Obligaciones Verifactu para Software Ya Instalado (2025) ¿Adaptar?
La normativa Verifactu está a la vuelta de la esquina (1 de julio de 2025), y una duda atormenta a miles de negocios: ¿Qué pasa con mi programa de facturación actual? ¿Cuáles son las obligaciones Verifactu para software ya instalado? ¿Tengo que tirar mi TPV antiguo o mi desarrollo a medida?
Si tienes un software que lleva años funcionando, sea comercial, un TPV local o incluso un software propio Verifactu (desarrollado internamente), es normal preguntarse si puedes seguir usándolo. ¿Es posible adaptar el software Verifactu o la única opción es una sustitución completa?
Este artículo aborda directamente las obligaciones Verifactu para software ya instalado. Te explicaremos qué exige la ley, cómo evaluar tu sistema actual, y qué opciones tienes para asegurar el cumplimiento Verifactu empresas sin empezar de cero (si es posible).
1. La Obligación Verifactu es Universal: No Importa la Antigüedad
El primer punto y más importante que debes entender sobre las obligaciones Verifactu para software ya instalado es que la ley no hace distinciones por la antigüedad o el origen del software.
El Real Decreto 1007/2023 establece que, a partir del 1 de julio de 2025, cualquier sistema informático utilizado para expedir facturas (por obligados tributarios) debe cumplir los requisitos Verifactu (integridad, conservación, trazabilidad, inalterabilidad, legibilidad, accesibilidad y registro de eventos, además del QR).
Por lo tanto, que tu software lleve 10 años funcionando o lo desarrollaras tú mismo no te exime. Las obligaciones Verifactu para software ya instalado son las mismas que para uno nuevo: debe cumplir o no podrás usarlo legalmente para facturar.
2. Diferencias Clave: Software Comercial Antiguo vs. Software Propio
Aunque la obligación es la misma, el camino para cumplir las obligaciones Verifactu para software ya instalado varía según el tipo:
- Software Comercial Antiguo (TPV, ERP…): La viabilidad de cumplir Verifactu depende casi exclusivamente del fabricante o proveedor original. Si deciden no lanzar una actualización software Verifactu para esa versión antigua, tendrás que reemplazarlo.
- Software Propio (A Medida): Aquí tienes más control (en teoría). Cumplir implica adaptar el software Verifactu existente. Necesitarás contratar a desarrolladores (los originales o nuevos) para implementar todos los requisitos técnicos del RD 1007/2023 en tu código. Esto puede ser complejo y costoso. El reto del software propio Verifactu es técnico y económico.
Entender esta diferencia es clave al planificar cómo abordarás el cumplimiento Verifactu empresas con tu sistema actual.
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3. Cómo Evaluar tu Software Existente para Verifactu
El paso crucial para cumplir las obligaciones Verifactu para software ya instalado es evaluar tu sistema actual. Aquí te indicamos cómo hacerlo:
Contacta con el Proveedor/Desarrollador
Es tu primera y más importante acción:
- Software Comercial: Llama o escribe al soporte técnico o comercial del fabricante. Pregunta explícitamente si tienen previsto lanzar una actualización software Verifactu para tu versión específica y cuándo estará disponible. Pide confirmación escrita.
- Software Propio: Habla con el equipo o la empresa que lo desarrolló. Pregúntales si conocen los requisitos del RD 1007/2023 y si pueden realizar la adaptación necesaria (adaptar software Verifactu). Pide un presupuesto y plazos estimados.
La respuesta (o falta de ella) de tu proveedor/desarrollador será determinante.
Revisa Funcionalidades Clave (QR, Registro…)
Mientras esperas respuesta, puedes buscar pistas (con cautela):
- ¿Genera ya códigos QR en las facturas? ¿Con qué información?
- ¿Tiene alguna opción o módulo relacionado con «firma digital de facturas», «registro inalterable» o similar?
- ¿Permite exportar un registro detallado de facturación o eventos del sistema?
Recuerda: estas son solo pistas. El cumplimiento Verifactu es más profundo que estas funciones visibles. No bases tu decisión solo en esto al evaluar las obligaciones Verifactu para software ya instalado.
Busca Documentación o Confirmación Escrita
Investiga en la web del fabricante o en la documentación que tengas:
- Busca comunicados oficiales, hojas de ruta («roadmap»), notas de versión o secciones de FAQs que mencionen Verifactu, RD 1007/2023 o Ley Antifraude en relación a tu versión de software.
- Si contactaste con el proveedor, guarda la respuesta escrita donde confirmen (o nieguen) el cumplimiento o la actualización.
Tener pruebas documentales es fundamental para tu tranquilidad y para tomar decisiones informadas sobre las obligaciones Verifactu para software ya instalado.
4. Opciones Tras la Evaluación: Actualizar, Adaptar o Reemplazar
Una vez evaluado tu sistema, te encontrarás en uno de estos escenarios respecto a las obligaciones Verifactu para software ya instalado:
Escenario 1: Actualización Software Verifactu Disponible
Ideal (para software comercial): El proveedor confirma que lanzará (o ya ha lanzado) una actualización para tu versión que la hace cumplir Verifactu.
Acción: Asegúrate de obtener esa actualización software Verifactu antes de julio de 2025. Pregunta si tiene coste adicional o está incluida en tu mantenimiento.
Escenario 2: Adaptar Software Verifactu (Propio o Antiguo)
Posible (principalmente para software propio): El desarrollador confirma que puede técnicamente adaptar el software Verifactu existente para cumplir la normativa.
Acción: Pide presupuesto detallado y plazos realistas. Evalúa si el coste y el tiempo son asumibles comparado con migrar a una solución comercial ya certificada. Asegúrate de que la adaptación cubra TODOS los requisitos del RD 1007/2023.
Escenario 3: Reemplazo Inevitable
Común (para software antiguo o sin soporte): El proveedor no actualizará tu versión, o la adaptación del software propio es inviable (técnica o económicamente).
Acción: Acepta que debes cambiar de software. Empieza a buscar y comparar soluciones Verifactu certificadas lo antes posible. Planifica la migración de datos y la formación.
Entender estas opciones es clave para gestionar las obligaciones Verifactu para software ya instalado.
👉 Sea cual sea tu escenario (actualizar, adaptar o reemplazar), ¿estás seguro de elegir una solución que también contemple la Ley Crea y Crece?
Evita futuras adaptaciones conociendo bien las diferencias entre Verifactu y la Ley Crea y Crece.
5. ¿Cuánto Cuesta Adaptar un Software Existente?
Es una pregunta difícil de responder sin detalles, pero considera:
- Actualización Comercial: Puede ir desde gratis (incluido en mantenimiento) hasta un coste de actualización específico, generalmente menor que una licencia nueva.
- Adaptación Software Propio: Puede ser muy costoso. Implementar la generación segura de hashes, el QR detallado, el registro de eventos, etc., requiere horas de desarrollo especializado. Podría costar miles o decenas de miles de euros, dependiendo de la complejidad del software existente. A veces, es más barato migrar.
Evaluar el coste es parte fundamental de decidir cómo cumplir las obligaciones Verifactu para software ya instalado.
6. Consideraciones sobre Obligaciones Verifactu Locales (Software No Cloud)
Si tu software está instalado en tus ordenadores locales (no en la nube), las obligaciones Verifactu para software ya instalado son las mismas en cuanto a requisitos técnicos (hash, QR, etc.). Sin embargo, ten en cuenta:
- Actualizaciones: Deberás asegurarte de instalar manualmente cualquier parche o actualización software Verifactu que publique el proveedor.
- Seguridad y Copias: Eres más responsable de la seguridad física y las copias de seguridad de los registros de facturación almacenados localmente.
- Acceso AEAT: Si Hacienda requiere acceso, deberás poder proporcionarlo desde tus equipos locales.
Las obligaciones Verifactu locales no cambian la norma, pero sí la operativa de mantenimiento y seguridad.
7. Conclusión: Evalúa YA tus Obligaciones Verifactu para Software Ya Instalado
La conclusión es clara: si tienes software de facturación instalado, sea del tipo que sea, tienes obligaciones Verifactu para software ya instalado que cumplir antes del 1 de julio de 2025. La antigüedad no es excusa.
El primer paso es evaluar tu situación actual contactando a tu proveedor o desarrollador. Determina si es viable una actualización software Verifactu, si es posible (y rentable) adaptar tu software Verifactu (especialmente si es software propio Verifactu), o si necesitas planificar un reemplazo.
No dejes esta evaluación para el último momento. Actuar ahora te dará tiempo para tomar la mejor decisión, asegurar el cumplimiento Verifactu empresas y evitar sanciones. ¡Revisa tu software hoy mismo!
👉 ¿Necesitas ayuda para evaluar tu software o encontrar una alternativa que cumpla Verifactu y te prepare para el futuro?
Recuerda la importancia de conocer las diferencias entre Verifactu y la Ley Crea y Crece.
8. Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre Verifactu y Software Existente
Mi software TPV es antiguo pero funciona, ¿estoy obligado a cambiarlo por Verifactu?
La obligación Verifactu aplica al software *que uses* para facturar a partir del 1 de julio de 2025, no importa su antigüedad. Si tu TPV antiguo no cumple los requisitos del RD 1007/2023 (integridad, QR, etc.) y no puede ser actualizado o adaptado por el fabricante/desarrollador, entonces sí, estarás obligado a reemplazarlo por uno que sí cumpla. Las obligaciones Verifactu para software ya instalado no eximen por antigüedad.
Tengo un software desarrollado a medida (‘software propio’), ¿cómo cumplo Verifactu?
Debes contactar con el desarrollador que creó tu ‘software propio Verifactu‘ (o buscar uno nuevo si ya no tienes soporte). Necesitarás que adapten el código para cumplir todos los requisitos técnicos del RD 1007/2023 (hashes, QR, registro de eventos, etc.). Esto puede implicar un coste de desarrollo significativo. La alternativa es migrar a un software comercial ya certificado.
¿Es muy caro adaptar un software existente a Verifactu?
Depende. Si es un software comercial con un proveedor activo, la ‘actualización software Verifactu‘ podría estar incluida en tu cuota de mantenimiento o tener un coste razonable. Sin embargo, si hablamos de ‘adaptar software Verifactu‘ que es muy antiguo o es un ‘software propio Verifactu‘, el coste de desarrollo para implementar todos los requisitos puede ser elevado, comparable o incluso superior a adquirir un software nuevo.
¿Qué pasa si mi proveedor actual dice que adaptará el software pero no me da garantías ni fechas?
El tiempo apremia (fecha límite: 1 de julio de 2025). Si tu proveedor no te da una confirmación clara, por escrito, y con un plan de actualización definido, es un riesgo muy alto. Empieza a explorar un Plan B (buscar software alternativo) urgentemente. Las obligaciones Verifactu para software ya instalado recaen sobre ti como usuario final.
¿Afecta Verifactu a los programas que solo generan presupuestos o albaranes, pero no facturas?
No directamente. Verifactu regula los sistemas informáticos que expiden *facturas* (completas o simplificadas/tickets). Si un software solo gestiona presupuestos, pedidos o albaranes y *no* emite la factura final, no está sujeto a los requisitos Verifactu. La obligación aplica al sistema que efectivamente genera y registra el documento de facturación.
