¿Qué Formatos de Facturas Electrónicas son Obligatorios según la Ley Crea y Crece?
1. Respuesta Directa: Los 4 Formatos Válidos
Con la entrada en vigor de la facturación obligatoria entre empresas, una de las dudas más importantes es saber qué formatos de facturas electrónicas son obligatorios según la Ley Crea y Crece. La ley es clara al respecto: no vale cualquier archivo digital.
Según el borrador del desarrollo reglamentario de la ley, los formatos que se deberán admitir obligatoriamente en el intercambio de facturas entre empresas y autónomos (B2B) son los siguientes cuatro, todos ellos basados en datos estructurados. Puedes consultar el texto íntegro de la ley en el Boletín Oficial del Estado.
- Facturae: En las versiones vigentes para la facturación a la Administración (actualmente 3.2.1 y 3.2.2).
- CEFACT/ONU CII: El estándar de la industria desarrollado por las Naciones Unidas.
- UBL: El formato definido en la norma ISO/IEC 19845:2015.
- EDIFACT: El estándar según la norma ISO 9735.
2. El Requisito Clave: ¿Qué Significa «Formato Estructurado»?
El corazón de la Ley Crea y Crece es la exigencia de que las facturas sean «estructuradas». Esto significa que el archivo de la factura no es una simple imagen (como un PDF), sino un fichero de datos organizado y etiquetado que los sistemas informáticos pueden leer y procesar de forma totalmente automática.
Todos los formatos mencionados (Facturae, UBL, etc.) son lenguajes basados en XML o sintaxis similares que cumplen esta condición. Es la diferencia fundamental entre una factura digital y una electrónica. Un PDF, al no ser estructurado, no es un formato válido para cumplir con esta ley en el ámbito B2B.
3. Desglose de los Formatos Obligatorios
Aunque la ley mencione cuatro formatos, en la práctica el más relevante en España será Facturae.
3.1. Facturae: El Estándar Nacional
Es el formato protagonista en España. Es obligatorio desde 2015 para facturar a las Administraciones Públicas y, por tanto, la mayoría de los software y empresas ya están familiarizados con él. Se basa en XML y tiene una estructura muy definida, convirtiéndolo en la opción lógica para la mayoría de las operaciones nacionales. Para dominarlo, te recomendamos leer nuestra guía pilar ¿Qué es el formato Facturae?.
3.2. UBL, CII y EDIFACT: Los Estándares Internacionales
La inclusión de estos formatos busca garantizar la interoperabilidad, especialmente para empresas que operan a nivel europeo o internacional. Son estándares muy extendidos en la industria global y permiten que una empresa española pueda intercambiar facturas con una empresa de otro país sin problemas de compatibilidad.
4. La Importancia de la Interoperabilidad
No tienes que ser un experto en los cuatro formatos. La ley no te obliga a ti, sino a los proveedores de soluciones de facturación electrónica. Tu software deberá ser capaz de:
- Generar la factura al menos en uno de los formatos admitidos (normalmente Facturae).
- Ser capaz de recibir y «traducir» cualquiera de los otros tres formatos si tu proveedor te envía una factura en, por ejemplo, UBL.
Esta interoperabilidad es la que garantiza que el sistema sea fluido y no se creen «islas» de facturación incompatibles. La responsabilidad recae en elegir un buen programa de facturación que te asegure este cumplimiento.
5. Preguntas Frecuentes sobre los Formatos de la Ley Crea y Crece
1. Entonces, ¿puedo elegir el formato que yo quiera de los cuatro?
Como emisor, generalmente generarás tus facturas en el formato estándar de tu software (que en España será mayoritariamente Facturae). Lo importante es que tu proveedor de la solución de facturación garantice que puede recibir y procesar los otros formatos.
2. ¿Qué pasa si envío un PDF a otra empresa por error?
Se considerará un incumplimiento de la obligación de facturar electrónicamente, lo que puede acarrear sanciones de hasta 10.000 euros. Además, tu cliente te la rechazará porque no podrá procesarla ni deducirla automáticamente.
3. ¿Qué es FACe y qué formatos admite?
FACe es el punto de entrada de facturas para la Administración Pública. Admite exclusivamente el formato Facturae en sus versiones más recientes (actualmente 3.2.1 y 3.2.2).
4. ¿La Ley Antifraude (Verifactu) exige algún formato en particular?
No. Verifactu regula la seguridad del software, no el formato del archivo de la factura. Son normativas complementarias. Te aclaramos la diferencia entre VeriFactu y FacturaE aquí.
5. ¿Necesito un software diferente para facturar a empresas y a la Administración?
No. Un buen software de facturación debe ser capaz de generar el formato Facturae válido tanto para el intercambio B2B privado como para su envío a través de FACe al sector público.
6. ¿Cómo se firma electrónicamente un archivo XML como Facturae?
El archivo se firma con un certificado digital. La firma se incrusta dentro del propio código XML, en una sección específica para ello, garantizando la autenticidad e integridad del documento.
7. ¿Qué es un archivo XSIG que a veces acompaña al XML?
Es un formato de firma electrónica «separada». El archivo XML contiene los datos de la factura y el archivo XSIG contiene la firma. Ambos son necesarios para validar la factura.
8. ¿Los autónomos también deben usar estos formatos?
Sí. La ley no distingue. Un autónomo que factura a una empresa deberá usar uno de estos formatos estructurados a partir de 2026.
9. ¿Y si mi cliente es una empresa extranjera?
La Ley Crea y Crece aplica a operaciones entre empresas residentes en España. Si tu cliente es extranjero, podríais acordar usar un estándar internacional como UBL, pero no estás obligado por esta ley a usar un formato estructurado.
10. ¿Tengo que saber de XML o de estos formatos para poder facturar?
No, en absoluto. Toda la complejidad técnica recae en el software de facturación. Tu única tarea es elegir un programa que te garantice el cumplimiento y rellenar los datos de la factura como siempre.
11. ¿El código QR de Verifactu está relacionado con estos formatos?
Indirectamente. El QR debe aparecer en la representación visual (el PDF) de la factura, cuyo origen de datos es el archivo estructurado en formato XML.
12. ¿Por qué se permiten varios formatos y no solo uno?
Para alinearse con la normativa europea y no crear una «isla digital» en España, facilitando el comercio transfronterizo con empresas que ya utilizan otros estándares internacionales.
13. ¿La solución pública gratuita de Hacienda admitirá todos los formatos?
Sí, el reglamento establece que la solución pública gratuita deberá garantizar la interoperabilidad y ser capaz de recibir y transformar todos los formatos admitidos.
14. ¿Qué pasa si mi sector tiene un formato de factura muy específico?
Algunos de estos formatos, como Facturae, permiten «extensiones» para añadir campos específicos de un sector (por ejemplo, el sector de la construcción o las agencias de viajes) sin dejar de cumplir con el estándar base.
15. En resumen, ¿de qué formato me tengo que preocupar?
Como usuario en España, el formato principal que debes conocer es Facturae. Tu principal preocupación debe ser que tu software de facturación te asegure que es capaz de generar Facturae y de recibir el resto de formatos de forma transparente para ti.
