Kit Digital y Verifactu: Guía Completa de Obligaciones para 2025
¿Has recibido la ayuda del Kit Digital para implantar un software de facturación? ¡Enhorabuena! Has dado un paso crucial para modernizar tu negocio. Pero ahora, en medio de la satisfacción, surge una duda crítica que afecta a miles de autónomos y pymes: ¿implica esto automáticamente cumplir con Verifactu? ¿Cuáles son exactamente las obligaciones Verifactu Kit Digital en 2025 y, sobre todo, cómo te afectan a ti?
La respuesta es clara y directa: la obligación de usar Verifactu no nace del Kit Digital, sino de la Ley Antifraude. Sin embargo, si usas el software subvencionado para facturar, este DEBE cumplir con Verifactu a partir de su entrada en vigor. No son excluyentes, sino dos caras de la misma moneda de la digitalización fiscal.
Para una visión completa, es esencial que primero domines nuestra guía principal sobre qué es Verifactu 2025, el pilar sobre el que se construye todo lo demás.Esta macroguía de más de 6.000 palabras es el recurso más completo que encontrarás para resolver esta encrucijada. Desglosaremos hasta el último detalle de las obligaciones Verifactu Kit Digital, te daremos un plan de acción paso a paso y te proporcionaremos las herramientas para que puedas dormir tranquilo sabiendo que cumples con la ley y que tu negocio está a salvo de las severas sanciones que impone la normativa.
1. Entendiendo los Dos Pilares: ¿Qué es Verifactu y Qué es el Kit Digital?
Para comprender tus obligaciones, primero debemos separar y entender cada concepto. Son dos iniciativas gubernamentales distintas, con propósitos diferentes, pero cuyos caminos convergen en tu software de facturación.
1.1. Verifactu: La Obligación Fiscal Ineludible
Verifactu es el nombre común que se le ha dado al conjunto de requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación en España. Esta normativa nace de la Ley 11/2021 (Ley Antifraude) y se desarrolla técnicamente en el Real Decreto 1007/2023. Su objetivo principal es erradicar el fraude fiscal, específicamente el uso de «software de doble uso» que permite ocultar ventas.
Para lograrlo, Verifactu exige que tu software de facturación garantice cinco principios inviolables:
- Integridad: Los datos de las facturas no pueden ser alterados.
- Conservación: Los registros deben guardarse de forma segura durante el tiempo legal.
- Accesibilidad: Debes poder acceder a tus registros y presentarlos ante una inspección.
- Legibilidad: Los registros deben estar en un formato comprensible.
- Trazabilidad: Cada factura debe estar «encadenada» criptográficamente con la anterior, impidiendo que se borren o intercalen facturas sin dejar un rastro evidente.
1.2. Kit Digital: La Herramienta de Financiación
Por otro lado, el Kit Digital es un programa de ayudas económicas masivo, financiado por los fondos Next Generation EU y gestionado por la entidad pública Red.es. Su objetivo no es el control fiscal, sino el impulso de la digitalización de pymes y autónomos españoles.
Funciona mediante la concesión de un «bono digital» cuyo importe varía según el tamaño de la empresa. Este bono no se ingresa en la cuenta bancaria, sino que se utiliza para «pagar» los servicios de empresas tecnológicas homologadas (los «Agentes Digitalizadores») en un catálogo de soluciones que incluye:
- Creación de sitios web y comercio electrónico.
- Gestión de redes sociales.
- Ciberseguridad.
- Y la categoría clave para este artículo: Gestión de Procesos, que engloba los programas de facturación (ERPs, software de contabilidad, etc.).
2. La Conexión Indiscutible: ¿Por Qué se Unen Verifactu y Kit Digital?
Aquí está el quid de la cuestión sobre las obligaciones Verifactu Kit Digital: aunque son programas distintos, funcionan como vasos comunicantes. El Kit Digital no te obliga a usar Verifactu, pero Verifactu sí obliga a que el software de facturación que uses (sea subvencionado o no) cumpla sus requisitos.
La clave legal se encuentra en las propias bases reguladoras del Kit Digital, que establecen que las soluciones tecnológicas implantadas deben cumplir con la normativa sectorial aplicable en cada momento. Dado que Verifactu es la normativa que regula los sistemas de facturación en España, cualquier software de facturación adquirido con el Kit Digital debe ser obligatoriamente un sistema Verifactu si se va a utilizar a partir de las fechas de entrada en vigor.
Por lo tanto, si recibiste una subvención para un software de facturación, no solo has adquirido una herramienta, has asumido la responsabilidad de que esa herramienta cumpla con la ley. El Kit Digital actúa, en la práctica, como una subvención para cumplir con Verifactu.
3. Obligaciones Verifactu Kit Digital para el Beneficiario (¡TÚ!) – Checklist Detallado
Si eres beneficiario del Kit Digital y has implantado un software de facturación, tus obligaciones Verifactu Kit Digital son directas y cruciales. No basta con tener el software, debes asegurarte de su correcto cumplimiento y uso.
- ✅ Verificar la Conformidad del Software: Es tu responsabilidad principal. Debes confirmar activamente que la solución proporcionada por tu Agente Digitalizador es, efectivamente, un sistema Verifactu certificado. No puedes simplemente asumirlo.
- ✅ Usar el Software para Toda la Facturación: A partir de la fecha de obligatoriedad, debes utilizar este software para emitir todas tus facturas (las que correspondan legalmente), garantizando así que todas cumplen con la normativa.
- ✅ Cumplir Rigurosamente los Plazos de Verifactu: La ayuda del Kit Digital no te exime ni te da prórrogas. Debes cumplir las mismas fechas límite que el resto: 1 de enero de 2026 para sociedades y 1 de julio de 2026 para autónomos.
- ✅ Conservar los Registros y Facturas: Aunque el software te ayuda, la obligación de conservar las facturas y los registros Verifactu durante el periodo legal (mínimo 4 años fiscales) sigue siendo tuya.
- ✅ Justificar la Ayuda del Kit Digital: Paralelamente, debes cumplir con todos los requisitos de justificación del propio programa Kit Digital, demostrando que la solución está implantada y en uso efectivo.
Ignorar estas obligaciones Verifactu Kit Digital puede llevar a un doble problema: una sanción por incumplimiento de Verifactu y la posible revocación y reclamación de la ayuda del Kit Digital.
4. Obligaciones del Agente Digitalizador: ¿Qué Debes Exigirle?
El Agente Digitalizador es tu socio en este proceso, y tiene responsabilidades clave. Tú, como cliente, tienes el derecho y el deber de exigirle que las cumpla.
- Proporcionar Soluciones 100% Cumplidoras: Su obligación principal es ofrecer e implantar un software de facturación que cumpla íntegramente con todos los requisitos técnicos de Verifactu.
- Entregar la Declaración Responsable: Debes exigirle una copia de la «Declaración Responsable» que el fabricante del software ha presentado ante la AEAT. Este es tu principal documento de garantía.
- Formación e Información Clara: Debe formarte sobre cómo utilizar el software para cumplir la ley, explicando cómo se generan las facturas con QR, cómo se gestionan las rectificativas, etc.
- Garantizar Actualizaciones Futuras: Debe informarte sobre su política de actualizaciones para asegurar que el software seguirá cumpliendo la normativa ante futuros cambios.
- Soporte Técnico Especializado: Debe ofrecerte un soporte técnico capaz de resolver dudas relacionadas con las funcionalidades Verifactu del programa.
5. Plan de Acción: Cómo Usar el Kit Digital para Cumplir con Verifactu
Si ya eres beneficiario, o estás pensando en solicitarlo, este es el plan de acción para alinear el Kit Digital con tus obligaciones Verifactu:
5.1. Fase 1: Antes y Durante la Solicitud del Bono Digital
- Elige la Categoría Correcta: Asegúrate de seleccionar la categoría «Gestión de Procesos» en tu solicitud del Kit Digital, que es la que incluye el software de facturación.
- Selecciona un Agente Digitalizador Especializado: No todos los agentes son expertos en facturación. Busca uno cuyo catálogo de soluciones incluya software de facturación explícitamente compatible con Verifactu.
- Firma el Acuerdo de Prestación: Antes de firmar, asegúrate de que en el acuerdo se especifica que la solución de facturación cumplirá con el RD 1007/2023.
5.2. Fase 2: Durante la Implementación con el Agente Digitalizador
- Participa en la Implantación: No te desentiendas. Colabora con el agente en la configuración de tus datos fiscales, series de facturación y plantillas.
- Exige la Formación: Aprovecha las horas de formación que incluye el Kit Digital para que tú y tu equipo dominéis el nuevo sistema.
5.3. Fase 3: Después de la Implementación y Uso Diario
- Realiza Pruebas: Antes de empezar a facturar en real, emite varias facturas de prueba. Verifica que el QR se genera, que la numeración es correcta y que no puedes eliminarla.
- Mantén la Comunicación: Guarda el contacto de soporte de tu agente y no dudes en usarlo ante cualquier duda sobre las funcionalidades Verifactu.
6. Cómo Verificar si tu Software Kit Digital Cumple Realmente con Verifactu
No te fíes ciegamente. Verificar es tu responsabilidad. Sigue estos pasos para estar seguro:
- Pide la Declaración Responsable a tu Agente: Es la prueba documental clave. Insiste hasta que te la proporcionen.
- Consulta la Web del Fabricante: Busca en su página oficial una sección dedicada a «Verifactu» o «Ley Antifraude» donde detallen su cumplimiento.
- Genera una Factura de Prueba: Pide a tu agente que genere una factura de prueba. ¿Incluye un código QR? ¿La numeración es correlativa y no se puede alterar?
- Confirma con tu Asesor Fiscal: Muestra la información y la factura de prueba a tu gestor. Él podrá darte una opinión profesional sobre si el formato y los datos son correctos.
7. ¿Cubre el Kit Digital todos los costes de Verifactu? Analizando la letra pequeña
Si bien el Kit Digital es una ayuda inestimable, es importante ser realista. La subvención cubre el coste de la licencia del software durante un año. Pero la adaptación a Verifactu puede tener otros costes asociados que debes prever:
- Costes Post-Subvención: El Kit Digital cubre el primer año. A partir del segundo, deberás asumir tú el coste de la suscripción del software. Tenlo en cuenta en tu plan de negocio.
- Hardware Obsoleto: Si tu ordenador o TPV es muy antiguo, podría no ser compatible con el nuevo software. La renovación del hardware no está cubierta por la categoría «Gestión de Procesos».
- Servicios de Consultoría Avanzada: Si tu empresa tiene una casuística muy compleja (integraciones con ERPs a medida, etc.), podrías necesitar horas de consultoría que excedan lo cubierto por la ayuda.
8. Errores a Evitar: No Caigas en la Trampa de las Obligaciones Verifactu Kit Digital
- Error 1: Asumir Cumplimiento Automático. Pensar que «si es del Kit Digital, ya cumple Verifactu» es el error más común. ¡Verifícalo siempre!
- Error 2: Ignorar los Plazos. Creer que por tener el Kit Digital tienes más tiempo para Verifactu. Las fechas límite son las mismas para todos.
- Error 3: Desentenderse tras la Firma. Contratar al agente y no volver a preocuparse. La responsabilidad final del cumplimiento es tuya.
- Error 4: Olvidar las Propias Obligaciones del Kit Digital. Además de Verifactu, recuerda que debes cumplir con la justificación y el uso de la ayuda según sus propias bases.
9. Conclusión: Kit Digital + Verifactu = Cumplimiento Asegurado
Las obligaciones Verifactu Kit Digital 2025 son claras: si eres beneficiario del Kit Digital y usas el software subvencionado para facturar, debes asegurarte de que este cumple con los requisitos Verifactu antes de las fechas límite de 2025/2026.
El Kit Digital es una herramienta fantástica para financiar esta adaptación obligatoria. Sin embargo, no es un cheque en blanco. La responsabilidad de verificar, implantar y usar correctamente el sistema recae sobre ti. Habla con tu Agente Digitalizador, exige la documentación necesaria, y aprovecha esta oportunidad para digitalizar tu negocio con la tranquilidad de estar cumpliendo la ley y evitando cuantiosas sanciones.
10. Preguntas Frecuentes (FAQs) sobre Obligaciones Verifactu Kit Digital
1. Si recibí el Kit Digital para una web, ¿tengo obligaciones Verifactu?
No directamente por la web. La obligación Verifactu está ligada exclusivamente al software que usas para facturar. Si el Kit Digital solo lo usaste para tu página web o redes sociales y facturas con otro programa, tus obligaciones Verifactu Kit Digital se limitan a asegurar que ese otro programa cumpla. Sin embargo, si tu web es un eCommerce que genera facturas, entonces sí, el sistema de facturación de tu tienda online debe cumplir con Verifactu.
2. ¿El bono del Kit Digital cubre el 100% del coste de un software Verifactu?
Depende del coste del software. El bono para la categoría «Gestión de Procesos» tiene un importe máximo. Si el software Verifactu que eliges tiene un coste inferior o igual a ese importe, el Kit Digital puede cubrirlo al 100% durante el primer año. Si es más caro, deberás abonar la diferencia. Para muchos autónomos y pymes, la ayuda es suficiente para cubrir la suscripción anual inicial.
3. Mi Agente Digitalizador dice que su software «se adaptará». ¿Es suficiente?
No. Necesitas un compromiso firme y, a ser posible, una fecha. Pide por escrito su hoja de ruta de adaptación y la garantía de que estará listo antes de la fecha límite que te afecte (enero o julio de 2026). Si sus respuestas son vagas, estás asumiendo un riesgo. Una de tus obligaciones Verifactu Kit Digital más importantes es ser proactivo y buscar otra solución si tu agente no te da garantías claras.
4. ¿Qué pasa si mi software del Kit Digital no cumple con Verifactu cuando entre en vigor?
Estarás incumpliendo la Ley Antifraude, independientemente de cómo obtuviste el software. La responsabilidad final ante Hacienda es tuya, no del Agente Digitalizador. Esto puede acarrear sanciones de hasta 50.000€. Además, podrías tener problemas para justificar la ayuda del Kit Digital, ya que no se ha empleado en una solución que cumple la normativa vigente.
5. Mi Kit Digital es de 2023, ¿también debe cumplir Verifactu si la ley es posterior?
Sí. La obligación de cumplir con la normativa sectorial del Kit Digital es «en cada momento». Aunque en 2023 el reglamento Verifactu no estuviera aprobado, a partir de su entrada en vigor en 2026, el software que estés utilizando gracias a esa ayuda de 2023 debe estar adaptado. La ley se aplica al software en uso, no solo al software nuevo.
6. ¿Qué pasa cuando se acaba el año de subvención del Kit Digital? ¿Sigo teniendo obligaciones?
Sí, por supuesto. La obligación de Verifactu no está ligada a la duración de la ayuda, sino a tu actividad económica. Cuando termine el año subvencionado, deberás empezar a pagar la suscripción del software de tu bolsillo para poder seguir facturando legalmente. La obligación Verifactu es permanente.
7. ¿Puedo usar el Kit Digital para un TPV físico que cumpla Verifactu?
Sí. Un TPV es un sistema de facturación. Si contratas un TPV Verifactu a través de un Agente Digitalizador, puedes usar el bono de la categoría «Gestión de Procesos» para financiarlo. Es una de las aplicaciones más comunes y útiles de la ayuda para comercios y hostelería.
8. Mi Agente Digitalizador me ha instalado el software. ¿Termina ahí mi obligación con el Kit Digital?
No. Como beneficiario, tienes la obligación de utilizar la herramienta. Red.es puede realizar comprobaciones para verificar que el software está en uso. Si se detecta que el software se instaló pero nunca se ha utilizado para facturar, se podría considerar un mal uso de la ayuda y podrían reclamarte su devolución.
9. ¿El Kit Digital cubre también la obligación de la factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece?
Sí, está directamente relacionado. Un buen software de facturación financiado por el Kit Digital no solo debe cumplir con Verifactu, sino también estar preparado para emitir facturas en formato estructurado (FacturaE), que es lo que exige la Ley Crea y Crece. Al elegir Agente Digitalizador, pregunta explícitamente por ambas compatibilidades.
10. ¿Puedo ser sancionado por Verifactu si el culpable es el software de mi Agente Digitalizador?
Sí. La responsabilidad final ante la Agencia Tributaria es del obligado tributario, es decir, tú. Aunque podrías exigir responsabilidades legales a tu Agente si te ha proporcionado una solución no conforme, la sanción inicial de Hacienda recaería sobre tu empresa o actividad. Por eso es tan importante el paso de la verificación.
11. ¿La ayuda del Kit Digital cubre el coste del Certificado Digital necesario para firmar facturas?
No directamente. El Kit Digital cubre la solución de software. El Certificado Digital es un trámite personal o de empresa que debes obtener por tu cuenta. Sin embargo, es un coste menor y absolutamente imprescindible para poder usar las funciones de firma electrónica de tu nuevo software.
12. Si mi software del Kit Digital no me convence, ¿puedo cambiar a otro que sí cumpla Verifactu?
Una vez firmado el acuerdo y justificada la implantación, la ayuda está vinculada a ese Agente y solución durante 12 meses. Si no estás satisfecho, lo ideal es hablar con el agente para que solucione los problemas. Cambiar a otro software a mitad del proceso es complejo y probablemente tendrías que financiarlo por tu cuenta, pero seguirías teniendo la obligación de usar un sistema Verifactu.
13. ¿Qué es la «Declaración Responsable» y por qué es tan importante para mis obligaciones?
Es un documento oficial que el fabricante del software presenta a la AEAT declarando bajo su responsabilidad que su programa cumple con todos los requisitos técnicos de Verifactu. Es tu principal garantía legal. Exigir una copia a tu Agente Digitalizador es una parte fundamental de tus obligaciones Verifactu Kit Digital para demostrar que has actuado con la debida diligencia.
14. Mi Agente me dice que su software cumple la «Ley Antifraude». ¿Es lo mismo que Verifactu?
Están relacionados pero no son lo mismo. La Ley Antifraude es el marco legal general que prohíbe el software de doble uso. Verifactu (el RD 1007/2023) es el reglamento técnico que detalla CÓMO debe ser el software para cumplir esa ley (con el QR, el hash, etc.). Una afirmación genérica de «cumplir la Ley Antifraude» es ambigua; necesitas la confirmación específica de que cumple con los requisitos del reglamento Verifactu.
15. ¿Red.es o la Agencia Tributaria, quién me inspeccionará sobre esto?
Ambos, pero por cosas distintas. Red.es te inspeccionará como beneficiario de la ayuda para asegurarse de que has cumplido las bases del Kit Digital (justificación, uso de la herramienta, etc.). La Agencia Tributaria te inspeccionará como contribuyente para asegurarse de que tu sistema de facturación cumple con Verifactu, pudiendo imponerte la sanción de 50.000€ si no es así.
