cubre el coste del software de facturación obligatorio?
No, la Tarifa Plana solo reduce tu cuota a la Seguridad Social. El coste del software es un gasto operativo aparte. Sin embargo, puedes cubrirlo casi al 100% solicitando la ayuda del Kit Digital Verifactu, una subvención específica para la digitalización que incluye la categoría de «Factura Electrónica».
3. ¿El sistema Verifactu impide que pueda hacer pequeños trabajos sin declarar?
Sí, ese es precisamente uno de sus objetivos principales. Verifactu obliga a que tu software cree un registro inalterable de CADA factura o ticket que emites. Intentar usar el programa solo para ciertos trabajos y no para otros sería fácilmente detectable en una inspección, exponiéndote a sanciones muy graves por ocultación de ingresos.
4. Como autónomo, ¿qué me obliga a más: Verifactu o la Ley Crea y Crece?
Ambas te obligan, pero a cosas distintas. Verifactu te obliga a usar un software legal para TODAS tus facturas (a empresas y a particulares). La Ley Crea y Crece te obliga a que las facturas que emites a OTRAS EMPRESAS O AUTÓNOMOS (B2B) tengan un formato electrónico estructurado. Un buen software cumple con ambas normativas a la vez.
5. Si mi gestor me presenta los impuestos, ¿es él responsable si mi software no cumple Verifactu?
No. La responsabilidad final sobre el uso de un software de facturación legal y certificado recae siempre sobre ti, el autónomo. Tu gestor te asesora, pero tú eres el obligado tributario. Por eso es crucial que exijas a tu proveedor de software una declaración de conformidad por escrito.
6. ¿Qué es exactamente el código QR que debe llevar mi factura de autónomo?
Es un código que tu software Verifactu añade a cada factura. Contiene información clave que permite a tu cliente (y a Hacienda) verificar que la factura se ha emitido correctamente con un software legal. Es una pieza central del nuevo sistema de control y una garantía de validez para tus facturas.
7. ¿Puedo usar una plantilla de Excel que he adaptado para que parezca una factura Verifactu?
Absolutamente no. Usar Excel, Word o cualquier sistema que permita la alteración o borrado de facturas está explícitamente prohibido y es considerado una infracción muy grave. La sanción por usar este tipo de sistemas puede alcanzar los 50.000 euros.
8. Ya tengo Certificado Digital para el alta, ¿necesito algo más para la factura electrónica?
El Certificado Digital es esencial, pero también necesitas una firma digital para dar validez legal a tus facturas electrónicas. Tu software de facturación debe permitirte usar tu certificado para firmar cada factura de forma sencilla, garantizando así su autenticidad e integridad.
9. ¿Cómo afecta la Protección de Datos a mis nuevas facturas digitales?
Almacenar facturas en tu ordenador es un riesgo. Un software en la nube que cumpla con Verifactu también debe cumplir con el RGPD, garantizando que los datos de tus clientes están encriptados y seguros. Es una parte fundamental de la protección de datos en la facturación.
10. ¿Los nuevos requisitos de facturación hacen más caro ser autónomo?
Sí, introduce un nuevo coste fijo: la suscripción a un software de facturación legal. Sin embargo, este coste (generalmente bajo) se compensa con el ahorro de tiempo en la gestión, la reducción de errores y la tranquilidad de cumplir con la ley. Además, puede ser subvencionado con el Kit Digital.
11. Si mi cliente es una empresa, ¿basta con enviarle un PDF con el QR de Verifactu?
No es suficiente. Además de cumplir con Verifactu (QR, registro, etc.), la Ley Crea y Crece te obliga a que el archivo que envíes sea una factura en formato electrónico estructurado (como FacturaE), que es un archivo con datos procesables por máquinas, no solo un PDF visual.
12. Y si mi cliente es un particular, ¿también le envío una factura electrónica compleja?
No. A un cliente particular le emites una factura simplificada (un ticket) o una factura completa en formato PDF normal. Lo crucial es que ese documento, sea cual sea, haya sido generado por tu sistema Verifactu y, por tanto, incluya su código QR y tenga su registro de facturación asociado.
13. ¿Cuál es la multa exacta por no usar un software Verifactu como autónomo?
La sanción por la simple tenencia y uso de un software no certificado es de 50.000 euros por cada ejercicio fiscal en el que lo hayas utilizado. Es una de las sanciones más duras para los autónomos, por lo que el riesgo no compensa en absoluto.
14. ¿Qué es un «software de doble uso» y por qué se relaciona con Verifactu?
Un software de doble uso es un programa informático que permite ocultar una parte de la facturación (llevar una «caja B»). La Ley Antifraude se creó para prohibir estos programas, y Verifactu es el reglamento técnico que define cómo deben ser los programas legales para evitar esta práctica.
15. Al final, ¿todo este sistema Verifactu solo sirve para que Hacienda me controle más?
El objetivo principal es la lucha contra el fraude fiscal y la economía sumergida, lo que beneficia a todos los que cumplen. Pero para ti, como autónomo, tiene ventajas directas: automatiza tu facturación, reduce errores, digitaliza tu negocio y te da la seguridad de que estás haciendo las cosas bien, protegiéndote de futuras inspecciones.
