No todas las facturas electrónicas hablan el mismo «idioma». Y si le hablas a la Administración Pública en un idioma que no sea el formato Facturae, simplemente no te va a entender (y tu factura será rechazada).
Pero para tus clientes privados, el abanico de «idiomas» se abre: PDF firmados, otros tipos de XML, UBL… ¿Cuál elegir? ¿Cuándo?
Para que domines esta conversación y sepas qué formato usar en cada momento, hemos creado esta sección. Y todo empieza por entender al actor principal. Nuestra guía definitiva sobre qué es Facturae y su formato XML obligatorio es tu punto de partida indispensable.
Aquí aprenderás a generar, validar y enviar tus facturas en el formato correcto. Siempre.
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Del XML al PDF firmado. Despeja todas tus dudas sobre los 'idiomas' de la facturación y asegúrate de usar siempre el formato correcto para evitar rechazos.
Facturae es el formato oficial de factura electrónica en España. Aunque existe un programa gratuito del gobierno con el mismo nombre, el término se refiere a la estructura técnica (basada en el lenguaje XML) que debe tener el archivo de una factura para ser legalmente válida, especialmente al facturar a las Administraciones Públicas.
No necesariamente. Para que un archivo XML sea una factura electrónica válida en España, debe seguir la estructura y las reglas definidas por el esquema de Facturae. Un XML genérico no será reconocido ni por la Administración Pública ni por la futura plataforma B2B.
Correcto. Un PDF es un formato no estructurado; es una simple imagen digital de la factura. La ley exige un formato estructurado (como Facturae), que contiene los datos de forma organizada para que puedan ser procesados automáticamente por los sistemas informáticos.
Un PDF firmado garantiza la autenticidad e integridad del documento, pero sigue sin ser un formato estructurado. Para la nueva obligación de factura electrónica entre empresas (B2B), este formato no será suficiente porque no permite la automatización contable que busca la ley.
El formato principal será Facturae. La ley contempla que se puedan usar otros formatos estructurados (como UBL, EDIFACT, etc.) siempre que haya un acuerdo entre emisor y receptor y sean compatibles con la solución pública, pero Facturae es el estándar de facto.
Significa que cada dato de la factura (nombre del cliente, base imponible, tipo de IVA, etc.) está etiquetado y organizado de forma estándar. Esto permite que un software pueda «leer» la factura y registrarla en la contabilidad sin que una persona tenga que teclear los datos.
Necesitas un software de facturación preparado para ello. Programas como Word o Excel no pueden generar los archivos XML con la estructura Facturae correcta. Debes usar una aplicación específica que cree el archivo y lo firme digitalmente.
Se requiere una firma electrónica avanzada basada en un certificado digital reconocido. Este certificado (emitido por una autoridad de certificación como la FNMT) garantiza la identidad del emisor y la integridad de la factura.
Además de los datos de cualquier factura, para facturar a las Administraciones Públicas es obligatorio incluir los códigos DIR3 (Oficina Contable, Órgano Gestor y Unidad Tramitadora), que identifican inequívocamente al organismo público destinatario.
Con la entrada en vigor de la ley «Crea y Crece» (prevista para 2025 para la mayoría de empresas), sí, estarás obligado a usar un formato electrónico estructurado como Facturae para todas tus facturas a otras empresas y autónomos.
Existen varias versiones (3.2, 3.2.1, 3.2.2…). Es importante que tu software de facturación esté actualizado para generar la versión más reciente aceptada por las Administraciones Públicas y por la futura plataforma B2B.
La Administración Pública ofrece validadores online donde puedes subir tu archivo para comprobar si cumple con el esquema y la firma es correcta. Un buen software de facturación suele incluir una función de validación previa para evitar errores y rechazos.
UBL (Universal Business Language) es otro formato de factura electrónica estructurada muy extendido en Europa. Aunque en España el estándar nacional es Facturae, es posible que en el futuro la plataforma B2B admita transformaciones entre formatos para facilitar el comercio internacional.
FACe es el Punto General de Entrada de facturas de la Administración General del Estado. Solo admite facturas en el formato Facturae. Si intentas enviar una factura en cualquier otro formato (PDF, UBL…), será rechazada.
Para Administraciones Públicas (B2G): Siempre y únicamente Facturae.
Para otras empresas y autónomos (B2B): A partir de la entrada en vigor de la ley, deberás usar un formato estructurado, siendo Facturae el estándar principal.
Para clientes particulares (B2C): Puedes seguir usando formatos no estructurados como el PDF.
