¿Una Factura en PDF se Considera un Formato Válido?
1. La Respuesta Rápida: Depende del Destinatario
Seamos directos. ¿Sirve una factura en PDF? La respuesta es un «sí, pero…». La validez de un PDF como factura depende completamente de a quién se la estés enviando:
- ✔️ SÍ es válido: Si el destinatario es un consumidor final (lo que se conoce como B2C, Business-to-Consumer). Para un particular, un PDF es perfectamente legal.
- ❌ NO es válido (por sí solo): Si el destinatario es otra empresa o autónomo (B2B, Business-to-Business) o la Administración Pública (B2G, Business-to-Government). En estos casos, la ley exige un formato electrónico estructurado.
Esta distinción es la causa número uno de errores en facturación. Muchos negocios siguen enviando PDFs a otras empresas pensando que cumplen la ley, cuando en realidad están incurriendo en una irregularidad.
2. La Diferencia Clave: Formato Estructurado vs. No Estructurado
Para entender por qué un PDF no siempre sirve, hay que comprender la diferencia entre un formato «estructurado» y uno «no estructurado».
- Formato No Estructurado (PDF, JPG, Word): Es un formato visual, diseñado para que lo lean las personas. Piensa en un PDF como una «foto» de la factura. Contiene la información, pero un ordenador no puede «entender» qué parte es el NIF, cuál es la base imponible o cuál es la cuota de IVA.
- Formato Estructurado (XML, Facturae): Es un formato de datos, diseñado para que lo lean las máquinas. Cada dato está etiquetado. El sistema informático sabe que el texto dentro de la etiqueta es la base imponible. Esto permite automatizar la contabilidad, la gestión y la revisión por parte de Hacienda.
La legislación española, en línea con la europea, exige formatos estructurados para facilitar esta automatización y la lucha contra el fraude. El estándar en España es el formato Facturae, del que puedes aprender todo en nuestra guía sobre qué es Facturae y el formato XML obligatorio. Esta obligación está claramente definida en el Real Decreto 1619/2012 que aprueba el Reglamento de facturación.
3. Tabla Definitiva: ¿Cuándo es Válido un PDF y Cuándo No?
Para que no quede ninguna duda, aquí tienes una tabla resumen:
Tipo de Operación | ¿Formato PDF Válido? | Formato Obligatorio / Recomendado |
Factura a un Cliente Particular (B2C) |  SÍ | PDF es suficiente y lo más común. |
Factura a la Administración Pública (B2G) |  NO | XML en formato Facturae (versión 3.2.2). |
Factura a otra Empresa o Autónomo (B2B) | NO (según Ley Crea y Crece) | Formato electrónico estructurado (Facturae, UBL, etc.). |
4. ¿Qué Dice la Ley? El Rol de la Ley Crea y Crece y el Reglamento
La confusión con el PDF viene de antes, cuando «factura electrónica» era casi sinónimo de «mandar un PDF por email». Esto ha cambiado radicalmente.
- El Reglamento de Facturación: Ya establecía la necesidad de garantizar la «legibilidad, autenticidad e integridad». Un PDF simple no garantiza la autenticidad ni la integridad a no ser que lleve una firma electrónica cualificada.
- La Ley Crea y Crece: Es el punto de inflexión. Esta ley hace obligatoria la facturación electrónica entre todas las empresas y autónomos de España, exigiendo explícitamente el uso de formatos estructurados para permitir la interoperabilidad y la comunicación automática entre sistemas.
5. La Solución Correcta: El XML como Protagonista, el PDF como Complemento
La práctica recomendada y el flujo de trabajo correcto en la facturación moderna es el siguiente:
- Utilizas un software de facturación para introducir los datos del cliente y los conceptos.
- El programa genera el archivo XML estructurado (por ejemplo, en formato Facturae). Este es tu archivo legal y fiscal.
- Simultáneamente, el programa genera una representación visual en PDF de esa misma factura.
- A tu cliente (si es una empresa) le envías ambos archivos. El XML para que lo procese su sistema contable y el PDF para que una persona pueda leerlo o archivarlo fácilmente.
De esta manera, cumples con la ley, facilitas la vida a tu cliente y mantienes una copia legible para referencia humana.
6 Preguntas Frecuentes sobre la Validez de las Facturas en PDF
1. ¿Una factura en PDF es lo mismo que una factura electrónica?
No. Un PDF es solo uno de los posibles formatos de una factura electrónica. Una «factura electrónica» legal para transacciones B2B debe estar en un formato electrónico estructurado (como XML-Facturae), mientras que un PDF se considera no estructurado.
2. ¿Qué formato tiene que tener una factura electrónica para ser válida en España?
Para facturar a las Administraciones Públicas, debe ser en formato Facturae (XML). Para facturar a otras empresas, debe ser un formato estructurado reconocido (Facturae, UBL, CII, etc.) según la Ley Crea y Crece. Para consumidores finales, un PDF es suficiente.
3. ¿Qué puede invalidar una factura?
Una factura puede ser inválida por varios motivos: falta de datos obligatorios (NIF, fecha, número, desglose de IVA), uso de un formato incorrecto para el destinatario (enviar solo un PDF a una empresa) o carecer de una firma electrónica que garantice su autenticidad e integridad.
4. ¿Qué debe llevar una factura para que sea legal?
Debe incluir: número de factura, fecha de expedición, datos fiscales completos del emisor y receptor (nombre, NIF, domicilio), descripción de los bienes o servicios, base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA, y el importe total. Además, debe usar el formato correcto según el destinatario.
5. ¿Todavía se pueden utilizar facturas en papel?
Sí, pero su uso es cada vez más residual. Son válidas para operaciones con consumidores finales que no deseen factura electrónica. Sin embargo, para operaciones entre empresas, la factura en papel dejará de ser una opción con la plena entrada en vigor de la Ley Crea y Crece.
6. ¿Es obligatorio guardar las facturas en papel si las emito electrónicamente?
No. Si emites una factura electrónica (el archivo XML firmado), ese es el original que debes conservar. No tienes ninguna obligación de imprimirlo ni guardarlo en papel. De hecho, la conservación debe ser en su formato original electrónico.
7. ¿Cuál es la diferencia entre una factura digital y una factura electrónica?
Aunque a menudo se usan como sinónimos, «factura digital» es un término más amplio (un PDF es digital). Una «factura electrónica» según la ley se refiere específicamente a una factura en formato estructurado que permite su procesamiento automático.
8. ¿Las facturas deben ser PDF?
No, no hay ninguna obligación de que sean PDF. De hecho, en el ámbito B2B, el PDF es insuficiente. La obligación se centra en el formato estructurado (XML); el PDF es un complemento útil pero no el requisito principal.
9. ¿Qué significa «factura sin papel»?
Se refiere al proceso de facturación totalmente digital, donde tanto la emisión, como el envío, la recepción y la conservación de las facturas se realizan por medios electrónicos, eliminando la necesidad de imprimir o almacenar documentos físicos.
10. ¿Qué requisito es necesario para que la factura electrónica tenga validez legal?
Debe ser emitida en un formato estructurado reconocido (si es B2B/B2G), contener todos los datos fiscales obligatorios y garantizar su autenticidad e integridad, normalmente mediante una firma electrónica cualificada.
11. ¿Cuándo desaparecen las facturas en papel?
Desaparecerán de forma obligatoria en las transacciones entre empresas y autónomos cuando finalicen los plazos de adaptación de la Ley Crea y Crece (previstos entre 2025 y 2026). Para los consumidores finales, es probable que sigan existiendo como opción.
12. ¿Es legal hacer una factura a mano?
Una factura manuscrita puede ser legal si cumple todos los requisitos de contenido y se dirige a un consumidor final. Sin embargo, es un método obsoleto, propenso a errores y no es válido para la facturación electrónica obligatoria con empresas o la administración.
13. ¿Qué pasa si una factura está mal hecha?
Si una factura contiene errores (en los datos, el cálculo o el formato), debe ser anulada y sustituida mediante la emisión de una factura rectificativa. No se debe borrar ni editar una factura ya emitida.
14. ¿Qué es una factura comercial en PDF?
Es simplemente un documento en formato PDF que detalla una transacción comercial. Su validez, como hemos visto, depende del contexto. Se usa comúnmente en el comercio internacional y para transacciones B2C.
15. ¿En qué formato debo enviar una factura a un cliente?
La regla de oro: si tu cliente es una empresa o autónomo, envíale el archivo XML y el PDF. Si es un consumidor final, con el PDF es suficiente.
