¿Cuándo Desaparece la Factura en Papel? Guía Completa sobre su Final (y sus Excepciones)
1. Respuesta Directa: ¿Desaparece o no la Factura en Papel?
La respuesta tiene un matiz importante: sí, la factura en papel desaparece, pero solo para las transacciones entre empresas y autónomos (B2B). Para las ventas a clientes finales o particulares (B2C), se podrá seguir utilizando la factura en papel o un PDF simple.
Por tanto, el «adiós» definitivo al papel dependerá del tipo de cliente al que factures. Esta transición está impulsada por dos normativas clave que, aunque distintas, persiguen la digitalización total. Si quieres entender el sistema de seguridad que regulará los programas de facturación, te recomendamos empezar por nuestra guía pilar sobre Verifactu 2025.
2. Escenario 1: El Fin del Papel en Operaciones B2B (Empresa a Empresa)
Aquí es donde la desaparición del papel es total y tiene fecha. Según la Ley Crea y Crece, todas las facturas que emitas a otro profesional o empresa deberán ser obligatoriamente facturas electrónicas en formato estructurado.
Esto significa que ya no será válido entregar una factura impresa o enviar un PDF. El proceso deberá realizarse a través de plataformas digitales que intercambien archivos estructurados (como XML-Facturae). Como puedes ver en nuestro artículo detallado sobre cuándo empieza a ser obligatoria la factura electrónica, los plazos son:
- A lo largo de 2025: Para empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros.
- A lo largo de 2026: Para el resto de empresas y autónomos.
A partir de esas fechas, la factura en papel para operaciones B2B dejará de tener validez legal.
3. Escenario 2: La Supervivencia del Papel en Operaciones B2C (Empresa a Particular)
Si tu negocio factura principalmente a consumidores finales (por ejemplo, una tienda, un bar, un restaurante, una peluquería), podrás respirar un poco más tranquilo. La Ley Crea y Crece no obliga a que las facturas a particulares sean electrónicas.
En estos casos, podrás seguir emitiendo facturas simplificadas (tickets) o facturas completas en papel o en un formato PDF simple enviado por correo electrónico. La ley no te obliga a cambiar este proceso. Estos negocios forman parte de los grupos que, por ahora, están en la lista de quiénes no están obligados a facturar electrónicamente.
4. La Advertencia: Aunque uses Papel, tu Software Debe Cumplir
Aquí llega el matiz más importante. Aunque puedas seguir imprimiendo facturas en papel para tus clientes particulares, si utilizas un sistema informático (un TPV, un software de facturación, etc.) para crearlas, ese sistema SÍ debe cumplir con la normativa Verifactu antes del 1 de julio de 2025.
Como explicamos en el artículo sobre la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica, una cosa es el formato final del documento (papel o digital) y otra la seguridad del sistema que lo genera. Por tanto, tu TPV deberá estar actualizado y cada ticket de papel que imprimas deberá incluir el código QR obligatorio.
5. Tabla Resumen: ¿Papel o Electrónica? ¿Cuándo Usar Cada Una?
Tipo de Operación | ¿Puedo Usar Factura en Papel? | ¿Qué Formato es Obligatorio? |
Factura a otra empresa (B2B) | No | Factura Electrónica Estructurada |
Factura a un particular (B2C) | Sí | Papel, PDF simple o Electrónica (voluntario) |
6. ¿Por Qué Deberías Abandonar el Papel Aunque no Estés Obligado?
Aunque la ley te permita seguir usando papel para tus clientes particulares, la digitalización completa de tu facturación es una decisión estratégica muy inteligente. Los beneficios son claros:
- Eficiencia y Ahorro: Reduces costes de impresión, envío y almacenamiento. Automatizas la creación y el seguimiento, ahorrando horas de trabajo administrativo.
- Seguridad y Menos Errores: Un buen software minimiza los fallos humanos y guarda copias de seguridad de todo en la nube, evitando la pérdida de documentos.
- Sostenibilidad: Reduces el impacto medioambiental de tu negocio al eliminar el consumo de papel y tinta.
- Preparación para el Futuro: La tendencia es clara. Es muy probable que, en un futuro, la obligación de facturar electrónicamente se extienda también a las operaciones B2C. Adaptarse ahora es adelantarse a la próxima normativa.
7. Preguntas Frecuentes sobre el Fin de la Factura en Papel
1. ¿Una factura hecha a mano seguirá siendo legal?
Una factura a mano será legal para operaciones con particulares. Sin embargo, para una operación con otra empresa, a partir de 2026 no será válida y deberá ser una factura electrónica.
2. ¿Debo guardar las facturas en papel que reciba de mis proveedores?
Una vez la ley entre en vigor para ellos, tus proveedores (si son empresas o autónomos) estarán obligados a enviarte facturas electrónicas. Ya no recibirás facturas en papel de ellos. Deberás tener un sistema para recibir y almacenar estas facturas digitales.
3. ¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas en papel antiguas?
La obligación de conservar las facturas, sean en papel o electrónicas, sigue siendo la misma. Legalmente, debes guardarlas durante un mínimo de 6 años a efectos mercantiles y 4 años a efectos fiscales.
4. ¿Un PDF enviado por email se considera factura en papel?
A efectos de la Ley Crea y Crece, un PDF se considera una factura no estructurada, similar al papel. Será válido para clientes particulares (B2C), pero no para operaciones entre empresas (B2B).
5. Si soy un autónomo en módulos, ¿puedo seguir usando siempre facturas en papel?
Sí. Los autónomos en módulos están exentos tanto de la obligación de la factura electrónica B2B como del sistema Verifactu, por lo que podrán continuar con sus sistemas de facturación actuales, incluyendo los talonarios en papel.
6. ¿Qué pasa si una empresa me entrega una factura en papel después de la fecha límite?
Esa factura no sería válida a efectos de la normativa. No podrías deducirte el gasto o el IVA de forma correcta, ya que tu proveedor habría incumplido su obligación de emitirla electrónicamente. Deberás exigirle que te la envíe en el formato legal.
7. ¿La desaparición del papel es igual en toda España?
Sí, la Ley Crea y Crece es una normativa estatal, por lo que las fechas y obligaciones para la desaparición de la factura en papel en el ámbito B2B son las mismas en todo el territorio nacional.
8. ¿Puedo digitalizar mis facturas de papel antiguas y tirar los originales?
Sí, puedes hacerlo, pero el proceso de digitalización debe estar certificado. Esto implica usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria que garantice que la copia digital es idéntica al original. De lo contrario, debes conservar el papel.
9. ¿Qué necesito para dejar de usar el papel?
Necesitas un software de facturación que cumpla con Verifactu y que, además, sea capaz de generar y recibir facturas electrónicas en formato estructurado.
10. ¿Los tickets de la gasolina o de los restaurantes también desaparecen?
No, porque son operaciones B2C. Esos tickets (facturas simplificadas) podrán seguir siendo en papel, pero deberán incluir el código QR de Verifactu si se emiten con un sistema informático.
11. Si emito una factura en papel a un particular, ¿lleva QR?
Si la creas con un TPV o software, sí, deberá llevar el QR de Verifactu. Si la haces a mano en un talonario, no está obligada a llevarlo.
12. ¿Cuál es la principal ventaja de que desaparezca la factura en papel?
La principal ventaja es la eficiencia. La automatización de la recepción y emisión de facturas reduce drásticamente el trabajo administrativo, acelera los cobros y minimiza los errores humanos.
13. ¿El fin del papel afectará a la forma de declarar los impuestos?
Indirectamente sí. Al tener toda la facturación B2B digitalizada y comunicada (o comunicable) a Hacienda, la preparación de las declaraciones de IVA e IRPF será mucho más sencilla y automática en el futuro.
14. ¿Aún podré usar talonarios de facturas autocopiativos?
Sí, pero solo para tus ventas a clientes particulares. Para cualquier factura que emitas a otra empresa o autónomo, los talonarios ya no serán un método válido.
15. En definitiva, ¿cuál es la fecha final en la que ninguna factura en papel será válida?
No existe una fecha final para «todas» las facturas. La fecha clave es 2026, cuando la factura en papel dejará de ser válida para el 100% de las operaciones entre empresas y autónomos en España. Pero para las ventas a particulares, no hay una fecha de fin establecida.
