¿Cuáles son los Formatos de Facturas Electrónicas Aceptados en España?
1. Más Allá del PDF: Un Ecosistema de Formatos Estructurados
Una de las mayores confusiones al hablar de facturación electrónica es pensar que solo existe un tipo de archivo. La realidad es que, para cumplir con la normativa española, especialmente con la Ley Crea y Crece, las empresas deben utilizar formatos electrónicos estructurados.
Un formato estructurado es aquel que está diseñado para que las máquinas puedan leerlo y procesarlo automáticamente. Esto excluye a los PDFs simples, un punto que aclaramos en nuestra guía sobre si una factura en PDF se considera un formato válido. El objetivo de la ley es la automatización, y para ello se han definido varios estándares. El más conocido en España es Facturae, pero no es el único. Según el Reglamento que desarrolla la Ley Crea y Crece, se admiten varios formatos para asegurar la interoperabilidad.
2. Los 4 Formatos de Factura Electrónica Aceptados
La normativa española contempla varios formatos para asegurar que las empresas puedan comunicarse entre sí, tanto a nivel nacional como internacional. Estos son los principales:
2.1. Facturae: El Estándar Español
Es el formato por excelencia en España, especialmente porque es el obligatorio para facturar a las Administraciones Públicas (AAPP) a través del portal FACe. Se basa en el lenguaje XML y tiene una estructura muy definida. Si quieres profundizar, te recomendamos leer nuestra guía completa sobre qué es el formato Facturae.
Para asegurar la máxima compatibilidad, es crucial saber qué versión de Facturae debes usar, siendo la 3.2.2 la más reciente y recomendada.
2.2. UBL (Universal Business Language)
UBL es un estándar internacional, también basado en XML, y es uno de los formatos más extendidos en Europa para el intercambio de documentos comerciales. Es una de las sintaxis admitidas por la norma europea de facturación electrónica (EN 16931). Su ventaja es que facilita las transacciones con empresas de otros países de la UE.
2.3. CII (Cross-Industry Invoice)
Al igual que UBL, el formato CII es otra de las sintaxis reconocidas por la norma europea. Es un estándar global mantenido por UN/CEFACT y está diseñado para ser utilizado en cualquier industria o sector. Su aceptación en España garantiza la alineación con el mercado único europeo.
2.4. EDIFACT
Es el veterano de los formatos. EDIFACT (Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte) es un estándar internacional de la ONU que existe desde mucho antes de la popularización del XML. Es muy utilizado en grandes corporaciones y sectores específicos como el retail, la logística o la automoción, donde los volúmenes de transacciones son masivos.
3. Tabla Comparativa: Qué Formato Usar en Cada Caso
Con tantas opciones, es fácil perderse. Esta tabla simplifica cuándo usar cada formato:
Destinatario | Formatos Válidos | El Más Común / Recomendado |
Administración Pública (B2G) | Facturae, UBL, CII | Facturae |
Otra Empresa / Autónomo (B2B) | Facturae, UBL, CII, EDIFACT | Depende del acuerdo entre las partes. Facturae es una apuesta segura a nivel nacional. |
Consumidor Final (B2C) | Cualquier formato legible, incluido PDF. | PDF |
4. La Clave no es el Formato, sino el Software
No necesitas ser un experto en XML ni memorizar estos cuatro formatos. La clave para cumplir con la ley sin complicaciones es utilizar un software de facturación moderno y actualizado.
Un buen programa se encarga de todo el trabajo técnico por ti. Simplemente introduces los datos de tu factura y, a la hora de enviarla, el software la genera en el formato correcto que necesita tu cliente o la administración, aplicando la firma digital y preparándola para su envío. Por eso es tan importante saber cómo elegir un software adaptado a VeriFactu y a la Ley Crea y Crece.
5. Preguntas Frecuentes sobre Formatos de Factura
1. ¿Qué tipo de formato se acepta como factura electrónica?
Se acepta cualquier formato estructurado reconocido. Los principales en España son Facturae, UBL, CII y EDIFACT. Un PDF por sí solo no se considera un formato válido para transacciones entre empresas (B2B).
2. ¿Qué formato se recomienda para las administraciones públicas?
El formato recomendado y estándar para facturar a las Administraciones Públicas españolas es Facturae en su versión más reciente (actualmente la 3.2.2).
3. ¿Qué formato común se utiliza para las facturas electrónicas?
A nivel nacional, el más común es Facturae. A nivel europeo e internacional para B2B, UBL y CII son cada vez más comunes. EDIFACT sigue siendo muy usado en grandes industrias.
4. ¿Qué archivos necesito para facturar electrónicamente?
Necesitas el archivo de la factura en un formato estructurado (ej. un XML de Facturae) y que este vaya firmado con un certificado electrónico válido. Adicionalmente, se suele enviar una representación visual en PDF.
5. ¿Cuántos tipos de facturas electrónicas existen?
Existen principalmente dos tipos: las de formato estructurado (como Facturae, UBL), que contienen datos para ser procesados por máquinas, y las de formato no estructurado (como un PDF o una imagen), que son solo una representación visual.
6. ¿En qué formato debe estar una factura según la Ley Crea y Crece?
La Ley Crea y Crece exige que las facturas entre empresas y autónomos estén en un formato electrónico estructurado que garantice su interoperabilidad. Esto incluye todos los formatos mencionados: Facturae, UBL, CII y EDIFACT.
7. ¿Es obligatorio enviar el archivo XML de una factura?
Sí. Para operaciones B2B y B2G, el archivo XML (o el formato estructurado correspondiente) es el documento con validez legal. El PDF es un complemento, pero no el original.
8. ¿Qué es el formato XML de una factura?
Es un archivo de texto con los datos de la factura organizados mediante etiquetas. Facturae, UBL y CII son «vocabularios» específicos de XML que definen qué etiquetas usar para que todos los sistemas «hablen el mismo idioma».
9. ¿Qué formato XML utiliza una factura en España?
Principalmente, el formato XML que se utiliza sigue el esquema de Facturae. Sin embargo, los formatos UBL y CII también están basados en XML y son válidos.
10. ¿Los formatos son los mismos para todas las Comunidades Autónomas?
Sí, los formatos son estándares nacionales y europeos. Todas las CCAA deben aceptar los formatos oficiales definidos por ley, principalmente Facturae, a través de sus respectivos puntos de entrada de facturas.
11. ¿Qué es FACe? ¿Acepta todos los formatos?
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Actualmente, la plataforma FACe admite facturas en formato Facturae, UBL y CII.
12. ¿Necesito un programa diferente para cada formato?
No. Un buen software de facturación debe ser capaz de generar la factura en el formato que necesites según el destinatario, todo desde la misma interfaz.
13. ¿Qué dos formatos son los más habituales?
Los dos más habituales en España son Facturae, por su obligatoriedad con la Administración, y el PDF, por su uso extendido en las facturas a consumidores finales (B2C).
14. ¿Qué formato debo pedirle a mi proveedor?
Si eres una empresa o autónomo, tu proveedor tiene la obligación de entregarte la factura en un formato estructurado. Lo más habitual es que te envíen el XML (Facturae) y su representación visual en PDF.
15. ¿Estos formatos cambiarán en el futuro?
Es posible. Los estándares evolucionan para adaptarse a nuevas necesidades. Sin embargo, se trata de cambios técnicos menores (como pasar de Facturae 3.2.1 a 3.2.2). Usar un software en la nube te asegura que siempre estarás actualizado sin tener que preocuparte.
